Desktop in een Ikea-zak: Hoe bedrijven in België met het plotse thuiswerk omgaan

De coronapandemie en bijhorende lockdownmaatregelen hebben bedrijven verplicht om vrijwel van de ene op de andere dag telewerk te omarmen. Techzine polste bij een tiental organisaties naar de impact van die plots transformatie op de organisatie.

Toen de regering midden maart de lockdownmaatregelen afkondigde in een poging de verspreiding van het nieuwe coronavirus tegen te gaan, zette dat veel bedrijven aan tot een bliksemsnelle en drastische organisatorische aanpassing. Telewerk moest de norm worden, en dat volgen organisaties doorgaans goed op. Techzine klopte virtueel aan bij een tiental bedrijven, voornamelijk in de sectoren van IT en HR. We waren benieuwd naar de manier waarop zij met de uitdaging zijn omgegaan, hoe nieuw telewerk echt is voor hun werknemers, of de back-end de veranderingen wel aankon, en wat de impact van het avontuur is op de toekomst.

Lees ook: Thuiswerk zonder zorgen: vier tips voor betere wifi

De meeste organisaties die we contacteerden, hadden thuiswerk al op de één of andere manier geïmplementeerd voor minstens een deel van de werknemers. De aard van de bedrijven maakt dat telewerk bovendien een optie is voor bijna het hele personeelsbestand en al zeker bij interne functies. Anders wordt het wanneer mensen bij klanten werken of verwacht worden op de baan te zijn.

Receptionist van thuis uit

Fujitsu heeft bijvoorbeeld consultants bij klanten, waar die klanten ook telewerk omarmen. Die consultants moeten nu hun klanten en hun systemen van thuis uit verzorgen. Dat is belangrijker dan ooit, aangezien ze systemen voor telewerk bijvoorbeeld op veiligheid moeten controleren. Ook bij Orange Cyberdefense werkt iedereen remote. “Als er toch iets on-site moet gebeuren, dan wordt dat afgecheckt door de COO en Operational Services Manager”, weet HR-manager Kim Craenhals. “Als iets echt niet vanop afstand kan, dan worden er eerst duidelijke afspraken gemaakt met de klant en de consultant.”

Zelfs de receptioniste kan vanuit de veiligheid van haar eigen huis werken.

Voor recruitingbedrijf Hays is menselijk contact dan weer erg belangrijk, al werkte dat bedrijf voor de crisis ook al aan een thuiswerkpolicy. “We geloven dat met de juiste organisatie en tools een deel thuiswerk altijd moet kunnen, niet nadelig is voor de business én voordelig is voor de mensen”, vertelt Managing Director voor Hays België Robby Vanuxem. Een mooi voorbeeld daarvan vinden we bij Belnet, waar het businesscontinuity-plan er zelfs voor zorgt dat de receptioniste vanuit de veiligheid van haar eigen huis kan werken.

Ook bij Attentia merken ze dat thuiswerk vaker een optie is dan aanvankelijk gedacht: “Voor sommige functies is het minder evident om van thuis uit te werken maar gezien de specifieke omstandigheden vandaag merken we dat we daar ook wel een mouw aan kunnen passen.”

Dat thuiswerk een goede zaak is voor de work-lifebalans, was bij de meeste van de ondernemingen die we aan de tand voelden al geweten. Dat zorgde ervoor dat iedereen minstens deels voorbereid was op de lockdownsituatie, maar nooit helemaal. “Het valt op dat niemand gewoon is om altijd van thuis uit te werken”, merkt Rudolf de Schipper van Unisys.

Voldoende capaciteit

Doordat thuiswerk voor vrijwel niemand helemaal nieuw was, stond veel infrastructuur al op zijn plaats. Dat betekent niet dat iedereen naar huis sturen geen problemen met zich meebrengt. Grote organisaties zoals Check Point, VMware, Salesforce en Belnet beschikten al over voldoende VPN-capaciteit, andere bedrijven kenden nog enkele kinderziektes. Sage zette bijvoorbeeld heel z’n Belgische organisatie op 24 uur tijd thuis, waarna er nog 24 uur lang enkele capaciteitsproblemen waren, die al bij al snel werden weggewerkt.

