7 op 10 RPA-projecten falen door te weinig inzicht in processen

Zowat twee op drie bedrijven in de ons omringende landen doen reeds aan process mining en robotic process automation, zo blijkt uit onderzoek van ABBYY. Bij de automatiseringsstap loopt het evenwel nog regelmatig fout.

ABBYY bevroeg 400 beslissingsnemers in bedrijven met meer dan vijftig werknemers, gevestigd in Groot-Brittannië, Frankrijk, Duitsland en de Verenigde Staten. Zowat 65 procent van de respondenten liet verstaan dat ze momenteel al aan process mining doen of plannen hebben om daar in de komende twaalf maanden mee te beginnen.

Bij process mining worden gegevens uit allerlei bedrijfsapplicaties gebruikt om de processen in de organisatie zo precies mogelijk in kaart te brengen. We spraken eerder al met experts van UiPath en partner BDO Digital voor een uitgebreide primer over process mining.

Process mining is een noodzakelijke stap omdat processen niet altijd even rechtlijnig zijn, een proces simpelweg nog niet als dusdanig wordt herkend, of regelmatig wordt afgeweken van de standaardprocedure. Dat laatste is eerder regel dan uitzondering; 60 procent van de respondenten gaf toe dat in hun organisatie geregeld wordt afgeweken van de standaardprocedure.

Processen automatiseren

Eenmaal de processen duidelijk in kaart zijn gebracht, kunnen ze in veel gevallen (deels) worden geautomatiseerd via robotic process automation (RPA). Volgens het onderzoek van ABBYY doet een nagenoeg identiek percentage van de organisaties (64%) nu al aan RPA of gaat hier binnen het jaar mee aan de slag.

“Heel wat bedrijven voelen duidelijk de noodzaak om hun processen in kaart te brengen, om ze aan de hand van die inzichten te optimaliseren of te automatiseren,” stelt Maxime Vermeir, Head of Customer Innovation bij ABBYY. “Helaas vertrouwen ze daarbij te vaak op tools die hen enkel een beeld geven van hoe de processen zouden moeten verlopen, en niet hoe het er in de praktijk aan toe gaat.”

Projecten lopen fout

De vertaling van manueel naar automatisch proces loopt daardoor nog vaak fout. Amper 21 procent van alle projecten kan volgens het onderzoek geslaagd worden genoemd. In bijna 7 op 10 gevallen (69%) loopt het fout omdat men de complexiteit van de processen heeft onderschat, of omdat de processen die men wil automatiseren in de werkelijkheid helemaal anders verlopen dan voorzien.

De voornaamste redenen dat werknemers van processen afwijken zijn om aan de wensen van klanten te voldoen (51%), omdat de processen als te ingewikkeld worden ervaren (37%) of omdat men vindt dat ze niet adequaat beschreven zijn (27%).