Snel en betaalbaar automatiseren in tijden van crisis: de kracht van RPA

De coronacrisis maakt veel organisaties duidelijk dat ze hun digitale transformatie moeten versnellen, terwijl het budget daarvoor net achteruitgaat. We praten met het Vlaamse TeRoCo over softwarerobots en hoe de huidige situatie de dingen op het lijf geschreven is.

“In de eerste weken van de coronacrisis was de focus van IT-departementen om snel infrastructuur op te bouwen. Zodra dat gebeurd was, werden grote projecten vaker dan niet bevroren, hoewel klantenverwachtingen vandaag niet stil staan.” Johan Van den Bulck, oprichter van TeRoCo, schetst de situatie waar veel organisaties zich vandaag in bevinden. “Bedrijven hebben bijvoorbeeld in allerijl een webshop gebouwd, maar die winkel is niet of nauwelijks geïntegreerd met de back-end. Of personeel moet efficiënter ingezet worden, maar repetitieve taken met weinig meerwaarde vreten te veel tijd op.”

Databots en mainframes

Van den Bulck stelt vast dat organisaties enerzijds met snel uitgerolde en niet geïntegreerde diensten zitten, en zich anderzijds realiseren dat ze met heel wat bestaande efficiëntieproblemen kampen. “Of ze willen bijvoorbeeld hun marketingafdeling gerichter laten communiceren om tegemoet te komen aan de nieuwe realiteit, maar merken dat legacy-systemen niet zomaar te koppelen zijn met moderne SaaS-oplossingen daarvoor”, voegt Pascal Kemps, marketing- en salesverantwoordelijke bij TeRoCo, daaraan toe.

Organisaties realiseren zich dat ze met heel wat bestaande efficiëntieproblemen kampen.

Wat het specifieke probleem ook is, organisaties zoeken vandaag meer dan ooit naar manieren om met een beperkt budget snelle en tastbare winst te boeken. Precies daarin specialiseert TeRoCo zich. Het bedrijf implementeert zogenaamde databots, wat in essentie een (uitgebreide) vorm van Robotic Process Automation (RPA) is. Zie die bots als softwarekoppelingen die eenvoudige taken kunnen uitvoeren en je in iedere omgeving kan implementeren, hoeveel legacy er ook draait. “Ik denk niet dat er sinds de oprichting van het bedrijf in 2017 een moment is geweest waarin we niet actief waren bij minstens één klant met een actieve mainframe”, lacht Van den Bulck.

Snelle doorlooptijd, geen verbouwing

Van den Bulck, Kemps en een tiental collega’s specialiseren zich in projecten die doorgaans niet langer dan drie à vier weken duren. Die projecten automatiseren processen zonder dat de hele infrastructuur wordt omgegooid. Van den Bulck ziet zich als een kok aan huis. “We komen binnen bij een bedrijf, kijken welke ingrediënten er ter beschikking zijn en welke toestellen er in de keuken staan. We nemen hoogstens enkele scherpe messen en kruiden mee, maar gaan niet de hele keuken verbouwen. We maken binnen de mogelijkheden het beste gerecht met een bestaand en getest recept.”

Voor wie niet vaak zelf achter het fornuis staat: Van den Bulck bedoelt dat zijn databots aan de slag gaan binnen de bestaande omgeving, met bestaande data en databases. Zonder de sloophamer boven te halen, nieuwe suites op te dringen of uitgebreide koppelingssuites te implementeren, gaat het bedrijf voor quick wins.

Combineren en integreren

“Een typisch voorbeeld dat bij iedereen resoneert is debiteurenbeheer. Zijn betalingen al binnen of niet? Moeten we een rappel sturen of is dat al gebeurd? Of heeft de klant betaald, maar met de verkeerde structurele mededeling? Een boekhouder kan manueel kijken in de relevante databases en via de bank door de binnengekomen betalingen snuffelen, terwijl je een databot kan leren om die hele workflow automatisch te doen. Dat het portaal van de bank, de relevante databases en de mailclient om rappels te sturen niet op elkaar zijn afgestemd, is geen probleem. De bots kunnen gebruik maken van API’s of traditionele SQL-queries, maar doorgaans volgen ze de meer traditionele RPA-aanpak en doen ze beroep op de user interface.

