In een wereld die steeds digitaler wordt, moeten leveranciers die zich van oudsher bezighielden met printen en kopiëren een grote stap zetten. Kyocera heeft duidelijk voor ogen waar het heen wil. Sterker nog, het is daar al geruime tijd mee bezig. Wij spreken met Umair Chaudhry, Commercial Director bij Kyocera Document Solutions Nederland, om hier meer over te weten te komen.
“We willen dat klanten minder gaan printen”, valt Chaudhry meteen met de deur in huis. Daar kan alvast geen misverstand meer over bestaan. Op zich is deze boodschap niet nieuw. We hebben enkele jaren geleden ook al eens geschreven over deze ontwikkeling bij Kyocera. Inmiddels is het bedrijf echter weer verder gekomen in dit proces, waarbij het toch wel een radicale ommezwaai maakt in business model en hoe het naar de markt kijkt. Hoog tijd dus om eens bij te praten.
Er moet iets veranderen
De observatie dat Kyocera wil dat klanten minder gaan printen komt niet volledig uit de lucht vallen. Daar zijn meerdere aanleidingen voor. Aan de ene kant heeft Kyocera te maken met de algehele digitalisering in de markt, waardoor er steeds minder geprint wordt. Een volledig paperless office zien we nog niet heel snel gebeuren, maar de trend in de printingmarkt is al heel lang hetzelfde: naar beneden. Daar moet Kyocera dus een antwoord op zien te vinden.
Chaudhry haalt echter nog een andere reden aan, namelijk dat Kyocera graag ziet dat klanten zo weinig mogelijk printen omdat het bij de filosofie van het bedrijf past. “Duurzaamheid is sinds de oorsprong geworteld in onze bedrijfsfilosofie en daar past minder papierverbruik bij”, volgens hem.
Dat klinkt als makkelijk scoren, omdat het nu net goed uitkomt. Toch is dat te gemakkelijk. Bij Kyocera speelt de bedrijfsfilosofie altijd een enorm belangrijke rol in welke producten en diensten er ontwikkeld worden. Zo had het bedrijf met de Ecosys-lijn al vroeg de nodige aandacht voor duurzaamheid en was het ook vroeg met het standaard dubbelzijdig afdrukken. Dit alles laat uiteraard onverlet dat uitspraken zoals die van Chaudhry hierboven uitermate goed passen bij wat er tegenwoordig verwacht wordt van printerfabrikanten.
Vergeet digitale documenten, het gaat om elektronische dossiers
Bij het horen van digitaliseren in de markt van printen in kopiëren, denken veel mensen waarschijnlijk nog aan het inscannen van documenten. Dat is ook zeker een stap in de richting van digitalisering, geeft Chaudhry aan. Bij Kyocera zijn ze echter al een stap verder. Daar draait het inmiddels om elektronische documenten of dossiers. Dat is wezenlijk anders dan digitale documenten, volgens hem. Een digitaal document kun je als attachment bij een e-mail versturen. Een elektronisch document of dossier is niet veel meer dan koppelingen naar een of meerdere systemen.
Elektronische documenten hebben de nodige voordelen ten opzichte van de ‘ouderwetse’ varianten. Allereerst is het eenvoudiger om de inhoud ervan te ontsluiten richting een of meerdere systemen of omgevingen die er iets mee moeten en/of kunnen. Als je het goed inricht is het risico op het laten slingeren van documenten daarnaast ook kleiner. Tot slot betekent meer focus op elektronische dossiers op termijn ook een afname in randapparatuur, oftewel printers. Dat zorgt uiteindelijk voor een betere security, betoogt Chaudhry. Hackers gaan ook op zoek naar randapparatuur, die doorgaans niet altijd even goed beveiligd is. “Als er een stuk software in de cloud aangeboden wordt [waar de elektronische documenten staan, red.], reduceert dit de kans op datalekken”, volgens hem. Het is dan uiteraard wel zaak om die omgeving goed te beveiligen, maar dat spreekt voor zich.
Om goed overweg te kunnen met elektronische dossiers, richt Kyocera zich al enige tijd vol op het goed ontsluiten, monitoren en beheren van elektronische documenten. Betekent dit dat het de ambitie is om zo snel mogelijk geen printers en multifunctionals meer te verkopen? Zover gaat Chaudhry op dit moment zeker nog niet. “Printers zijn nog altijd een belangrijk onderdeel van de omzet, simpelweg omdat de behoefte bij bedrijven er nog is”, stelt hij. “Er wordt wel steeds meer software aangeschaft”, vervolgt hij echter meteen. “Het aantal machines neemt -niet echt heel erg af, maar we zien wel een afname in prints. Dat wordt echter zo goed als geheel gecompenseerd door de software die klanten afnemen.”
