Hoe te weinig visibiliteit in leveranciers een risico vormt voor je bedrijf

Het was het voornaamste onderwerp van het Belgische Connect-event van Basware afgelopen oktober in de Leuvense Stella-brouwerij: ‘visible commerce’. Ofwel: volledige transparantie in al je geld-, goederen- en dienstenstromen om zo betere beslissingen te maken. Techzine ging dieper in op het thema met Perttu Nihti, SVP Head of Products bij Basware. Wat is precies het probleem wanneer die transparantie ontbreekt en hoe kan technologie dat oplossen?

Al zolang de mens handel drijft, streven we ernaar om transacties zo efficiënt mogelijk te maken. Het is in geval van Basware zelfs zowat de voornaamste reden voor het bestaan van het bedrijf. De Finse specialist in financiële software helpt bedrijven met het optimaliseren van hun processen voor inkoop en facturatie. Digitalisering speelt daarin een belangrijke rol. Door alle data over leveranciers, bestellingen en facturen te digitaliseren en inzichtelijk te maken, zet je de deur open om processen te automatiseren, wat op zijn beurt tot efficiëntiewinsten leidt.

“Het lijkt een no-brainer dat klanten die visibiliteit vandaag reeds hebben, maar op basis van onze ervaring kunnen we zeggen dat dat niet het geval is”, vertelt Nihti. Hij stelt vast dat bedrijven zelden schone data hebben over al hun leveranciers. Vaak zit die informatie verspreid over verschillende systemen, waardoor een volledig overzicht ontbreekt. “Het kan zelfs dat twee afdelingen van hetzelfde bedrijf met dezelfde leverancier zaken doen, zonder dat ze het van elkaar weten.”

Het lijkt een no-brainer dat klanten die visibiliteit vandaag reeds hebben, maar dat is niet het geval.

Risico

Dat is enerzijds een operationeel risico, en leidt tot inefficiëntie en overbodige kosten. “Je hebt misschien één afdeling die om welke reden dan ook een andere kwaliteit printpapier afneemt dan is vastgelegd in het contract met de leverancier, waardoor je te veel betaalt”, illustreert Nihti. Het is pas wanneer je een goed begrip hebt van je totale business met een bepaalde leverancier, dat je kan achterhalen of je niet te veel betaalt en je uitgaven kan optimaliseren. “Wie zijn je leveranciers en hoeveel zaken doe je met hen? Dat is het startpunt voor dat soort besluitvorming.”

Anderzijds verhoogt het gebrek aan inzicht in je leveranciers ook het risico op reputatieschade. “Wanneer je als bedrijf zonder het te weten zaken doet met een onethische leverancier, kan dat ernstige gevolgen hebben, zelfs als het niet om een strategische leverancier gaat.” Dat is geen fantasie. Verhalen over slechte werkomstandigheden of andere onethische praktijken bij toeleveranciers van gerenommeerde merken, steken regelmatig de kop op en stralen ook af op de reputatie van die grote namen.

Ijsberg

Om op dergelijke vraagstukken een antwoord te bieden, is een holistisch overzicht van de toeleverketen en zichtbaarheid in al je leveranciers nodig. Grote bedrijven krijgen evenwel al snel met tienduizenden verschillende leveranciers te maken. Doorgaans is er wel een goed overzicht van de belangrijkste leveranciers, maar dat is slechts het topje van de ijsberg. De kleine en minder strategische leveranciers die het grootste deel van de berg uitmaken, blijven vaak nagenoeg onzichtbaar onder het wateroppervlak.

Doorgaans is er wel een goed overzicht van de belangrijkste leveranciers, maar dat is slechts het topje van de ijsberg.

Het kleiner maken van die berg is bovendien een moeilijke opdracht. Je kan nooit volledig controleren bij welke leveranciers je werknemers goederen aankopen. We zijn allemaal consumenten van de push-button-maatschappij en verwachten ook op de werkvloer dat we producten met een druk op de knop kunnen aankopen, in plaats van ingewikkelde goedkeuringsprocessen te moeten doorlopen. 

“Je moet de balans vinden tussen controle en flexibiliteit”, weet Nihti. “Je kan werken met een catalogus of een soort marktplaats van goedgekeurde leveranciers, maar die procedure mag ook niet te strikt zijn of werknemers gaan op zoek naar andere manieren om aan hun materiaal te raken.”

Uiteindelijk komt het erop neer dat je een schaalbare manier nodig hebt om al je leveranciers, groot en klein, in kaart te brengen. “Dat moet een geautomatiseerd proces zijn, maar daarvoor heb je betere data over je leveranciers nodig”, weet Nihti. Dat is wat Basware bedoelt als het spreekt over ‘visible commerce’. Technologie zorgt voor transparantie. Transparantie zorgt voor betere beslissingen.

Ecosysteem

“We zijn nu aan onze weg naar visible commerce begonnen”, vertelt Nihti, wanneer we hem vragen welke rol Basware speelt in het verhaal. “We kunnen vandaag al basisinformatie aanbieden over leveranciers, evenals analytics over de uitgaven die klanten doen. We werken ook samen met informatiepartners en gaan de conversatie aan met onze klanten. Welke informatie vinden zij waardevol?”

We zijn nu aan onze weg naar visible commerce begonnen.

Zo wordt de consument vandaag bijvoorbeeld steeds kritischer over de afkomst van de producten die hij of zij koopt. Is het product op een ethische manier tot stand gekomen? Hoe groen is de verkoper? Wat is de houding van het bedrijf tegenover diversiteit? Als bedrijven de data wensen om op dat soort vragen een eerlijk antwoord te kunnen geven, wil Basware daar aan kunnen beantwoorden.

Die informatie kan het natuurlijk niet alleen vergaren. Nihti merkt op dat zijn bedrijf niet in een vacuüm opereert en de samenwerking met partners opzoekt. “Klanten hebben reeds een heel aantal tools in gebruik, hoe willen ze dat ons aanbod daar nog op aansluit? Welke informatie wensen ze? We kunnen niet al hun problemen oplossen, maar we breiden onze mogelijkheden verder uit. Ik zie het als een ecosysteem waarvan we deel uitmaken en onze klanten sturen ons in de juiste richting.”