Weg met vendor lock-in: Integratie als lijm die je IT bij elkaar houdt

Bij één provider aankloppen voor een totale softwaresuite voor je bedrijf, is niet meer van deze tijd. Best of breed is de norm, maar dat betekent in de praktijk dat er een allegaartje van software naast elkaar draait. Hoe breng je orde in die chaos? We praten met Ctac over integratie en de geheimen van ESB en IPaaS.

Beeld je een onderneming in waarbij het IT-departement alle IT-beslissingen neemt. De CIO kiest welke software en hardware er in huis nodig is, en houdt daarbij rekening met zijn IT-personeel. Misschien heeft het bedrijf Microsoft-specialisten aan boord, of barst het departement van de SAP-expertise. Onze CIO kiest voor zijn project één partij, en gaat daarmee in zee. Zo wordt het hele bedrijf getrakteerd op een suite van een enkele vendor: HR, ERP en CRM-software komt van één verkoper, ook al zijn niet alle aspecten van de totale suite even goed of komen ze niet helemaal overeen met de business requirements.

De ERP-software binnen een pakket kan van de bovenste plank zijn, maar misschien krijgt het hoofd van Sales grijze haren omwille van de onvoldoende geoptimaliseerde tools die hij of zij ter beschikking heeft. “Pech”, klinkt het. “Dit is de software waarmee we werken, want hiermee kan IT aan de slag.” Bovendien praten alle verschillende stukken van die ene enkele suite met elkaar, wat een onmiskenbaar voordeel lijkt op papier. In de analyse van de voor- en nadelen van de totale suite wordt echter geen rekening houden met de verloren tijd binnen de departementen waar de software die onvoldoende aansluit bij de echte businessnoden, zoals het Sales-departement in ons voorbeeld.

Nieuwe aanpak

“Zo ging het vroeger”, vertelt Frederik Depovere, Director Sales Marketing bij Ctac. “Maar in de loop van de tijd kwam er een verschuiving van IT naar de business.” Niet de CIO maar de sales director, het hoofd van het magazijn of de HR-baas gingen zelf opzoek naar software. “Best of suite werd best of breed.”

Best of suite werd best of breed.

Nu heeft ieder departement de beste software ter beschikking, maar is er geen eenheid meer. Data van de HR-software praat niet met die van accounting en het CRM-pakket heeft geen toegang tot de ERP-database. “Vroeger was die beperking moeilijk te overkomen, wat een bijkomende reden was om bij één vendor te blijven”, weet Tom Himpe, Ctac’s Customer Care Manager. “Er was geen master data. Vandaag is dat anders: het is perfect mogelijk om ieder departement een best of breed-pakket te geven, en toch voor volledige integratie te gaan.”

Die integratie is een belangrijk aspect van Ctac’s business, zowel binnen gespecialiseerde verticals als voor bredere georiënteerde klanten. “Waarom zou je geen SAP kunnen combineren met Salesforce CRM om tegemoet te komen aan de Excel-liefde van de werknemers”, vraagt Edwin Oldenburg, Business Development Manager zich nog af. Bedrijven willen software die het best bij hun doelstellingen past, en focussen zich vooral op het gebruik.

Van interne IT naar SLA’s

“Ook dat verschilt met vroeger”, weet Oldenburg. “IT is steeds minder een interne prioriteit. Het interesseert organisaties minder hoe software beheerd of geïntegreerd wordt, als het maar werkt en de functionaliteit wordt afgedicht via service level agreements (SLA’s), waarbij de provider garanties vastlegt inzake de kwaliteit en beschikbaarheid van de totale dienstverlening).” Die insteek heeft het hele digitaliseringsmodel omgeworpen. Waar de CIO de business destijds opzadelde met een totaalpakket, wordt software nu à la carte gekozen vanuit een businesstandpunt.”

Het interesseert organisaties minder hoe software beheert of geïntegreerd wordt, als het maar werkt.

