Waarom decentralisatie van IT-uitgaven goed is voor de IT-manager

IT-managers hebben gemengde gevoelens bij de decentralisatie van uitgaven aan technologie buiten hun departement. Ze zien er voordelen in om eindgebruikers hun eigen initiatieven te laten ontplooien, maar het betekent ook dat ze achteraf de rotzooi mogen opkuisen als er iets verkeerd loopt.

Dat bijkt uit de onlangs gepubliceerde IDG Connect-enquête What Decentralized IT Spend Means for the CIO Role in opdracht van Snow Software onder 450 IT-managers.

Er is de afgelopen jaren veel veranderd. IT is binnen organisaties inmiddels de norm geworden en vormt niet langer een uitzondering. 67 procent van de IT-leiders zegt dat tegenwoordig ten minste de helft van hun uitgaven wordt beheerd door afzonderlijke bedrijfseenheden.

Traditioneel waren de inkoop en beheer van technologie taken die door IT-afdelingen werden uitgevoerd. De cloud en alle andere ‘as-a-service’-modellen hebben deze dynamiek drastisch veranderd. Vandaag de dag kunnen werknemers in de hele organisatie gemakkelijk zelf een bepaalde technologie kopen én gebruiken, zonder dat de IT-afdeling daarbij betrokken is.

67 procent van de IT-leiders zegt dat ten minste de helft van hun uitgaven wordt beheerd door afzonderlijke bedrijfseenheden.

Minder stress

Anders dan misschien gedacht, zien de meeste IT-managers (78%) de verschuiving in technologie-uitgaven als iets positiefs hun organisaties. Wanneer andere afdelingen meer eigen initiatief krijgen, betekent dat minder stress, een lagere werkdruk en meer ruimte voor innovatie voor het IT-departement.

De enquête onthult evenwel tegelijk dat sommige angsten die een paar jaar geleden onder IT-managers leefden, inmiddels zijn gerealiseerd. Zo heeft de empowerment van bedrijfseenheden tevens geleid tot complexere audits, niet-gecontroleerde kosten en beveiligingsproblemen.

Raamwerk nodig

De reden dat het decentraliseren van IT-uitgaven over het algemeen toch als positief wordt ervaren, is omwille van de positieve resultaten die het kan opleveren.

De verschuiving van de besluitvorming, onder invloed van SaaS en IaaS, biedt IT-leiders meer tijd en ruimte om zich te concentreren op meer strategische taken. Dat is overigens alleen mogelijk als IT-afdelingen het juiste raamwerk bouwen, dat verschillende bedrijfseenheden ook echt in staat stelt hun eigen technologie aan te schaffen. Als zakelijke gebruikers de kosten van hun technologie kunnen afwegen tegen de voordelen die ze ontvangen, is dat een echt pluspunt. 

Bijna de helft van de IT-managers ziet hun rol uitbreiden naar die van een meer adviserende rol voor bedrijfsleiders.

“Een cruciaal onderdeel van dit raamwerk is ervoor te zorgen dat de kosten, beveiliging en compliance-eisen van softwareaankopen zichtbaar en begrepen zijn gedurende het inkoopproces. Alleen door dit te doen kan de LOB (Line of Business) zich gemachtigd voelen om hun technologie aan te schaffen en te bezitten, terwijl de last voor senior IT-leiders wordt verlaagd”, aldus een passage uit de enquête. 

IT-manager wordt adviseur

De verschuiving van IT-uitgaven naar verschillende bedrijfseenheden is volgens IT-managers niet zonder uitdagingen. Al wegen de voordelen van gebruikersgestuurde IT op tegen de risico’s.

54 procent stelt dat de verschuiving de aandacht en interesse in digitale initiatieven trekt, terwijl bijna de helft suggereert dat het transparantie in IT-kosten opent. Ook ziet bijna de helft van de IT-managers hun rol uitbreiden naar die van een meer adviserende rol voor bedrijfsleiders.

De enquête vat de belangrijkste gevolgen volgens IT-managers als volgt samen:

  • De organisatie wordt wendbaarder en innovatiever (45%)
  • IT kan zich richten op meer strategische initiatieven (41%)
  • Auditvoorbereiding wordt tijdrovend en complex (40%)
  • IT beter kunnen ondersteunen en afstemmen op het bedrijf (39%)
  • Verhoogd risico voor gegevensbeveiliging (35%)
  • Verhoogde dreiging van niet-naleving (34%)

Ook heeft de verschuiving van IT-uitgaven naar anders bedrijfsonderdelen zo zijn uitwerking op de IT-functie. Traditionele taken en verantwoordelijkheden veranderen, soms ten goede en soms ten kwade:

  • Het gemakkelijker vinden om de aandacht van het bestuur te trekken, aangezien het leiderschap van de organisatie digitaal beter beheerst (54%)
  • Onderzoek naar nieuwe manieren om het gebruik en de kosten van technologieën te vinden en te analyseren (46%)
  • Op zoek gaan naar manieren om de IT-functie innovatiever en raadzamer te maken voor bedrijfseenheden (45%)
  • De rol van IT-manager wordt steeds meer gemarginaliseerd (33%)
  • Personeel verplaatsen uit het IT-team om integrale onderdelen van bedrijfsafdelingen te worden (33%)
  • Verantwoordelijk worden gehouden voor iets waar je geen controle over hebt (32%)

Decentralisatie van IT kan leiden tot een betere afstemming tussen business en IT.

Wel is bijna iedereen het erover eens dat een decentralisatie van IT kan leiden tot een betere afstemming tussen business en IT. Ruim 65 procent van de IT-managers is dan ook van mening, dat zij zich de komende twee jaar moeten richten op een betere afstemming met het bedrijf. Bovendien zien velen hun rol hierdoor veranderen:

  • IT afstemmen op vereisten van business units (65%)
  • Beter begrijpen wat er aan IT wordt uitgegeven en door wie (62%)
  • Krijg een betere zichtbaarheid van het gehele IT-domein (59%)
  • Word een vertrouwde adviseur voor zakelijke leiders (50%)
  • Word (meer van) een innovatiepartner om bedrijfsdoelstellingen te ondersteunen (36%)
  • Focus meer op het beheersen van toenemende cloud-uitgaven (35%)

Nieuwe uitdagingen

Hoewel veel IT-managers meer vrijheid voor eindgebruikers toejuichen, zijn ze zich er ook van bewust dat hierdoor weer nieuwe uitdagingen zullen ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan zorgen om een verhoogd cloudgebruik met verborgen cloudkosten (56%) of zorgen om het vooruitzicht van leveranciersaudits in cloudomgevingen (90%). Meer dan de helft (56%) van de IT-managers wil om die reden de komende twee jaar ​​beter inzicht hebben op het hele IT-domein.

Auditvoorbereiding wordt steeds complexer en tijdrovend.

Daarnaast bestaat er ook de angst dat gedecentraliseerde cloud-uitgaven op den duur uit de hand gaan lopen. Meer dan driekwart van de IT-managers (78%) stelt dat de auditvoorbereiding steeds complexer en tijdrovend wordt. Op zich zijn dat terechte zorgen, gezien jaarlijkse audits meer regel dan uitzondering zijn. Zo zou 73 procent van de ondervraagde IT-managers de afgelopen 12 maanden door ten minste één softwareleverancier zijn gecontroleerd.