Hoe Microsoft Outlook AI gebruikt om je productiviteit te verhogen

Microsoft heeft in recente jaren heel wat slimme functies aan Outlook toegevoegd, die naar eigen zeggen de productiviteit van gebruikers verhogen met behulp van artificiële intelligentie.

Gaurav Sareen, corporate vice-president bij Microsoft, trok naar LinkedIn om een overzicht te geven van het werk dat het bedrijf op dit vlak in Outlook heeft gedaan.

“Het waarderen van de tijd van mensen schuilt achter alles wat we vandaag doen met AI in Outlook”, vertelt Sareen, “We willen je helpen meer tijd te spenderen aan wat belangrijk voor je is en minder aan routinetaken die gemakkelijk achter de schermen kunnen worden afgehandeld door AI en machine learning.”

Om dat te bereiken maakt Outlook gebruik van verschillende AI-technologieën van het bedrijf. Van Microsoft Research over Bing en Cortana tot inzichten die worden gegenereerd door de Microsoft Graph.

Sareen spreekt onder meer over time-to-leave-meldingen die gebruikers helpen om op tijd te vertrekken naar een afspraak. Of snelle acties via visuele aanwijzingen die in een oogopslag zichtbaar zijn, zoals de mogelijkheid om vanuit je inbox met één tik in te checken voor een vlucht.

Zoeken

Een belangrijke toepassing van AI zit in de zoekfunctie. Die rangschikt de top drie zoekresultaten op basis van context en anticipeert op de informatie die je zoekt met gesuggereerde zoekopdrachten. “Het toepassen van AI op deze voorgestelde zoekopdrachten heeft het aantal kliks op de eerste suggestie met vijf procent verbeterd”, zegt Sareen.

In Outlook Mobile staat de AI-aangedreven zoekfunctie centraal in de gebruikservaring, aldus Sareen. “Met Microsoft Graph werkt Outlook Mobile toe naar ‘zero query’ zoekresultaten, waarbij relevante personen, bestanden en activiteiten worden weergegeven op basis van je relaties, contacten, documenten en agenda-afspraken, voordat je zelfs maar een vraag stelt. ”

Beveiliging

Microsoft gebruikt AI ook voor het scannen van e-mail op phishing en spam. In 2018 analyseerde het al meer dan 18 miljard hyperlinks en bijlagen, en detecteerde het meer dan 5 miljard phishingpogingen en verdachte e-mails.


Lees dit: Wat je moet weten over Microsoft Office 2019 en Office 365 


Vergaderen

Tot slot helpen de AI-functies met het organiseren van vergaderingen. Zo kan Outlook eventlocaties en vergaderruimten voorstellen op basis van beschikbaarheid. “Maar het gaat verder dan dat”, vertelt Sareen. “Na verloop van tijd leert Outlook je favoriete vergaderruimten en stelt deze voor wanneer je een vergadering inboekt. Wil je een meer casual locatie? Outlook kan een nabijgelegen koffiebar of andere plek voorstellen om elkaar te ontmoeten.”

Microsoft suggereert vandaag meer dan 10 miljoen vergaderlocaties per maand aan mobiele gebruikers. In bijna 70 procent van de gevallen wordt de suggestie geaccepteerd. In Outlook for Web gaat het om 400 miljoen maandelijkse suggesties, met een acceptatiegraad van 45 procent.

“We werken aan hoe AI dit nog verder kan verbeteren, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken over de mensen die je ontmoet en door relevante e-mails en documenten naar boven te halen”, besluit Sareen.