Waar je op moet letten wanneer je met softwarerobots begint

Vandaag wordt nog veel computerwerk manueel verricht dat perfect door een softwarerobot zou kunnen worden overgenomen. Robotic Process Automation (RPA) zit in de lift, maar veel bedrijven zijn er nog niet mee bekend of weten niet hoe er zelf aan te beginnen. Techzine ging ten rade bij Pieter Celis, CEO van het Belgische Robonext.

Robonext is gespecialiseerd in het implementeren van softwarerobots en maakt daarvoor gebruik van de platformen van leveranciers als UiPath, Automation Anywhere en Softomotive, dat pas door Microsoft is overgenomen. Voor Pieter Celis zijn de voordelen van RPA dan ook duidelijk. Een softwarerobot kan worden geprogrammeerd om eenvoudig werk van de mens over te nemen en zo processen te automatiseren. De software kan taken uitvoeren die uit meerdere stappen bestaan en verschillende applicaties omspannen.

“Je krijgt er een virtuele collega bij”, vertelt Celis, waarmee hij meteen benadrukt dat RPA de mens niet vervangt, maar net meer ruimte voor werknemers creëert door repetitieve taken op een efficiënte manier over te nemen. Zo kan de mens zich focussen op taken die meer voldoening geven en meerwaarde creëren voor het bedrijf.

Overal waar men met een computer werkt, kan men RPA gebruiken.

Tal van usecases

RPA kan in nagenoeg alle sectoren en voor verschillende soorten processen zijn nut bewijzen. “Overal waar men met een computer werkt, kan men RPA gebruiken”, lacht Celis.

Traditioneel kwamen vooral gestructureerde processen in aanmerking. Dat wil zeggen processen die je in duidelijke regels kan gieten en die gestructureerde data gebruiken. “Daarom zien we vaak dat bedrijven als eerste stap hun financiële processen proberen te automatiseren, zoals bijvoorbeeld de factuurverwerking. Het was ook de financiële sector waar RPA jaren geleden eerst in opmars kwam.” Ander populaire usecases zijn bijvoorbeeld HR-processen, orderverwerking, IT-testing en datamigratie.

Recente ontwikkelingen op gebied van process mining en artificiële intelligentie hebben het werkingsoppervlak van RPA verder uitgebreid, doordat ook processen die meer ad hoc verlopen op deze manier in kaart kunnen worden gebracht. Die combinatie is iets waar een speler als UiPath bijvoorbeeld zwaar op inzet, door klanten een volledig end-to-end hyperautomation-platform aan te bieden, dat de volledige automatiseringscyclus omvat. We gingen in een eerder artikel reeds dieper in op het hoe en wat van process mining.

Goed voorbereiden

De veelzijdigheid van RPA maakt het voor bedrijven die willen starten met de technologie soms moeilijk om te weten waar te beginnen. “De eerste vraag waar men typisch mee naar ons komt, is meestal niet de eerste case die wordt uitgewerkt”, vertelt Celis. “We besteden veel aandacht aan het kiezen van de juiste toepassing op basis van haalbaarheid, complexiteit en de winst die het oplevert. Na goed door te vragen, ontdekken we vaak een meer geschikte case om met te starten.”

We besteden veel aandacht aan het kiezen van de juiste toepassing om als eerste te automatiseren.

Om van een eerste RPA-project een succes te maken, zijn een aantal voorwaarden waaraan volgens de Robonext-CEO moet worden voldaan. Zo moet de taak eerst en vooral de moeite waard zijn om te worden geautomatiseerd. Dat wil zeggen: de tijdswinst of andere voordelen moeten duidelijk zijn.

Ten tweede is een correcte procesbeschrijving cruciaal. “Vaak is die bij aanvang te beknopt”, weet Celis. “Als we onvoldoende doorvragen, ontbreken er stappen in het proces of seizoenseffecten, uitzonderingen, enzovoort.” Vooral bij kleinere bedrijven zijn processen vaak minder goed gedocumenteerd, waardoor deze stap uiterst belangrijk is.

De softwarerobot kan een proces maar zo goed uitvoeren als jij het programmeert en vaak is er dan ook nog bijsturing achteraf nodig om alles op punt te zetten. Celis spreekt over een periode van ‘hypercare’ van zo’n twee à drie weken, voordat je de robot met een gerust hart zijn werk kan laten doen. “Het is geen standaardprogramma dat je koopt, zoals Excel, maar maatwerk met uitzonderingen. Zelfs als je alles hebt getest, is er altijd nog interventie nodig.”

Je kan voor een bijzonder ambitieus RPA-plan gaan, maar dat hoeft niet per sé. Soms is het interessanter om een proces slechts deels te automatiseren, omdat de kosten anders niet meer opwegen tegen de winst. “Alles is technisch mogelijk, maar business wise kan het soms nuttig zijn om maar een deeltje te automatiseren”, weet Celis. Hou wel altijd je blik op de toekomst gericht en denk na over welke processen op termijn nog kunnen worden geautomatiseerd, zodat je dat in overweging neemt bij de keuze van RPA-software.

Soms kan het nuttig zijn om maar een deel van een proces te automatiseren.

Iedereen betrekken

Een laatste belangrijke tip die Celis meegeeft, is om alle stakeholders bij het project te betrekken. “Wanneer een RPA-implementatie top-down wordt opgelegd, leeft vaak de angst bij werknemers dat hun job wordt overgenomen. Betrek hen dus vanaf het begin bij het project en communiceer transparant.”

Dat geldt overigens ook voor het IT-team. Hoewel je in principe zonder problemen vanuit de business samen met een partner als Robonext een RPA-project op poten kan zetten, ben je in praktijk wel afhankelijk van IT om bepaalde zaken te regelen. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van toegang tot systemen of inzicht geven in de applicaties. Daarom is het aangeraden om ook IT er vanaf het begin bij te betrekken, zodat je achteraf vanuit dat kamp niet op weerstand stoot.

Celis merkt ook dat sommige klanten zelf robots willen leren maken en dan heb je op dit moment toch nog de medewerking van je IT-team of ontwikkelaars nodig. Al komt daar stilaan verandering in. De RPA-platformen zetten er namelijk sterk op in om hun tools zo dicht mogelijk bij de business te brengen. “Er zal zeker een moment komen dat iedereen zijn eigen robot kan maken. Dat is een duidelijke beweging die ik zie, maar nu vergt het nog teveel technische kennis.”