Waarom virtuele conferenties ook na de pandemie zullen blijven

We zien de laatste maanden steeds meer evenementen die de overstap hebben gemaakt van offline naar online. Waar deze stap in eerste instantie leek op een noodoplossing, blijken deze online evenementen heel goed te bevallen. Het ziet er naar uit dat de online evenementen zullen blijven, ook na de pandemie. 

Uit een onderzoek van SiliconAngle onder managers van 20 techbedrijven die van persoonlijke naar online evenementen zijn overgestapt, blijkt dat zij zeer positief zijn over hun ervaringen. Digitale evenementen trekken zo’n 7 keer meer bezoekers dan evenementen op locatie. Dit kan worden verklaard doordat een digitaal evenement een stuk laagdrempeliger is om bij te wonen dan wanneer je de verplaatsing moet maken naar een fysiek event.

Digitale evenementen bereiken 7 keer meer bezoekers dan traditionele evenementen.

De positieve cijfers omtrent digitale evenementen gaan nog verder. Zo blijkt het dat de kosten voor een online conferentie tot wel 90% lager liggen dan voor een reguliere conferentie. Daarnaast merkten de tech bedrijven dat online interactie meer nieuwe zakelijke kansen opleverde dan voorheen het geval was bij fysieke evenementen. 

Het ziet ernaar uit dat COVID-19 heeft bereikt wat met 20 jaar experimenteren nog niet gelukt was: ervoor zorgen dat mensen daadwerkelijk aanwezig zijn bij digitale events. Vanwege de positieve ervaringen met de digitale conferenties zijn organisatoren het erover eens dat toekomstige evenementen een groter virtueel component zullen krijgen dan tot nu toe het geval was. 

Waarom digitale evenementen nu wel werken

Al meer dan 25 jaar maken digitale events deel uit van de conferentie-industrie. Alleen bleken deze conferenties tot dusver nog niet bijster succesvol. Dat heeft onder meer te maken met de manier waarop digitale ervaringen gecreëerd werden. 

Voorheen draaiden conferenties grotendeels om het evenement op locatie. Daar lag de focus. Via een livestream konden mensen de sessies bijwonen die tijdens het reguliere evenement werden gegeven. Om de ervaring uit te breiden, experimenteerden sommige conferenties ook met VR. Zo probeerden ze de ervaring van een fysiek evenement na te bootsen.

Nu alle reguliere evenementen worden gecanceld, zijn de virtuele evenementen ineens de standaard geworden. Conferenties zijn hervormd en speciaal gericht op de online ervaring. Het feit dat mensen niet echt een andere keuze hebben dan het bijwonen van het online evenement speelt natuurlijk ook een rol.

Virtuele conferenties zijn hervormd en speciaal gericht op de online ervaring.

De ondervraagde techbedrijven zijn stuk voor stuk enthousiast over de positieve manier waarop online conferenties hebben uitgepakt. Ze zijn het er dan ook over eens dat toekomstige evenementen een groter virtueel component zullen hebben dan voorheen. Toch is nog geen van de bedrijven van plan te stoppen met de offline evenementen.

Verrassend positieve resultaten bij HPE Discover

Jim Jackson, chief marketing officer bij HPE vertelt vaak de vraag te krijgen of HPE voortaan fysieke of virtuele evenementen zal inzetten. Zijn antwoord daarop is simpelweg: “Ja.” 

De HPE Discover conferentie was een van de grootste tech-evenementen die de overgang van offline naar online maakte. Het evenement trok vorig jaar nog 10.000 bezoekers. Om het evenement dit jaar online te organiseren, was het nodig om alles opnieuw uit te vinden.

Deelnemers blijven tot maanden na de conferentie de on-demand inhoud bekijken.

“We moesten denken als televisieproducers en het programma, de inhoud en presentatie aanpassen aan een klein scherm, waar de aandachtspanne korter is en iemand met slechts één klik de conferentie verlaat”, vertelt Jackson. 

Toch was het de moeite meer dan waard. De opgenomen keynote toespraak van CEO Antonio Neri werd meer dan 900.000 keer bekeken. Volgens Jackson was dat 8 keer meer dan verwacht. Ook duurde de nasleep van het evenement langer dan bij een fysieke conferentie. Deelnemers blijven zelfs nu, maanden na de conferentie, de on-demand inhoud bekijken.