Sage zette heel z’n Belgische organisatie op 24 uur tijd thuis.

Voor VMware en Unisys is de hele situatie een thuismatch. Thuiswerk is sowieso belangrijk voor VMware en het bedrijf kan beroep doen op z’n eigen technologie. “We drinken onze eigen champagne”, aldus Frederiek van Hoornick van VMware. “We maken ten volle gebruik van onze eigen technologie. Bovendien maken veel tools zoals Zoom of Salesforce rechtstreeks verbinding met cloudservers, zodat ze onze VPN-capaciteit niet belasten.” Voor Unisys is VPN-capaciteit helemaal geen probleem, aangezien het bedrijf de eigen Stealth-technologie benut, die geen centraal component heeft. Het lijkt er over het algemeen op dat ieder bedrijf dat af en toe al thuiswerk toeliet, bestaande technologie zonder al te veel problemen kon opschalen.

Met de desktop naar huis

Een praktischer probleem doet zich voor langs de kant van de werknemers. We hoorden verhalen van overheidsdiensten en kmo’s die hun personeel met een grote zak, met daarin de desktopcomputer en toebehoren, huiswaarts stuurden. Niet ieder bedrijf rust immers al zijn personeel uit met een laptop, en dat levert vandaag unieke problemen op.

Verschillende bedrijven zagen zich genoodzaakt om werknemers met de desktop huiswaarts te sturen.

Onze ondervraagden waren gelukkig beter voorbereid. Ieder bedrijf had zijn personeel in ons land al geruime tijd voorzien van laptops. Voor Unisys was dat niet wereldwijd zo. “Het servicecenter in Budapest heeft in recordtijd meer dan 500 werknemers thuis laten werken. Daarvoor hebben we wat laptops naar Hongarije moeten sturen en zijn er inderdaad desktops overgebracht naar mensen thuis”, weet de Schipper. Ook die transformatie verliep al bij al vlot.

Lees ook: 6 ultrabooks getest: welke moet je hebben?

“Ook wij hebben voldoende hardware”, vertelt Marianne Hewlett, Senior Vice President bij Atos, “maar nu heel Europa en misschien zelfs de wereld is overgeschakeld op thuiswerk wordt het wel moeilijk om nieuwe exemplaren te bestellen bij defecten.” Wie met z’n laptop thuis zit, geniet natuurlijk niet van dezelfde infrastructuur als op een goed uitgerust kantoor. Daar hebben ze bij Salesforce iets op gevonden. Max Swerdlow, country leader bij de Belux-organisatie: “Voor extra materiaal zoals schermen en bureaustoelen zetten we daarom 250 dollar per werknemer opzij.”

Online contracten en training

Onze bevraging toont vooral hoe de iets grotere technologiegerichte bedrijven bij ons al bij al vrij vlot zijn overgeschakeld op het nieuwe regime. Vaak kwam daar de nodige creativiteit bij kijken. De recruiters van life science-consultancybedrijf Quality By Design (QbD), moesten bijvoorbeeld het hele recruterings- en aannemingsproces digitaliseren. “Kennismakingsgesprekken met kandidaten vinden plaats via videocalls, net als contractondertekeningen”, vertelt Elly De Bruyn, HR Director en Partner bij bij het bedrijf. “Het hele proces verloopt nu vanop afstand, en met succes.”

QbD blijft net als vele andere bedrijven inzetten op trainingen. Het bedrijf gebruikt daar GoToTraining voor, terwijl een organisatie als Salesforce op z’n eigen Trailhead-oplossing kan terugvallen. Onder andere Atos, Belnet en Fujitsu zorgden voor extra onlinetrainingen om het eigen personeel op weg te helpen met vaak nieuwe software. Bij andere bedrijven zoals communicatiebureau YouEngine of Check Point had het hele personeelsbestand al ervaring met de belangrijkste samenwerkingstools en hun mogelijkheden. “We ontdekken wel dat mensen nu pas alle mogelijkheden van bijvoorbeeld Microsoft Teams beginnen te ontdekken”, voegt Kris Poté van Capgemini daar aan toe.

Mensen beginnen nu pas alle mogelijkheden van Microsoft Teams te ontdekken.