DMS als poort naar elektronische documenten
Bovenstaande quote van Chaudhry geeft aan dat Kyocera al op de goede weg is. Het lukt het bedrijf immers om in een dalende printermarkt de gederfde inkomsten in dat segment te compenseren met inkomsten uit een andere tak van het bedrijf. Dat is wat ons betreft een slimmere strategie dan koste wat het kost te blijven innoveren op het gebied van printers. Daarmee kun je wellicht tijdelijk best iets opvangen, maar op de langere termijn is dat geen houdbare strategie.
Als we het dan hebben over software, dan gaat het bij Kyocera in eerste instantie om een Document Management System (DMS). Zonder een DMS kun je elektronische dossiers en documenten niet raadplegen en dus ook niet gebruiken. Een DMS is dus de poort tot de data van een organisatie. Dat betekent dus ook dat Kyocera de verantwoordelijkheid (deels) op zich neemt om die data te beveiligen. Daar is Chaudhry zich ook terdege van bewust: “Als we een DMS opzetten, voorkomen we dat de data in verkeerde handen terecht kan komen”, stelt hij. Daarbij begeleidt Kyocera (via partners) klanten ook, om de veiligheid ook te kunnen waarborgen.
Kyocera onderscheidt zich met BPM
Het concept van het DMS is zonder meer een cruciaal onderdeel van de visie van Kyocera. Daar is het bedrijf echter verre van uniek in. Er zijn legio DMS’en te krijgen, van printerfabrikanten en van derde partijen. Nu zal Kyocera ongetwijfeld beweren dat hun DMS beter is dan dat van een concurrent, maar echt onderscheidend is het onderaan de streep niet.
Waar Kyocera wel echt onderscheidend in wil zijn, is iets wat met de komst van elektronische dossiers steeds belangrijker wordt: Business Process Management. De data en metadata uit elektronische dossiers is toegankelijk voor veel verschillende softwarepakketten en systemen. Daarnaast zijn er ook steeds meer lagen en personen binnen een organisatie bij betrokken. Het is dan kortom erg belangrijk om niet alleen de koppelingen te kunnen leveren tussen data en de rest van een organisatie, maar ook de processen te onderzoeken.
Let wel, BPM is van zichzelf ook zeker geen nieuwe discipline. Vanuit het perspectief van een leveranciers die zich primair bezighoudt met documenten in allerlei vormen, is het wel degelijk vernieuwend. Chaudhry is ook duidelijk in hoe belangrijk BPM is voor Kyocera: “Dat wordt steeds meer waar de rol van Kyocera ligt in de toekomst.”
Geen eenvoudige transitie
We stelden hierboven dat Kyocera best succesvol is met de transitie van hardware naar software. Toch zal een volledige en volwaardige transitie echt nog wel de nodige voeten in de aarde hebben. Al was het maar omdat bij elektronische documenten meer personen deel uitmaken van het proces, iets wat we hierboven ook al aanhaalden.
Toch herhaalt Chaudhry richting het einde van ons gesprek nogmaals: “We willen onze relaties zo snel mogelijk richting elektronische dossiers krijgen.” Daarmee snijdt hij meteen ook een ander potentieel obstakel aan. Het partnerecosysteem van Kyocera moet deze overgang ook zien zitten. Daar is het bedrijf onderaan de streep afhankelijk van. Als die het niet verkopen, gaat het niet gebeuren. De verschillende assessments die Kyocera heeft ontwikkeld, om relaties van papier via digitaal naar elektronisch te begeleiden, kunnen hierbij helpen.
De partners moeten met andere woorden zien dat software verkopen niet betekent dat de business minder draait. Het is aan Kyocera om dit goed uit te leggen. De eigen cijfers kunnen hier in ieder geval alvast bij helpen. Die tonen aan dat het prima mogelijk is om inkomsten te verleggen van de ene naar de andere pilaar.
Enorm snel zal de transitie niet gaan, verwachten we. Dat is op zich ook niet heel erg, want een volledig paperless office is er ook nog lang niet. Bedrijven zoals Kyocera en haar partners hebben dus nog wel even de tijd. De route is echter wel overduidelijk en onomkeerbaar ingezet.
Lees ook: Kyocera accepteert nieuwe realiteit en zet vol in op het digitaliseren van werkprocessen