HPE Antonio Neri keynote

Hoe houd je een virtueel publiek betrokken?

De belangrijkste verandering die we zien op het gebied van virtuele events is dat organisatoren zich extra inzetten om het publiek erbij te betrekken. 

Om conferenties beter af te stemmen op een online publiek, zien we dat programmamakers sessies hebben verkort en interactieve elementen zoals spelletjes en polls hebben toegevoegd om de sessies leuker te maken. “Bij een online evenement heeft de deelnemer alle controle”, zegt Alex Amando, vice president van experience marketing bij Adobe Systems. Zelf organiseerde Amando de virtuele Adobe Summit afgelopen maart. 

Wanneer een spreker oogcontact kan maken met een publiek is het makkelijk om te zien hoe betrokken het publiek is. Het is echter bijna onmogelijk om deze ervaring na te maken wanneer het publiek geen gezicht heeft. Toch zien sommige evenementen een hogere betrokkenheid dan bij persoonlijke conferenties. Zo had de Dockercon conferentie, georganiseerd door Docker, meer dan 75.000 registraties vergeleken met slechts 4.000 deelnemers tijdens de fysieke conferentie vorig jaar. Van deze registraties waren 30.000 mensen live aanwezig tijdens het evenement en waren 11.000 gebruikers actief tijdens de chat. Daarbij registreerden nog eens duizenden meer mensen zich na het evenement om de inhoud te bekijken.

De drempel om een vraag te stellen ligt online lager dan in een volle conferentiezaal.

De verhoogde betrokkenheid van deelnemers doordat de drempel lager is om een vraag te stellen. In een normale conferentie sta je niet zomaar op om je vraag te stellen, maar in een chat gaat dat stukken makkelijker.

Geen reistijden voor virtuele events

Nog een reden waarom virtuele evenementen gemakkelijker te organiseren zijn dan fysieke events is dat deelnemers zich niet hoeven te verplaatsen. Organisatoren merkten dat ze met een kortere promotie van de conferentie nog altijd een groot publiek aantrokken. Gemiddeld promootten bedrijven hun evenementen gedurende 3,5 weken. Normaalgesproken duurde het meerdere maanden om deelnemers voor een evenement aan te trekken. 

Bij virtuele evenementen hoeven minder mensen zich te verplaatsen en hoeft ook minder apparatuur verscheept te worden. Volgens cijfers van Yellowbrick Data hebben virtuele conferenties de logistieke workload met 50% verminderd. 

Aan dit alles zit ook een kleine keerzijde. Geregistreerde personen die geen fikse bedragen hebben betaald voor een ticket en ook geen vliegtuigticket hebben geboekt, hebben ook minder stimulans om daadwerkelijk aanwezig te zijn tijdens het evenement. Driekwart van de virtuele evenementen is gratis bij te wonen. Hierdoor komt de helft van de mensen die zich hebben ingeschreven niet opdagen. Ondanks het grotere aantal no-shows, trekken digitale evenementen nog altijd meer bezoekers aan dan de persoonlijke evenementen voorheen deden. 

Is het einde van fysieke evenementen nabij?

Nu bedrijven hebben geproefd van alle voordelen die virtuele evenementen met zich meebrengen, zal dat blijvende veranderingen met zich meebrengen voor evenementen in de toekomst. Dat betekent echter niet dat reguliere evenementen niet meer terugkomen wanneer dat weer mogelijk is. 

70% van de organisatoren gelooft dat virtuele en fysieke platforms op de lange termijn naast elkaar zullen bestaan.

Uit de PCMA survey blijkt dat 70% van de organisatoren gelooft dat virtuele en fysieke platformen op de lange termijn naast elkaar zullen bestaan. Slechts een kwart gelooft dat persoonlijke conferenties worden bedreigd door hun digitale tegenhanger. We kunnen verwachten dat fysieke evenementen nog wel een tijdje zullen blijven, maar dat het virtuele aspect een stuk belangrijker wordt dan voorheen.