De saga toont aan dat een bedrijf van de fysieke naar de onlinewereld verhuizen wel degelijk een optie is, ook in scenario’s die misschien een maand geleden nog ondenkbaar leken. Voor de firma’s waarmee wij spraken, is het momenteel grotendeels business as usual, zij het dan vanop een ongewone locatie.

Vier uur bieruur

De crisis geeft organisaties bovendien de kans om zich van hun origineelste kant te laten zien. Bij Belnet schonken werknemers hun eigen aperitief in tijdens een virtuele afscheidsdrink voor een vertrekkende collega en ook bij Hays durven teams de dag al eens afsluiten met een gintonic of rosé. “De situatie vergt flexibiliteit en inspanning van iedereen, dus meer dan ooit mag de boog niet altijd gespannen zijn”, vindt Vanuxem daarover.

Afterwork blijft heilig, en werd door verschillende bedrijven succesvol gedigitaliseerd.

Ook bij Orange Cyberdefense kijken ze naar een manier om de wekelijkse vrijdagdrink op kantoor te virtualiseren. Verder hebben ze al hun werknemers een geschenkmand vol met lekker en gezond snoepgoed toegestuurd om hen een hart onder de riem te steken. Selfies daarmee gaan samen met andere zaken naar de Teams-site. Verder is er een ‘Surviving the lockdown’-pagina waar naast de belangrijke maatregelen ook tips staan die de quarantaine wat aangenamer kunnen maken. Het bedrijf houdt de sfeer er verder in met ludieke challenges, zoals themafilmpjes maken of jongleren met wc-papier. Orange Cyberdefense gaat van alle door ons bevraagde bedrijven het verst en organiseert zelfs yogasessies via teams.

Lees ook: Tips voor thuiswerk met Microsoft Teams

Ook NTT zet in op virtuele sport. Het voormalige Dimension Data sponsort het NTT Pro Cylcling-fietsteam en organiseert virtuele fietstrainingen via Zwift. Zwift laat mensen toe om binnen een parcours te fietsen via digitale trainingen op een scherm. Ook externe eigenaars van de nodige hardware kunnen hieraan deelnemen.

Lessen voor de toekomst

Het valt op hoeveel er vandaag toch mogelijk is met de beschikbare technologie. Geen van de ondervraagde bedrijven wil de opgedane kennis teloor laten gaan. Organisaties waar thuiswerk al de norm was, plannen niet al te veel te veranderen. Bij YouEngine merkten ze zelfs op dat thuiswerk soms efficiënter is dan werk op kantoor, zelfs bij brainstorms. Unisys denkt er ook aan om meer thuiswerk toe te laten na de crisis, al is dat momenteel niet de focus. “Thuiswerk staat al even op de agenda, de kans is groot dat die nu verschoven wordt naar de prioriteitenlijst”, horen we ook bij Attentia.

Thuiswerk is soms efficiënter dan werk op kantoor.

Recruiter Hays en QbD verwachten dan weer een omgekeerde beweging. “Misschien zullen mensen er na de crisis net even genoeg van hebben”, denkt Vanuxem. Ook bij QbD vermoeden ze dat de collega’s net meer dan voorheen naar kantoor zullen komen zodra dat opnieuw mag. “Ik denk dat ik voor iedereen mag spreken als ik zeg dat we de dagelijkse interactie met onze collega’s in real life toch wel missen”, klinkt het.

Dat honderd procent telewerk niet ideaal is, vindt wel unanieme consensus. Fujitsu mikte voorheen al op 60 procent, en denkt dat dat een mooie oplossing blijft. Kim Van Petegem, HR Manager bij Fujitsu België: “Face-to-face-contacten hebben nog altijd toegevoegde waarde in het uitbouwen van relaties en telewerken laat je niet toe alle troeven van lichaamstaal uit te spelen tijdens conversaties, presentaties en vergaderingen.”

Alle bedrijven geven wel aan te vermoeden dat deze crisis een permanente stempel zal drukken op de bedrijfswereld. Dat werk voorgoed zal veranderen, en telewerk een prominentere rol krijgt, staat zo goed als vast.

Hoe is de overstap naar thuiswerk bij jou verlopen? Of werk je nog op locatie? Laat het ons weten via onderstaande korte survey: