Bol wilde zijn IT- en productteams dichter bij elkaar brengen, zodat ze beter en nauwer kunnen samenwerken. Daarnaast zag men ook kansen om ontwikkelaars veel efficiënter te laten werken. Om dat voor elkaar te krijgen werd de strategische keuze gemaakt om over te stappen op Slack.
Voorheen werkten de ontwikkel-, IT- en productteams van Bol met algemene business tools die voornamelijk los van elkaar opereren. Denk aan Microsoft Teams, Jira, Outlook en Google Chat. Dit biedt weliswaar een moderne werkervaring, maar niet één die heel efficiënt en geïntegeerd is. Het zet nier aan tot meer samenwerking. Al die tools werkten voornamelijk zelfstandig. We spraken met Anthony Moendir van Bol, hij is Principal Tech Leader en was nauw betrokken bij de implementatie en uitrol van Slack bij Bol.
Onder de 800 ontwikkelaars en 500 product-experts bij Bol werd de wens voor een betere werkervaring steeds groter. Uiteindelijk koos men ervoor om 2,5 jaar geleden Slack te omarmen en daarvan de centrale collaborationtool te maken voor ontwikkelaars en productteams. Na wat pril koudwatervrees voor nieuwe tools, werd het na ingebruikname vrijwel direct breed gedragen binnen de ontwikkelteams van de organisatie.
Flow, feedback loops en cognitieve belasting
Als we wat dieper inzoomen op het probleem dat Bol wilde oplossen, dan gaat het om drie aspecten die zeer belangrijk zijn voor ontwikkelaars. Dit is echter iets wat zeker ook door te trekken is naar andere teams binnen elke andere organisatie.
Flow; als je in een flow zit ben je extreem productief
Programmeren is niet hetzelfde als een e-mail schrijven of een telefoongesprek voeren. Om code te kunnen schrijven moet je je minimaal bewust zijn van de opbouw van een applicatie, de modules en de libraries, maar ook welke functies nodig zijn om een bepaalde feature te ontwikkelen of om juist een bug op te lossen. Daarbij moet je ook weten welke impact bepaalde functies hebben op de applicatie. Dat is ongeveer het minimale dat je moet weten, voordat je een letter code kan schrijven. Je moet er als ontwikkelaar dus echt even induiken. Als je eenmaal aan het programmeren bent kan het allemaal best snel gaan, zeker als je in een flow komt.
Wat niet helpt is als je allemaal losse tools tot je beschikking hebt waar je steeds tussen moet schakelen om je werk te doen. Collega’s en applicaties storen je en halen je uit je flow. Daarom willen ontwikkelaars vaak zoveel mogelijk met rust gelaten worden. Het is niet altijd zozeer een karaktereigenschap, wat men nog weleens denkt. Rust creëren kan door minder tools te gebruiken en meer te integreren.
Feedback loops; feedback of peer reviews
Soms loopt een ontwikkelaar vast, iets werkt niet zoals verwacht. Of hij of zij heeft twijfels bij de geschreven code. Dat kan zijn over de kwaliteit van de code, mogelijk is die te omslachtig of zijn er twijfels of het probleem nu wel echt is opgelost. Is bijvoorbeeld wel met elke situatie goed rekening gehouden?
In dat soort gevallen is het vaak prettig om feedback te krijgen van een collega, een zogenaamde peer review. Het aanvragen van zo’n peer review kan in veel moderne ontwikkeltools, je moet het echter wel stroomlijnen.
Cognitieve belasting
Hoe meer applicaties je medewerkers moeten gebruiken om hun werk te doen, hoe zwaarder de cognitieve belasting is. De meeste applicaties vandaag de dag komen met notificaties, meldingen en rapporten. Die moeten allemaal worden gemanaged en je daarvoor afsluiten is vaak lastig. Als je applicaties kan integreren, gaat de cognitieve belasting dus omlaag.
