Tips voor thuiswerk met Microsoft Teams

Nu iedereen die kan in België thuiswerkt, komen veel mensen voor het eerst in aanraking met samenwerkingssoftware. Microsoft Teams is een populaire keuze maar blinkt niet meteen uit in gebruiksvriendelijkheid. We zetten enkele best practices op een rijtje.

Efficiënt thuiswerk staat of valt bij de juiste tools. Dat betekent dat je een alternatief nodig hebt voor verbale gesprekken, en dat alternatief heet niet e-mail. Organisaties die hun interne communicatie naar mail verschuiven, zorgen vooral voor frustratie bij werknemers thuis. Je hebt een samenwerkingstool nodig waarin je zowel individueel als in groep kan chatten om verschillende zaken op een overzichtelijke manier te bespreken.

Kost en uitrol

Voor veel organisaties is die tool in kwestie Microsoft Teams. Niet omdat het de beste optie is (dat is naar mening van onze redactie Slack), maar omdat Teams al inbegrepen zit in het Office 365-abonnement dat zowat ieder bedrijf bezit. Zo zit Teams in Office 365 Business Essentials voor tot en met 300 gebruikers. Met een Office 365 Business Premium-abonnement is het aantal gebruikers zelfs onbeperkt. Tot slot kan je ook gratis met Teams aan de slag gaan, al zit je dan met beperkte opslagruimte per gebruiker (2 GB in de plaats van 1 TB per gebruiker en 10 GB voor alle teams versus  1 TB per organisatie en 10 GB extra per licentie in een betaald abonnement).

Idealiter start je met de uitrol van Teams op een beperkte schaal, al durven we vermoeden dat die optie gezien de situatie niet meer aan de orde is. Teams is opgesplitst in twee belangrijke conversatiemethodes: Chat en Teams. Chat is bedoeld voor ad hoc-conversaties met collega’s en groepen, Teams voor structurele besprekingen die binnen een duidelijke workflow passen. Het zwaartepunt ligt zoals de naam suggereert bij de laatste optie.

De teams

Binnen een organisatie kan je verschillende teams opzetten, en één werknemer kan bij meerdere teams horen. Hoe je een team indeelt, hangt van je organisatie af. Denk als vuistregel aan departementen. ‘Sales’ zou een team kunnen zijn, naast ‘Administratie’ en ‘Lay-out’. Binnen Teams zitten mensen die geregeld samenwerken en informatie met elkaar delen, maar zeker niet altijd. Je kan flexibel extra teams aanmaken of verwijderen.

Een efficiënt gebruik van Teams begint bij een doordachte verdeling van teams, waarin werknemers die met elkaar samenwerken vervolgens kanalen kunnen maken om projecten en taken te bespreken.

Een goede start van telewerk met Teams begint bij een doordachte structuur van de eigenlijke teams. Mensen moeten de collega’s die ze rondom zich zien in een team kunnen terugvinden. Bedenk wel dat je verder kan gaan. Werken verschillende groepjes collega’s van verschillende departementen in de praktijk vaak samen? Stop ze dan samen in een extra team. Een team kan zeker ook je hele organisatie omvatten. Vaak is het een goed idee om zo één team op te zetten.

Kanalen binnen teams

Binnen de teams vind je de kanalen. In deze kanalen zal je effectief werken. Ze zijn gebaseerd op onderwerp, workflow of project en iedereen binnen een team kan ze zien en eraan deelnemen. Nemen we onze eigen redactie (een team) als voorbeeld, dan hebben we kanalen zoals ‘Pitches en uitnodigingen’ om events te bespreken, of nog ‘Titels’ om samen te brainstormen over een artikeltitel.

Binnen een kanaal bespreek je zaken. Dat kan als een traditionele groepschat, waarin iemand iets zegt en iemand anders los een antwoord typt. Vaak is het eenvoudiger om in threads te werken. Daarbij zegt iemand iets, en kan je daarop reageren door op ‘reply’ te klikken. De antwoorden zijn dan ondergeschikt aan de initiële boodschap. Denk aan een forum waarbij posts hiërachisch gerangschikt staan als losse posts (berichten binnen het kanaal) en posts die zelf reacties zijn op berichten van forumgebruikers.

Bestanden delen, bespreken en bewerken

Het kanaal is tevens de plaats waarin je bestanden deelt om te bewerken te bespreken. Hier schuilt de kracht van Teams. De app is immers uitstekend geïntegreerd met de rest van Office 365. Heb je een document getypt waarop je feedback wil van collega’s? Dan kan je dat document via de bijlage-knop onderaan rechtstreeks vanuit OneDrive toevoegen aan een kanaal. Collega’s kunnen de inhoud nu bespreken in een thread onder het document maar ze kunnen het ook rechtstreeks bewerken. Dat gaat in Teams zelf, in de webversie van de Office-app (zoals Word of Excel) of zelfs via de desktop-toepassing. De wijzigingen worden meteen gesynchroniseerd.

Je kan bestanden rechtstreeks in Teams bewerken met je collega’s.

Zoek je feedback op een spreadsheet, Powerpoint of ander Office-document? Stuurt dan zeker en vast geen mail. Zorg ervoor dat het document opgeslagen is in OneDrive, deel het in het relevante kanaal met je collega’s, verzamel feedback onder het document en laat iedereen wijzigingen in realtime in het bestand toevoegen. Zo word je niet overspoeld met tientallen mails en versies, ziet iedereen in één blik waar de collega’s staan en behoud je ook achteraf het overzicht van wie wanneer wat heeft gezegd. Deze manier van werken biedt misschien wel de allerbelangrijkste meerwaarde van Teams en is essentieel voor telewerk. Is de coronacrisis binnenkort gedaan? Onthoud deze workflow dan. Ieders mailbox zal je dankbaar zijn.

Zoek je naar een specifiek bestand dat eerder gedeeld werd? Kijk dan bovenaan in het kanaal. Naast de posts vind je een tab voor de bestanden, waarin alle gedeelde documenten chronologisch staan opgelijst.

Zoek naar de tab Bestanden in een kanaal of chatgesprek om snel je gedeelde bestanden terug te vinden.

Rechts van die tab vind je nog de ‘Wiki’-optie. Die is handig om bepaalde veel gestelde vragen of procedures gekoppeld aan een workflow samen te vatten. Zie dat tabblad als een snel toegankelijke light-versie van Sharepoint.

Geen mailketting, wel een teamsgesprek

Je kan niet alleen bestanden delen en bespreken, maar sinds een recente update ook mails. Dat is handig wanneer er een externe mail binnenrolt, en de inhoud daarvan langs verschillende mensen moet passeren om de juiste actie te bepalen. Opnieuw zorgt Teams ervoor dat een kettingmail overbodig wordt. Je kan een mail rechtstreeks vanuit Outlook aan een kanaal toevoegen via een uniek mailadres. Klik binnen je team op een kanaal en selecteer de drie puntjes rechts om de opties voor dat kanaal te openen. Kies nu ‘E-mailadres opvragen’ en onthoud dat mailadres. Een mail die je vanuit Outlook forward naar dat adres, komt meteen in het kanaal terecht. Zo kan je de inhoud opnieuw gestructureerd bespreken onder het mail-item, net zoals bij een document.

Forward een mail naar het relevante Teams-kanaal en bespreek de inhoud daar, zo vermijd je hatelijke cc-mailkettingen.

Andersom is het ook mogelijk om een conversatie binnen Teams naar een mail om te zetten. Klik daartoe op de drie puntjes die rechts bovenaan de conversatie zelf verschijnen, en selecteer ‘Delen naar Outlook’. Er opent nu een dialoogvenster waarlangs je de mail met de conversatie kan sturen. Dat kan handig zijn voor archiveringsdoeleinden, maar gaat uiteindelijk in tegen het doel van Teams: minder mailhorror.

Wat met chats?

Naast de Teams zijn er zoals gezegd de chats. De functionaliteit daar overlapt voor een stuk met die van de teams. Voor beginners kan het verleidelijk zijn om uitsluitend chats te gebruiken, maar dat is een vergissing. De functionaliteit is veel beperkter, waardoor je heel wat nuttige features zal missen. Chats zijn ideaal voor een snelle conversatie met een enkele collega. Er zijn ook groepschats, en daar vervaagd de lijn met de teams wat, zeker aangezien je deze groepschats ook namen kan geven. Je kan er ook bestanden delen, maar antwoordthreads bestaan hier niet. Bovendien kan je geen mails delen naar (groeps)chats.