“Dergelijke integratieprojecten starten altijd vanuit de businessprocessen”, verduidelijkt Oldenburg. “Eerst en vooral moet je een goed inzicht hebben over de noden. Wat verwacht je van een pakket, en hoe moet het proces lopen? Pas daarna begint de integratie.” Die integratie is meer dan de verschillende pakketten met elkaar laten praten. “In principe moet het erg eenvoudig zijn om individuele stukjes uit het geheel te knippen en te vervangen.  Wil je huidige ERP software vervangen door een ander product zonder aan de rest van je omgeving te komen? Dan mag dat eigenlijk geen problemen opleveren.”

De magie van ESB en IPaaS

Om dat te verwezenlijken zijn er twee grote strategieën. Ofwel ligt het zwaartepunt voor een bedrijf in de cloud, ofwel on premises. Oldenburg: “On premises kiezen we voor Enterprise Service Bus (ESB)-software.” ESB-software kan je zien als een communicatieplatform dat dienst doet als lijm tussen de verschillende softwarepakketten die binnen de organisatie draaien. Het ESB-pakket zorgt ervoor dat SAP met Salesforce kan praten, maar ook dat de integratie blijft lopen wanneer je één of meerdere producten zou willen vervangen . SAP NetWeaver Process Orchestration (PO) of IBM Websphere zijn twee voorbeelden hiervan. Ook bestaat er software die zowel geschikt is voor zowel on-premise als in de Cloud, bijvoorbeeld: Boomi.

Lees ook: Ctac neemt Nederlandse integrator Oliver IT over

“In de cloud is het principe hetzelfde. In dat geval gebeurt de integratie door een Integration Platform as a Service (IPaaS). Dat bevat koppelingen naar de enterprisetoepassingen in de cloud en eventuele toepassingen die alsnog on premises draaien.” Denk hierbij aan Boomi, SAP Cloud Platform Integration, Zapier of Cloudhub van Mulesoft. IPaaS is de moderne cloudversie van ESB, maar beide systemen hebben hetzelfde doel: de brug slaan tussen software van verschillende vendors in verschillende silo’s.

Klein beginnen

Hoe je als bedrijf naar zo’n geïntegreerd model stapt, hangt van je specifieke onderneming af. Oldenburg benadrukt dat een transformatie niet meteen grootschalig hoeft te zijn. “Wanneer je je businesprocessen in kaart hebt gebracht, kan je op zoek gaan naar quick wins. Een bedrijf migreert dan enkele processen naar een geïntegreerd model en kan van daaruit doorgroeien.”

Wat doet dat hele verhaal met het kostenplaatje? In de plaats van één vendor met één licentiemodel, klop je immers aan bij verschillende verkopers voor deelsoftware en moet je ook nog eens aan de slag met een integratieplatform. “Het kan soms inderdaad zijn dat het goedkoper is om alles via één vendor te kopen”, beaamt Oldenburg, “maar als de functionaliteit minder is, dan valt die meerkost snel in het niets.” Wat is met andere woorden het nut van een efficiënter licentiemodel als zowel accounting, Sales als HR uren per week verliezen door minder geschikte software. Oldenburg is er alvast van overtuigd dat het integratiemodel op termijn financieel veel interessanter is.

Dat er iets meer management bij komt kijken, staat buiten kijf, maar dat besteden bedrijven dus maar al te graag uit. Door aan te kloppen bij één integratiepartner, loopt communicatie en beheer nog steeds via een enkele partij. Dat voordeel van het enkele vendor-model gaat dus niet verloren.

Regie, raad en transformatie

Depovere: “Naast integratie is ook de regie van groot belang. Bovendien verandert het veelvoud aan pakketten het aanvalsvlak. Dat betekent dat er iemand centraal moet zitten om de beveiliging in het oog te houden.”

Lees ook: Meer dan technologie: hoe Ctac legacy-sectoren de toekomst in leidt

“De markt is enorm in verandering”, besluit Oldenburg. “Het gaat zo snel, dat het niet meer realistisch is voor klanten om mee te blijven met alle nieuwigheden.” Via het integratiemodel krijgen bedrijven een partner die de technologische evoluties voor hen opvolgt. Bovendien is het zo eenvoudiger om nieuwe software of functies te integreren of oude tools te vervangen, zonder de hele infrastructuur om te gooien.

Deze redactionele bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Ctac. Op de website van het bedrijf ontdek je meer over het cloudaanbod en de IPaaS-diensten.