Slack als centrale applicatie voor ontwikkel-, IT- en productteams
Bij Bol hebben ze ervoor gekozen om Slack de centrale applicatie te maken voor alle ontwikkel-, IT- en productteams. Google Chat is uitgefaseerd, en binnen de IT-teams wordt op wat communicatie met de business na, vrijwel niet meer gebruikgemaakt van Outlook en Teams. Alles is geïntegreerd in Slack. Dat is min of meer het digitale hoofdkantoor geworden.
Het betekent niet dat ontwikkelaars voortaan hun code schrijven in Slack, maar wel dat alle informatie daar samenkomt. Zo heeft Bol integraties gerealiseerd tussen Slack en diverse applicaties die voor ontwikkelaars van belang zijn. Denk aan Jira, GitLab en Confluence. In totaal heeft Bol 72 applicaties gekoppeld aan Slack.
De ontwikkelaars en product-experts zijn bij Bol verdeeld in kleinere teams en hebben allemaal hun eigen verantwoordelijkheden. Al die teams hebben op hun beurt weer eigen Slack kanalen waarmee ze hun projecten managen.
Als er in Jira tickets worden aangemaakt komen die veelal automatisch in het juiste kanaal binnen. Afhankelijk van de prioriteit kan er snel worden opgeschaald, waarbij een ticket een eigen kanaal krijgt en er mensen aan worden gekoppeld die er direct mee aan de slag moeten. In zo’n geval kan men ook direct in een huddle (audio of videogesprek in Slack) springen om het probleem en mogelijke oplossing te bespreken.
Als de code is aangepast, kan men vanuit Slack het commando geven dat de code moeten worden gepusht naar productie. Of als er een peer review nodig is, kan een ontwikkelaar daar binnen de projectteams om vragen, zodat twee ontwikkelaars in een huddle de code kunnen doornemen.
Lees ook: Slack AI maakt medewerkers slimmer en productiever
Canvas wordt veel gebruikt om projectstatus bij te houden
We begrepen dat men bij Bol ook veelvuldig gebruikmaakt van Slack Canvas. Hierbij wordt vooral de status van het project bijgehouden. Wat staat er komende week te gebeuren, welke documentatie is belangrijk en wat is de status van bepaalde issues?
Doordat ontwikkelaars nu vrijwel volledig vanuit Slack werken en niet meer hoeven te schakelen tussen tientallen tools, zijn ze een stuk productiever. Wel zorgen alle berichten ervoor dat er overzicht bewaard moet worden. Dat is waar Canvas om de hoek komt kijken. Daar zijn vaak links te vinden naar de belangrijkste informatie, tickets en verslagen.
Werkervaring van ontwikkelaars fors verbeterd
De werkervaring van de ontwikkelaars bij Bol is daarmee fors verbeterd. Hierdoor is de score van Bol als werkgever gestegen en is het eenvoudiger om gewild personeel te behouden. Niet geheel onbelangrijk in een tijd waarin veel organisaties willen innoveren en zitten te springen om goede ontwikkelaars.
Dat betekent overigens niet dat ze bij Bol al klaar zijn. Ze realiseren zich ook dat er nog punten zijn waarop het nog beter kan. Zo is documentatie soms nog een heet hangijzer. Ontwikkelaars houden niet zo van documenteren. Daardoor is documentatie vaak op verschillende plekken terug te vinden, zowel in GitLab, Confluence als in Slack.
Moendir ziet wel een rol weggelegd in alle AI-tools die momenteel worden uitgebracht. Mogelijk kan Slack AI hier straks een rol in spelen. Ook Rovo zou dat kunnen, de AI van Atlassian die in Jira is geïntegreerd.
Tot slot zijn er bij Bol ook nog veel businessteams die voornamelijk met Microsoft Teams werken en niet met Slack. Een deel van die business users kan ook zeker waarde toevoegen in het ontwikkelproces. Momenteel zijn er nog geen plannen om ze ook naar Slack te halen, maar voor de toekomst is het zeker niet ondenkbaar. Het wordt steeds belangrijker binnen organisaties om het gat tussen business en IT kleiner te maken.