AI in Outlook Online helpt je vergaderingen plannen

Microsoft heeft de Outlook Web App uitgebreid met een aantal tijdsbesparende en productiviteit verhogende functies voor Outlook-gebruikers. De nieuwe op AI-technologie gebaseerde implementaties zijn er op gericht vergaderingen sneller op te zetten, aldus Gabriel Valdez Malpartida, productmanager van Microsoft Outlook. 

Zo doet Meeting Insights aanbevelingen waarvan het denkt dat het wel eens nuttig kan zijn voor de volgende vergadering. Bovendien helpt de nieuwe AI-functie bij het sorteren en zoeken naar informatie van voorgaande vergaderingen. Dit kunnen documenten betreffen die eerder via e-mail zijn gedeeld, dan wel opgeslagen in Sharepoint en One Drive. Microsoft Insights is onderdeel van Microsoft Graph.

Gepersonaliseerd

Verder geeft Meeting Insights relevante e-mails over een specifiek onderwerp van een vergadering weer. Daarbij toont het ook vergadernotulen en content, die tijdens- en na een vergadering zijn gedeeld. Dit alles puur gericht op de betreffende werknemer. “Meeting Insights is gepersonaliseerd voor elke persoon die ze ontvangt. Niet iedereen die aanwezig is bij een vergadering hoeft dezelfde voorgestelde content te zien. De functie laat alleen die content zien waartoe iemand toegang heeft”, aldus een woordvoerder van Microsoft.

Daarnaast zijn er voorgestelde antwoorden ingebouwd, die onderaan een gesprek worden weergegeven. Door hierop te klikken wordt een nieuw bericht opgestart met de optie daar weer een eerdere tekst aan toe te voegen. Ook stelt Outlook een korte respons voor bij antwoorden die dat toelaten.

‘Schedule a meeting’

Op het moment dat Outlook uit de tekst ophaalt dat het de bedoeling is dat mensen met elkaar om tafel gaan zitten, stelt deze ‘Schedule a meeting’ voor. Door daar vervolgens weer op te klikken, verschijnt er een vergaderformulier met vooraf ingevulde informatie. Dit maakt het mogelijk om vergaderingen sneller te plannen, zonder een e-mailconversatie te onderbreken. 

Outlook on the web is door de nieuwe AI-functie ook in staat om via de Scheduling assistant zelf een vergaderdag en tijdstip voor te stellen, uitgaande van de beschikbaarheid van de aanwezigen. Dit betekent dat het niet langer nodig is om over en weer te e-mailen over wanneer een vergadering plaats kan vinden, door alle agenda’s door te lopen op beschikbaarheid. Optioneel kan Microsoft’s FindTime worden ingezet om deelnemers te laten stemmen over de beste tijd.

Vergaderlocatie

Bovendien is Outlook nu ook in staat om suggesties te doen voor wat betreft de vergaderlocatie. Dit kan een een vergaderruimte op een kantoor zelf betreffen, maar ook een locatie op een openbare plek buiten het kantoor. Details over de locaties worden ook weergegeven, zoals het adres, openingstijden en contactgegevens.

De aankomende weken worden deze nieuwe functies vrijgegeven voor Outlook on the web. Voor nu kiest Microsoft er in het kader van exclusiviteit voor om de nieuwe AI-functies enkel in Outlook on the web aan te bieden. Wel wordt data verzameld en geëvalueerd om de functie in de toekomst eventueel beschikbaar te maken voor andere Outlook-endpoints. 

Lees ook: Office 365 lanceert nieuwe Outlook webclient met extra functies