Digitale AI-assistenten kunnen een breed scala aan taken uitvoeren. Dat resulteert in efficiëntere bedrijfsprocessen. Maar hoe begin je als bedrijf met de implementatie van de AI-assistent? In ieder geval klein; groots is altijd nog mogelijk.
Een op maat gemaakte assistent is in theorie voor een hoop taken in te zetten. Denk aan het beantwoorden van HR-vragen, het ondersteunen van servicedeskwerkzaamheden en het ondersteunen van klanten. Wil je een assistent op al die terreinen inzetten, dan is dat doorgaans een langetermijnproject. Want een uitrol en verdere expansie gaat idealiter geleidelijk. Of, zoals Cegeka het verwoordde tijdens een presentatie die we bijwoonden: start small, think big.
Gebruikstoepassingen identificeren
De eerste stap in het implementeren van de assistent is het identificeren van de gebieden waar AI de meeste waarde kan toevoegen. Voor de hand liggen repetitieve en tijdrovende processen. Door deze processen te automatiseren, verbetert mogelijk ook de nauwkeurigheid en consistentie.
Voor ieder bedrijf zal de eerste gebruikstoepassing verschillen, omdat de ene taak meer geschikt is dan de ander. De ene organisatie kan bijvoorbeeld veel baat hebben bij eenvoudige vragen laten beantwoorden door een chatbot. Weer een ander bedrijf kan beter complexere taken aanpakken, zoals het analyseren van data en het genereren van rapporten. Door te beginnen met taken die relatief eenvoudig te automatiseren zijn, zou je wel snel waarde kunnen realiseren. Je legt ermee de basis voor meer geavanceerde automatisering in de toekomst.
In de identificatiefase heb je idealiter voortdurend zicht op de behoeften en verwachtingen van klanten en medewerkers. Dit helpt bij het definiëren van de juiste gebruikstoepassingen. Door feedback te verzamelen en te analyseren, kun je bovendien de prestaties van de AI-assistent verbeteren en aanpassen aan de veranderende behoeften van je bedrijf.
Kleine start, grote ambities
Het is verleidelijk om meteen groots te denken. Toch is het vaak effectiever om klein te beginnen en geleidelijk uit te breiden. Start daarom met een pilotproject in een deel van je bedrijf. Dit stelt je in staat om de technologie te testen, feedback te verzamelen en eventuele problemen vroegtijdig te tackelen.
Door met een pilotproject te werken, test je de AI-assistent in een gecontroleerde omgeving. Dit helpt bij het identificeren van eventuele technische of operationele uitdagingen. Je weet dan namelijk precies hoe de assistent presteert en welke aanpassingen nodig zijn om de effectiviteit te verbeteren. Het voorkomt dat ze uiteindelijk voorkomen in de assistent wanneer ze op grotere schaal zijn uitgerold.
Als de AI-assistent zich eenmaal heeft bewezen in de pilotfase, is het mogelijk over te gaan tot verdere uitbreiding. Dit kan betekenen dat je nieuwe functionaliteiten toevoegt, de assistent integreert met andere systemen of de schaalbaarheid van de oplossing vergroot. Door stapsgewijs uit te breiden, kun je de impact van de AI-assistent maximaliseren en ervoor zorgen dat de implementatie soepel verloopt.
Eventueel wanneer je gebruikstoepassingen op een ander terrein ziet, kan je ook een nieuwe assistent opzetten. Dan riskeer je alleen dat je binnen je bedrijfsomgeving met veel verschillende assistenten werkt, waardoor er een versplinterd landschap ontstaat.
Integratie in bedrijfsprocessen
Een grote uitdaging bij de implementatie van een digitale AI-assistent is de integratie in bestaande bedrijfsprocessen. Het is essentieel dat de AI-assistent naadloos samenwerkt met je huidige systemen en workflows. Dit kan betekenen dat je API’s moet ontwikkelen of bestaande software moet aanpassen. Een geïntegreerde AI-assistent kan taken als het activeren van workflows en het verstrekken van informatie automatiseren. Dat maakt een bedrijfsproces echt efficiënter.
De integratie van een AI-assistent vereist dan ook een analyse van je huidige bedrijfsprocessen en IT-infrastructuur. Je dient hierbij in kaart te hebben hoe de AI-assistent zal communiceren met andere systemen en welke data nodig is om effectief te functioneren. Hierdoor moet je wellicht bestaande systemen aanpassen of nieuwe integraties ontwikkelen om de AI-assistent toegang te laten hebben tot de juiste informatie.
Bij de integratie is de gebruikerservaring een essentiële zaak om in gedachten te houden. De AI-assistent moet aangenaam zijn het gebruik in de dagelijkse workflows van medewerkers en klanten. Dit kan betekenen dat je de interface van de assistent moet aanpassen of extra training moet bieden om ervoor te zorgen dat medewerkers zich comfortabel voelen bij het gebruik van de nieuwe technologie. Door de gebruikerservaring centraal te stellen, kun je de acceptatie en effectiviteit van de AI-assistent vergroten.
Tijdens de implementatiefase zijn er verschillende technische overwegingen om in gedachten te houden. Zo heeft de AI-assistent toegang nodig tot een uitgebreide en actuele kennisbank. Dit bestaat bijvoorbeeld uit FAQ-documenten, technische handleidingen en juridische documenten. Met de juiste zoekalgoritmes vindt de AI-assistent de meest relevante informatie.
Uitbreiding in de toekomst
Nadat je AI-assistent is geïntegreerd en getest, is het tijd om te denken aan schaalbaarheid. Een logische stap is dan misschien het uitbreiden van de assistent naar andere afdelingen. Je kan echter ook besluiten nieuwe functionaliteiten toe te voegen of de prestaties te verbeteren. Een schaalbare AI-oplossing moet flexibel genoeg zijn om te groeien met je bedrijf en aan te passen aan veranderende behoeften.
Schaalbaarheid is een cruciale factor bij de implementatie van een AI-assistent. Naarmate je bedrijf groeit, moet de AI-assistent in staat zijn om mee te groeien en nieuwe taken en verantwoordelijkheden op zich te nemen. Dit kan betekenen dat je de infrastructuur moet upgraden, nieuwe technologieën moet integreren of de assistent moet aanpassen aan nieuwe bedrijfsprocessen.
Achteraf is het handig om de prestaties en adoptie van een chatbot te meten. De technologie en de behoeften van je bedrijf zullen in de loop van de tijd veranderen. Een digitale AI-assistent moet namelijk up-to-date blijven. Dit kan betekenen dat je regelmatig updates en verbeteringen doorvoert, nieuwe functionaliteiten toevoegt of de prestaties van de assistent optimaliseert. Door een proactieve benadering te hanteren, kun je ervoor zorgen dat de AI-assistent een waardevolle tool voor je bedrijf blijft.