De uitdaging van thuiswerk is niet de technologie, maar cultuur

Wie vandaag aan het werk is, doet dat vanwege de coronamaatregelen hoogstwaarschijnlijk van thuis uit. Belgische bedrijven moesten zich in snel tempo aanpassen aan deze nieuwe realiteit, en ontdekten daarbij veelal dat thuiswerk best een haalbare kaart is. Het grootste struikelblok is niet zozeer de technologie, die is voorhanden, maar wel de cultuur binnen de organisatie. 

Het coronavirus heeft ons land, en de rest van de wereld, in zijn greep. Sinds half maart gelden strikte maatregelen om fysiek contact tussen mensen zo veel mogelijk te beperken. Telewerk moest de norm worden, wat veel bedrijven aanzette tot een bliksemsnelle en drastische organisatorische aanpassing. Nadat we eerder al virtueel aanklopten bij een tiental bedrijven in de sectoren van IT en HR, om te horen hoe zij met de uitdaging zijn omgegaan, legden we ons oor ook eens te luister bij ICT-integrator Cegeka, benieuwd naar de technologische obstakels die het bij zijn klanten tegenkwam. 

Weinig impact 

Dat bleek goed mee te vallen, vertelt Bart Swerts. Hij is manager in de Digital Workplace-divisie bij Cegeka, en in die rol medeverantwoordelijk voor het design en de uitrol van de Digital Workplace-oplossingen van het bedrijf. Ofwel: de ondersteunende tools die het mogelijk maken om van eender waar op eender welk toestel in contact te blijven met collega’s. Cegeka mikt daarmee op middelgrote tot grote ondernemingen, waaronder ook internationale bedrijven, in uiteenlopende sectoren. 

“We zagen eigenlijk amper klanten waar we de technologie voor het eerst hebben moeten introduceren. Telewerk gaat in de meeste bedrijven al wel even mee, zij het dan in beperkte context. Werknemers konden bijvoorbeeld al één dag per week van thuis uit werken om wat flexibeler te zijn. De enige verandering is de schaal waarop het nu gebeurt”, legt Swerts uit. 

Die plotse schaalvergroting – bijvoorbeeld van remote desktop- en VPN-gebruik – bracht in het begin hier en daar tijdelijke hinder voor een aantal functionaliteiten met zich mee, maar die plooien werden volgens Swerts snel gladgestreken. “Op vlak van technologie was er weinig impact. Na één dag stond dat naar mijn gevoel op punt. Zeker in de cloud, waar het slechts een kwestie is van extra licenties te kopen. Maar ook klanten die on-premises of in één van onze eigen datacenters werken, ondervonden weinig problemen, omdat de nodige voorzorgen werden genomen om te kunnen opschalen.”  

Als iedereen op zijn eigen manier aan de slag gaat, wordt het snel een puinhoop.

Belang van cultuur 

De technologie vormt dus niet meteen het probleem in dit grote thuiswerkexperiment. De echte uitdaging is de cultuurverandering, die eveneens nodig is. De tools zijn er, maar worden vaak onvoldoende gekaderd in de werkdag van de eindgebruiker. Die wordt aan zijn of haar lot overgelaten, terwijl er net meer nood is aan context wanneer iedereen van thuis uit werkt.  

“Als iedereen op zijn eigen manier aan de slag gaat, wordt het snel een puinhoop”, weet Swerts. Daar schuilt een belangrijke opportuniteit voor bedrijven die thuiswerken goed willen aanpakken. Er moeten duidelijke afspraken worden vastgelegd en personeel dat op afstand werkt, moet de juiste ondersteuning krijgen. “Technologie en cultuur moeten hand in hand gaan. Dat betekent niet alleen een goede training in de tools, maar ook een switch in mindset.” 

Zo krijgen heel wat bedrijven te maken met toegenomen shadow IT als gevolg van thuiswerk. Dat zorgt ervoor dat je de controle verliest over waar je bedrijfsdata verspreid wordt, waardoor je organisatie kwetsbaarder wordt. Swerts: “We zien vaak dat mensen toch naar diensten als WhatsApp grijpen om met collega’s te communiceren of clouddiensten gebruiken om grote bestanden te delen, terwijl het bedrijf licenties heeft voor andere oplossingen. Je personeel moet daarvan op de hoogte zijn.” 

Technologie en cultuur moeten hand in hand gaan.

Duidelijke afspraken 

Werknemers aanzetten tot het gebruik van de tools die je aanbiedt is één, ze dat op een correcte manier laten doen is twee. Waar gebruikers vroeger drie tot vijf jaar met dezelfde software werkten, krijgen ze nu op regelmatige basis te maken met nieuwe updates via de cloud. Dat vraagt ook om voortdurende begeleiding, benadrukt Swerts. 

Neem Zoom als voorbeeld. De plotse populariteit van de videoconferencingsoftware ging gepaard met privacyproblemen als gevolg van onveilige standaardinstellingen. Plots kwam een nieuw fenomeen op de proppen, Zoombombing, waarbij onbeschermde meetings worden binnengevallen door internettrollen. Het is te gemakkelijk om dat alleen op de onwetendheid van gebruikers af te schuiven, Zoom heeft ondertussen ook zijn verantwoordelijkheid opgenomen, maar een betere kennis van de software had in dit geval wel al wat miserie kunnen voorkomen. 

Cegeka werkt zelf niet met Zoom, maar volgens Swerts zijn dergelijke problemen relatief eenvoudig op te lossen. “Andere afspraken en belangrijke aandachtspunten kunnen langer duren. Afhankelijk van de omvang van je bedrijf kan het drie tot zes maanden duren om alles goed te organiseren”, zegt Swerts. Denk daarbij aan processen zoals naamgeving en archivering van bestanden, maar ook wat je met wie deelt en hoe je de security-architectuur inricht. “Het is belangrijk om dat allemaal beheersbaar te houden voor de IT-afdeling, zodat die het overzicht kan bewaren.” 

Volgens Swerts is het in zekere zin een voordeel dat we nu plots allemaal van thuis uit werken, om het beleid en de cultuur sneller op punt te zetten en doorheen de organisatie te verspreiden. “We worden nu verplicht om veel te communiceren met elkaar en alles te documenteren. Wanneer slechts een deel van de collega’s thuiswerkt, loopt de communicatie sneller scheef en komt de informatie niet altijd bij iedereen terecht.” 

Zolang je je rol goed kan vervullen, maakt het niet uit van waar je dat doet.

Meer thuiswerk in de toekomst? 

Bovendien zal ook de scepsis die bij sommige werkgevers bestond over thuiswerk wellicht afnemen of zelfs helemaal verdwijnen. Swerts behoort tot de groep van believers die verwacht dat bedrijven ook na deze uitzonderlijke situatie thuiswerk meer zullen gaan omarmen. “Werknemers zijn al langer vragende partij naar meer flexibiliteit en er wordt nu wel bewezen dat het werkt. Zolang je je rol goed kan vervullen, maakt het niet uit van waar je dat doet.” 

Het in de lucht houden van de infrastructuur is daarbij al lang het probleem niet meer. Zeker in geval van de cloud is de omschakeling naar telewerk snel gemaakt, maar ook met een dedicated infrastructuur hoeven er geen obstakels te zijn als de goede fundamenten er liggen. De uitdaging zit hem veel meer in het tot stand brengen van de juiste cultuur doorheen de hele organisatie en het goed toepassen van tools en processen. “Thuiswerken is easy to play, but hard to master”, besluit Swerts.