Van papier naar digitaal: zo begin je met e-facturatie

Het digitaliseren van de facturatie is voor veel bedrijven een werk van lange adem. Vaak zijn er al wel losse initiatieven met specifieke klanten of leveranciers, maar ontbreekt het aan een structurele aanpak. Zolang de papieren factuur hoogtij blijft vieren, gaat evenwel veel potentieel verloren.

Over de voordelen van e-facturatie hebben we ondertussen al meermaals geschreven. Het zorgt voor visibiliteit, faciliteert verregaande automatisering en maakt je bedrijf competitiever. Maar wat als je, zoals heel wat andere bedrijven, nog aan het begin staat van die digitale omslag? Techzine sprak met Ruben Slagmulder,  Pre-Sales Consultant bij Basware, over de uitdagingen voor bedrijven die e-facturatie op een meer structurele manier willen implementeren, en hoe die te tackelen.

“We zien bij klanten vaak dat er al wel een aantal initiatieven zijn opgezet, maar niets structureel”, vertelt Slagmulder. “Typisch is er het papieren kanaal dat nog moet worden gedigitaliseerd en worden eventueel ook al een aantal facturen in pdf-vorm verwerkt. In het beste geval wordt ook al EDI gebruikt, dan spreek je pas van een echt digitaal kanaal.”

EDI staat voor Electronic Data Interchange. Een EDI-factuur voldoet aan bepaalde voorwaarden en wordt volgens bepaalde procedures verwerkt, om de authenticiteit en integriteit te garanderen. Het vraagt evenwel veel werk en onderhoud om zo’n EDI-kanaal één op één tussen leverancier en klant op te zetten. Gemiddeld genereert 20 procent van je leveranciers zo’n 80 procent van het volume. Die kan je overtuigen om EDI op te zetten. Voor de overige 80 procent, waarbij het misschien maar over een paar documenten per maand of per jaar gaat, is het moeilijker om de investering te verantwoorden.

Typisch is er het papieren kanaal dat nog moet worden gedigitaliseerd en worden eventueel ook al een aantal facturen in pdf-vorm verwerkt.

Daar komt een netwerk zoals dat van Basware in het spel. “Je kan ons vergelijken met een telecomoperator”, illustreert Slagmulder. “Net zoals Proximus het mogelijk maakt om met klanten van Orange te bellen, kan je via het Basware-netwerk ook digitale facturen met andere netwerken en systemen uitwisselen. We vergroten zo het bereik.” Plots is elektronisch factureren dan maar een kwestie van je op het netwerk aan te melden en je leveranciers te overtuigen hetzelfde te doen, als dat nog niet het geval is.

Invloed van de overheid

Hoewel e-facturatie al enige tijd technisch mogelijk is, bleef het in B2B-omgevingen de voorbije jaren beperkt tot amper 10 procent. Dat was volgens een studie in 2016 ook voor de Belgische markt nog het geval. Sindsdien is er evenwel een momentum voor e-facturatie ontstaan, doordat overheden het verplicht opleggen aan hun leveranciers. In Vlaanderen is dat al sinds 2017 het geval, terwijl facturen voor de federale overheid sinds het begin van dit jaar elektronisch moeten worden aangeleverd.

Ook andere overheden wereldwijd nemen gelijkaardige initiatieven, en sommige landen gaan zelfs nog een stap verder door over te stappen naar een clearance-model voor het innen van hun belastingen. In zo’n model maakt de overheid deel uit van alle transacties tussen twee bedrijven (B2G2B – Business to Government to Business) en moet facturatie de facto digitaal verlopen. “Latijns-Amerikaanse landen zijn daar al een tijdje mee bezig omdat het helpt om corruptie tegen te gaan, maar ook bijvoorbeeld Italië, Hongarije en Frankrijk kijken er naar”, weet Slagmulder. Het model heeft als bijkomend voordeel dat je facturen automatisch ook compliant zijn in die verschillende regio’s. “We voorspellen dat meer en meer overheden zich hier gaan achter plaatsen.”

Gefaseerde aanpak

De incentives voor bedrijven om op e-facturatie over te stappen, worden dus steeds groter, maar hoe krijg je alles zoveel mogelijk geconsolideerd in één kanaal? “In praktijk gebruiken bedrijven een combinatie van alle verschillende facturatiekanalen die samenkomen, en waar we verschillende oplossingen voor moeten positioneren. De as-is-situatie van een prospect zullen we altijd kunnen ondersteunen”, legt Slagmulder uit.

Je moet – en kan – niet vanaf dag één volledig digitaal gaan en al je leveranciers meteen mee aan boord hebben. Basware ondersteunt alle mogelijke scenario’s om facturen uit verschillende kanalen te digitaliseren. Ook papieren facturen kunnen worden gedigitaliseerd met behulp van OCR (Optical Character Recognition). Dat is evenwel niet feilloos, waardoor er altijd nog een manuele controle nodig is en het proces erg kostelijk wordt. “We helpen de klant liever om over te gaan naar een e-kanaal. Zit hij op het netwerk, perfect. Zit hij er nog niet op, dan stellen we het voor, en anders hebben we ook een pdf-oplossing die dezelfde datakwaliteit garandeert als EDI of xml.”

Een digitaliseringsproject staat of valt met de inspanning die je kan leveren om leveranciers mee te nemen in het verhaal.

Zo’n digitaliseringsproject staat of valt met de inspanning die je kan leveren om leveranciers mee te nemen in het verhaal. Wanneer Basware in de Benelux het leveranciersbestand van een klant analyseert, merkt het op dat de resultaten sterk verschillen per sector. “We zien bedrijven waarbij meer dan de helft van de leveranciers reeds digitaal bereikbaar is, maar anderzijds kan dat ook dalen tot pakweg 15 procent”, legt Slagmulder uit. “Het onboarden van leveranciers is cruciaal voor het succes van een project, anders kan je nooit je doelstellingen halen”.

“Dat is niet evident, dus staan we onze klanten daarin bij. Enerzijds met tools zoals activatiecampagnes en onboardingpagina’s, maar anderzijds kunnen we ook een stap verder gaan en samen een volledig plan uitwerken, van de leveranciersanalyse over de communicatie tot de onboarding.”

Gevolgen van digitalisering

Wanneer je nog hoofdzakelijk op papier werkt, is de overstap naar digitaal volgens Slagmulder een no-brainer. De kostenbesparing alleen al maakt het meer dan de moeite waard, omdat je veel manueel werk uitschakelt. “Er is natuurlijk een implementatiekost en we werken met een SaaS-aanbod, dus je betaalt per gebruik, maar de return on investment is duidelijk.”

Bovendien betekent het elimineren van manuele tussenkomst een belangrijke tijdswinst. De keerzijde van die medaille is dat digitale facturen veel sneller binnen rollen, terwijl de goederen of diensten misschien nog niet geleverd zijn. “Dat heeft gevolgen voor je accounts payable proces. Die goederen zullen wel volgen, maar hoe ga je daarmee om en hoe ga je dat beheren?”

De Basware-klanten die wereldwijd het verst staan, verwerken rond de 90 procent van hun facturen via het netwerk, wat opnieuw aantoont dat 100 procent e-facturatie een werk van lange adem is. Vanaf een bepaald moment brengt zo’n doorgedreven digitalisering evenwel nieuwe mogelijkheden met zich mee om processen te automatiseren en artificiële intelligentie op al die data los te laten. Ook daar wil Basware zijn klanten in ondersteunen met value-added services bovenop het netwerk.