Lees ook: Waar je op moet letten wanneer je met softwarerobots begint

“Voor de automatisering doen we vooral beroep op UiPath”, vertelt Van den Bulck. “Zij zijn onze partner al sinds de oprichting. Met de software is het eenvoudig om de juiste bruggen te bouwen. “Dat kan je in principe ook zelf doen”, weet hij. “Er staat veel online en je kan zelf experimenteren, al is de vraag of je de hele implementatie wel zelf wil doen. De band van een fiets plakken kan iedereen, maar je nieuwe elektrische fiets perfect afstellen, laat je toch maar beter over aan een gespecialiseerde fietsenmaker.”

Instapprijs

TeRoCo is naast de eerder vermelde kok ook die fietsenmaker. UiPath is een voorname partner voor automatisering, maar het bedrijf gaat verder. Zo speelt ook Automation Anywhere een rol, kunnen de databots documenten lezen en verwerken met verwerkingssoftware van Abbyy, en voegt TeRoCo een vleugje AI toe via Watson van IBM.

“Wil je van de grond op starten en op een realistische manier de eerste bots in werking stellen, dan moet je op een startprijs van 15.000 tot 20.000 euro rekenen”, weet Van den Bulk. “Vanaf die eerste implementatie gaat de kost voor verdere automatisering echter omlaag. “Moest de eerste bot inloggen op een eigen legacy-interface via een UX-koppeling of een API, dan kan je die inlogmodule eenvoudig gebruiken voor andere toepassingen”, verklaart hij.

Je moet op een startprijs van 15.000 tot 20.000 euro rekenen.

Kemps benadrukt nog dat het niet alleen legacy is waarnaar de databots bruggen willen slaan. “Als bedrijven splinternieuwe oplossingen gebruiken, maar daarin enkele velden hebben aangepast naar hun noden, loopt traditionele integratie al spaak. Ook in dat geval is een databot een eenvoudige en snelle oplossing.”

Eenvoudige innovatie op mensenmaat

Eén van de krachten van de uitgebreide RPA-oplossing is dat er geen code aan te pas komt. De tools zijn als lijm tussen bestaande oplossingen, en kunnen dankzij de compatibiliteit met de gebruikersinterface met alle toepassingen overweg zonder dat iemand daarvoor code moet schrijven. Koppelingen via API’s zijn ook een optie, maar dat is zelden waar een project begint.

Kemps verduidelijkt. “Het is perfect mogelijk om twee databases te koppelen via een bot die SQL-queries uitvoert op de achtergrond, maar eigenlijk beginnen we een project liever met automatisering via de gebruikersinterface. Zo kunnen we een bot opleiden zonder een lijntje code te schrijven. Bovendien ziet de eindgebruiker meteen welke functies de databot automatiseert, wat er op de achtergrond gebeurt en wat er misschien beter kan.”

Van den Bulck: “Onze mensen staan in rechtstreeks contact met de werknemers bij de klant die het werk echt uitvoeren. Zo gaan de communicatiestoornissen er af, en blijven overhead en papierberg beperkt.” Die zichtbaarheid tijdens de doorlooptijd van het project en de duidelijke voordelen van een geautomatiseerde workflow achteraf, zijn een belangrijk deel van het succes van de oplossing.

Lees ook: Ontdek hoe het werk in je bedrijf écht gebeurt met process mining

Zodra daar de quick wins op hun plaats vallen, willen bedrijven vaak meer processen verbeteren. Op dat moment is het de beurt aan process mining: het neefje van RPA waarbij er via een objectieve data-analyse wordt gekeken naar processen die beter kunnen met een bot, maar waar dat misschien niet meteen duidelijk is. We schreven eerder al uitgebreid over die technologie.

ROI met een beperkt budget

Uiteindelijk gaat het in eerste instanties om de quick wins, want die zijn vandaag belangrijker dan ooit. Kemps: “Bedrijven willen besparen, dus ze kunnen het zich niet veroorloven om goed personeel urenlang naar Excel-sheets te laten staren.” Van den Bulck vult aan: “Bedrijven willen vooruit en zoeken hulp. Hun IT-budget is plots veel kleiner, maar projecten op deze schaal passen vaak nog wel. Bovendien is de return on investment gruwelijk snel.”

De databots van TeRoCo, en RPA-oplossingen in het algemeen, vallen zo plots in een niche die dankzij de recente ontwikkelingen heel erg interessant is geworden. Wie twee systemen heeft die niet goed met elkaar praten, en daar hinder van ondervindt, kan met de technologie snel en tastbaar voordelen boeken, zonder dat de hele keuken eraan moet geloven.