Microsoft maakt Office en je bedrijf slim met Project Cortex

Met Project Cortex lanceert Microsoft een AI-oplossing die begrijpt wat er gebeurt binnen je organisatie. Kennis wordt automatisch vergaard, gegroepeerd en ondergebracht in topics via Sharepoint, die vervolgens rechtstreeks toegankelijk zijn vanuit bijvoorbeeld Outlook.

Je stapt in een nieuw project met nieuwe collega’s, krijgt je eerste mails, en krabt vervolgens in het haar: hoewel iedereen voor hetzelfde bedrijf werkt, zitten de mails vol acroniemen en verwijzingen naar projecten waarmee je niet vertrouwd bent. Voor je goed en wel een bijdrage kan leveren aan het project, is er een periode van onboarding nodig en die kan vaak lang duren.

Een gelijkaardig probleem doet zich voor wanneer de mensen achter een project of businessproces het bedrijf verlaten. De kennis verdwijnt mee. Of misschien niet: de kans bestaat dat relevante info ergens in een document achterblijft, maar wie dat document niet weet staan, kan het ook niet lezen.

Kennisnetwerk

Microsoft constateerde dat retentie en overdracht van kennis binnen een bedrijf één van de grote pijnpunten is bij organisaties vandaag. De oplossing heet vandaag Project Cortex, al werd er eerder over het initiatief gefezeld in de wandelgangen onder de noemer ‘Knowledge Network’.

Project Cortex kijkt naar informatie die beschikbaar is binnen je organisatie, en structureert die. Het systeem werkt met Office 365 maar ook met connectors naar andere plaatsen waar relevante kennis kan staan, zowel in de cloud als on premises. Cortex gebruikt AI om informatie te verzamelen, te taggen en te groeperen. Relevante informatie over een bepaald project of over een veelgebruikte term wordt automatisch in een door AI-gegenereerde Sharepoint-pagina verwerkt. Op die pagina plaatst het systeem bovendien links naar personen die meer weten, of zelfs naar video’s waarin extra informatie uit de toeken wordt gedaan.

Kaartjes

Dat is handig genoeg, maar is niet waar de ultieme kracht van het nieuwe project zit. Die komt van de integratie met bestaande Office 365-diensten. We grijpen even terug naar het voorbeeld van de mail aan het begin van dit artikel. Met Project Cortex geactiveerd, krijgt de ontvanger die binnen met acroniemen en projectnamen die onderlijnd worden. Door met de muis over een dergelijke term te zweven krijg je een popup-kaartje te zien met daarin kort samengevat de relevantste informatie. Doorklikken brengt je naar de Sharepoint-pagina, maar is niet nodig. Het is de bedoeling om je via de kaartjes voldoende info mee te geven zodat je meteen verder kan.

Cortex zit volledig geïntegreerd binnen de Microsoft-omgeving, en brengt integratie van policies en permissies met zich mee. Heb je de juiste toegang, dan toont Cortex je definities in verband met een project maar bijvoorbeeld ook links naar relevante documenten. Heb je geen toegang tot die documenten, dan zal je die simpelweg niet zien. Sterker nog: komt de definitie van een acroniem uit een document dat niet voor iedereen toegankelijk is, dan zal het gegeven topic voor sommige werknemers geen informatie bevatten.

Menselijke tussenkomst

Menselijke tussenkomst zorgt voor enige flexibiliteit. Het is perfect mogelijk om topics aan te passen, relevante mensen toe te voegen of te verwijderen, documenten bij te sluiten en toestemmingen aan te passen. De curatie doet denken aan Wikipedia en zorgt ervoor dat topics actueel aansluiten bij de noden van een bedrijf.

Beschikbaarheid

Langs te technische kant vertrouwt Project Cortex heel sterk op het begrip van taal, en dat is slecht nieuws voor ons. Een preview gaat van start met enkel Engels als ondersteunde taal. Brede beschikbaarheid staat dan weer gepland voor de eerste helft van volgend jaar, naar alle waarschijnlijkheid met de ondersteuning van enkele extra grote talen zoals Spaans en Duits. Dat Nederlands geen prioriteit is, hoeven we je niet te vertellen. Organisaties waar Engels de voortaal is, kunnen natuurlijk sneller met Cortex aan de slag, ook bij ons.

Project Cortex wordt geen standaard onderdeel van Office 365. Microsoft zal de dienst positioneren als een premium, al weet het bedrijf zelf nog niet welke prijzen en licentiemodellen van toepassing zullen zijn.