Microsoft Teams: 7 tips voor gevorderden die je productiever maken

Nu we massaal allemaal van thuis uit werken, gebeurt heel wat communicatie en samenwerking met collega’s via samenwerkingstools zoals Microsoft Teams. Ondertussen ben je wellicht al wel bekend met de basisfuncties van de software. Met deze tips til je je productiviteit in Teams naar het volgende niveau.

Wie toch nog naar een introductie in Microsoft Teams op zoek is, kan terecht bij ons eerder artikel waarin we de basisfunctionaliteit van de app overlopen. Op de Techzine-redactie werkten we ook voor de uitbraak van het coronavirus al grotendeels van thuis uit en verloopt de interne communicatie al vanaf het begin hoofdzakelijk via Teams. In dit artikel geven we je een overzicht van enkele van onze favoriete, meer geavanceerde functies, die je helpen om tijd uit te sparen en productiever te maken.

Lees ook: Tips voor thuiswerk met Microsoft Teams

Gebruik sneltoetsen

Sneltoetsen zijn een effectieve manier om sneller door de interface van een applicatie te navigeren en veelgebruikte taken uit te voeren. Ook in Teams zitten enkele handige sneltoetscombinaties om te onthouden. Zo kan je snel tussen de verschillende tabbladen in het navigatiepaneel wisselen met de combinatie Ctrl+[cijfer]. Ctrl+1 stuurt je dan naar het tabblad ‘Activiteit’, Ctrl+2 naar ‘Chat’, enzovoort. Met Ctrl+E spring je dan weer meteen naar de zoekbalk.

Andere handige sneltoetsen zijn Ctrl+Shift+M om je microfoon aan en uit te zetten tijdens een gesprek, en Ctrl+Shift+O om hetzelfde te doen voor je webcam. Er is zelfs een sneltoets om een overzciht van alle sneltoetscombinaties te krijgen: Ctrl+[punt].

Zoekbalk is ook command line

Een andere manier om sneller door de verschillende functies van Microsoft Teams te navigeren, is via de zoekbalk. Die kan je ook als command line gebruiken om opdrachten in te geven. Druk op de slash-toets (schuine streep) en je krijgt meteen een overzicht van alle mogelijke commando’s.

Je kan snel je beschikbaarheid instellen, zoals ‘/bezet’of ‘/niet-storen’, maar ook vanuit de zoekbalk een chatbericht sturen (‘/chat’) of een collega bellen (‘/bellen’).

Naast de schuine streep kan je ook de @-toets gebruiken voor bepaalde opdrachten. Met deze toets kan je onmiddellijk op zoek gaan naar een specifieke persoon om een bericht te sturen, of opdrachten uit externe apps uitvoeren.

Verbinden met externe apps

Die externe apps komen in verschillende kleuren en smaken, en laten toe om externe informatie in Teams te trekken. Denk daarbij aan integraties met andere samenwerkingstools die je al binnen de organisatie gebruikt, zoals Zoom of WebEx, maar ook projectbeheertools zoals Trello of Asana, en CRM-tools als Salesforce, Zendesk of Zoho.

Je kan ook algemenere services toevoegen, zoals Wikipedia of het weerbericht. Het aanbod is erg uitgebreid en vind je terug onder het tabje ‘Apps’. De functionaliteit van de apps is sterk afhankelijk van wat de api’s van de diensten in kwestie mogelijk maken.

Jaag externe e-mails in Teams

Teams is een goede vervanger voor interne communicatie, maar wanneer er een extern mailtje binnenrolt dat langs verschillende mensen moet passeren, dreig je opnieuw te vervallen in een ketting van mails waar je uiteindelijk niet meer wijs uit raakt.

Sinds een recente update kan je externe e-mails rechtstreeks in een Teams-kanaal jagen om ze daar te bespreken. Elk kanaal heeft daarvoor een uniek mailadres. Klik op een kanaal en selecteer de drie puntjes rechts om de opties voor dat kanaal te openen. Kies nu ‘E-mailadressen ophalen’ en stuur externe mailtjes die binnen het kanaal moeten worden besproken voortaan naar dat adres.

Omgekeerd kan je, wanneer een conclusie is bereikt, meteen vanuit Teams een mailtje terug sturen. Klik daartoe op de drie puntjes die rechts bovenaan de conversatie zelf verschijnen, en selecteer ‘Delen naar Outlook’.

Voeg andere clouddiensten toe

Standaard gebruikt Microsoft Teams een minimum van 10 GB opslagruimte in SharePoint Online, en krijgt elk teamlid persoonlijke opslag in OneDrive for Business (2 GB voor gratis accounts, 1 TB voor Office 365-accounts). Je kan echter ook een handvol andere cloudopslagdiensten toevoegen, zoals Citrix ShareFile, Box, Dropbox, Google Drive en SharePoint.

Ga naar het tabblad ‘Bestanden’ in het navigatiepaneel en klik op de grote knop ‘Cloudopslag toevoegen’. Nadat je hebt ingelogd, kan je alle bestanden op de externe cloudopslagdienst raadplegen vanuit Teams.

Nog interessanter is om specifieke mappen aan teamkanalen toe te voegen. Daarvoor ga je in het kanaal in kwestie naar ‘Bestanden’ en kies je opnieuw ‘Cloudopslag toevoegen’. Kies nu je cloudopslagdienst en selecteer vervolgens de map die je met de andere deelnemers aan het kanaal wil delen.

Meldingen van kanalen beheren

Teams geeft automatisch een melding bij nieuwe chatberichten, maar medlingen voor activiteit binnen kanalen zijn standaard uitgeschakeld. Dat zorgt voor minder afleiding, maar nieuwe berichten in belangrijke kanalen wil je vermoedelijk wel snel kunnen opvolgen. Klik daarvoor op de drie puntjes achter het kanaal en kies voor ‘Kanaalmeldingen’.

Hier krijg je een aantal opties voorgeschoteld. Je kan meldingen aanzetten voor elk nieuw bericht dat in een kanaal verschijnt en daarbij kiezen of je al dan niet ook over nieuwe reacties op berichten op de hoogte wil blijven. Daarnaast kan je ook een melding inschakelen wanneer het kanaal elders wordt vermeld.

Gebruik het uitgebreid opmaakvenster

Wanneer je een uitgebreid bericht in een teamkanaal plaatst, is het een goed idee om daar wat opmaak op toe te passen. Geef het bericht op z’n minst een onderwerp mee, dat zorgt voor overzicht en structuur, en maakt de conversatie eenvoudiger om terug te vinden via de zoekfunctie.

Om het opmaakvenster uit te klappen, klik je op het eerste icoontje onder het tekstvak (de letter A met een kwast ernaast). Naast algemene tekstopmaak heb je hier nog enkele ander opties. Zo kan je in plaats van een gewoon bericht ook een aankondiging maken die extra hard opvalt, bepalen wie op het bericht kan reageren en eventueel meerdere kanalen selecteren om het bericht of de aankondiging tegelijk in te posten.