Wat is Pull Printing en hoe verbetert het de beveiliging?

Gegevensbeveiliging staat hoog op elke ondernemingsagenda, maar ondanks de hogere uitgaven en nalevingsvereisten blijven inbreuken veel voorkomen.

Als voorbeeld van de risico’s van toegankelijke vertrouwelijke informatie, hoef je alleen maar door de stapels niet-opgehaalde afdrukte documenten te bladeren die maar al te vaak naast kantoorprinters worden achtergelaten.

Met Pull Printing worden dergelijke inbreuken voorkomen. De term is misschien voor velen bekend, maar hoe kan het uw bedrijf precies ondersteunen?

Pull Printing uitgelegd

Wanneer je een document naar een printer zonder pull-afdruktechnologie verzendt, wordt het onmiddellijk afgedrukt. Met Pull Printing-technologie houdt software de printopdrachten in een beveiligde virtuele wachtrij totdat de gebruiker, die de opdracht heeft gelanceerd, fysiek bij de printer is en bevestigt dat de documenten mogen geprint worden. Het toestel start vervolgens met afdrukken.

Fysieke authenticatie kan worden afgehandeld via PIN, gebruikersnaam en wachtwoord, NFC-compatibele ID-kaart, mobiele app of QR-code. Pull Printing wordt momenteel slechts door 40% van de bedrijven opgenomen (1). Oplossingen zoals Brothers software Secure Print +, die NFC-printbescherming mogelijk maakt, en PrintSmart Secure Pro, die gebruikers om een pincode vraagt, kan bestaande netwerken voorzien van Pull Printing-authenticatie.

Hoe verbetert Pull Printing de beveiliging?

Bedrijven zien malware als de grootste bedreiging voor de beveiliging. Het zijn echter interne gebruikers die 32% van de datalekken veroorzaken. Afdrukken en scannen draagt bij aan dit probleem: 11% van alle beveiligingsincidenten zijn printergerelateerd.

11% van alle beveiligingsincidenten zijn printergerelateerd.

Printergebruikersfouten komen vaak voor, of het nu vertrouwelijke documenten zijn die onbeheerd op de printer worden achtergelaten (35%), afdrukken die niet worden opgehaald (34%) of werknemers die vertrouwelijke documenten die niet van hen zijn ophalen (27%).

Door deze risico’s te bestrijden en de veiligheid te verbeteren, zorgt Pull Printing ervoor dat gebruikers zich via de printer authenticeren en bewijzen dat ze voldoende rechten hebben. Dit betekent het einde van de risico’s van niet-afgehaalde afdruktaken.

Kosten besparen door misbruik te voorkomen

Naast beveiliging zijn er veel voordelen aan Pull Printing, want niet-vrijgegeven afdruktaken blijven digitaal. Afval vermindert drastisch dankzij een lager papier-, inkt- en/of tonerverbruik, waardoor Pull Printing een groenere bedrijfsoplossing wordt. Bestanden die na een bepaalde tijd niet zijn afgedrukt, worden uit het geheugen van de printer verwijderd en de beveiligingsrisico’s van het netwerk verminderen.

Gebruikers weten nu ook dat hun afdrukken en scans worden bijgehouden, waardoor ook andere afdrukgerelateerde misbruiken stoppen, of dat nu voor persoonlijk gebruik is of scannen en kopiëren van gevoelige documenten.

Een essentieel hulpmiddel in jouw beveiligingstoolbox

Pull Printing is misschien slechts één element in de printveiligheidsstructuur, maar van vitaal belang. Het helpt het risico op verlies van gevoelige gegevens te verminderen, herstelt de beheercontrole en bespaart geld.

Pull Printing is misschien slechts één element in de printveiligheidsstructuur, maar van vitaal belang.

Omdat interne vaardigheden op het gebied van printbeveiliging vaak ontbreken, wordt de oplossing Managed Print Service (MPS) dikwijls gebruikt door ondernemingen die gerangschikt worden als leiders van printbeveiliging.

Of je nu de transitie zelf beheert of ervoor kiest om met een partner samen te werken, Pull Printing is een essentiële pijler van gegevens- en documentbeveiliging.

Dit is een ingezonden bijdrage van Frank Deneweth, Managing Director bij Brother International Belgium. Via deze link vind je meer informatie over de oplossingen van het bedrijf.