Chatgesprekken blijven privé onder de deelnemers, in tegenstelling tot activiteit in kanalen die zichtbaar is voor het hele team. Zie een chatgesprek binnen teams als de professionele variant van een Whatsappgesprek of de digitale versie van een kort gesprek wanneer je bij iemands bureau of de koffiemachine passeert. Chats zijn verder ideaal voor gesprekken waar je later niet naar terug moet refereren en die niet relevant zijn buiten de deelnemers om. Microsoft ziet ze als vrijblijvender. Belangrijk werk doe je in de regel in kanalen, gesprekken gebeuren in chats. Waar de lijn precies ligt, zal je zelf wat moeten aanvoelen. Wat misschien nog helpt: zie kanalen als een verbeterde versie van intern mailverkeer waarin je ook vergaderingen deels vervangt.

Videovergadering

Moet je echt face to face vergaderen, dan zit je bij de chats wel op het juiste adres. Hier start je immers audio- of videogesprekken. Dat kan opnieuw 1:1 of in groep. Teams werkt op je laptop of via een app op je mobiele toestel, en wordt binnenkort ook compatibel met Skype voor dergelijke gesprekken. De functionaliteit doet niet voor niets aan Skype denken: Microsoft zal Skype for Business volgend jaar finaal vervangen door Teams. Klik rechts bovenaan op het camera-icoontje om te starten.

Lees ook: 6 tips om beter te videovergaderen

Je kan een videovergadering ook in een kanaal starten. De wegen van Microsoft blijven soms ondoorgrondelijk, dus een vergadering starten doe je niet via een knop bovenaan, maar via een kleine knop onderaan waar je ook bijlages of Gifs toevoegt. Klik op ‘nu vergaderen’. Dit type videocall is meer als echte vergadering bedoelt, en blijft achteraf als evenement in het kanaal staan. Zo kan je er commentaar aan toevoegen.

Meldingen en mentions

Teams overspoelt je niet met meldingen. Van chats krijg je automatisch een melding maar van activiteit binnen kanalen niet. Dat is opzettelijk: het is de bedoeling dat je via Teams meer structuur en minder afleiding ervaart. Dat brengt ook een nadeel met zich mee: soms heb je gewoon dringend een antwoord nodig. Daarvoor biedt Teams opties in verschillende gradaties.

Een prioriteit kan je enkel aan een bericht in een chat toevoegen, niet aan een gesprek binnen een kanaal.

Eerst en vooral is er de mention. Typ @ gevolgd door de naam van wiens aandacht je wil. Zo krijgt die persoon bovenaan in het ‘Notificatie’-vakje van teams een melding. Is dat niet voldoende? Dan kan je iemands aandacht trekken via een chatbericht. Klik dan onderaan in Teams op het uitroepteken. Daar vind je drie prioriteiten. ‘Standaard’ is een normaal bericht zonder excessieve meldingen, ‘belangrijk’ wordt gemarkeerd en de ontvanger ziet duidelijker dat er iets nieuws is. ‘Dringend’ kan je zien als paniekmodus. Teams gaat hierbij twinting minuten lang in overdrive, waarbij de ontvanger iedere twee minuten een melding krijgt. De app zet alle mogelijke middelen in, en vuurt ook mails af via Outlook.

Zelf heb je ook controle over de meldingen die je wil ontvangen. Zijn notificaties van berichten vervelend omdat je in een vergadering zit of even wil doorwerken zonder storen? Dan kan je jezelf op ‘Bezet’ of ‘Niet storen’ zetten. Doe dat door in Teams op je naam te klikken rechts bovenaan en daar de beschikbaarheid aan te passen. ‘Bezet’ onderdrukt de meldingen, ‘Niet storen’ geeft ook aan andere mensen aan dat je waarschijnlijk niet meteen zal antwoorden. ‘Afwezig’ en ‘Zo terug’ spreekt voor zich.

Kies ‘Niet storen’ wanneer je meldingen tijdelijk wil uitschakelen. Dat is handig wanneer je bijvoorbeeld een videocall gepland hebt.

Activiteit

Teams zal je status automatisch aanpassen aan de hand van je Outlook-agenda. De app zit immers op hetzelfde Office 365-framework, en heeft er toegang toe. Zo kom je automatisch op bezet te staan wanneer die belangrijke (tele)meeting begint. Je kan je agenda bovendien raadplegen en aanpassen via de bijhorende tab links in de applicatie.

Meldingen verschijnen in het ‘Activiteit’ tabblad dat helemaal links bovenaan staat. Daar zie je een overzicht van alle notificaties in een feed. Klik je op een notificatie, dan zie je rechts de details en kan je meteen antwoorden. Voor volledige functionaliteit ga je echter best naar het relevante kanaal of de juiste chat. Zelf vinden we de notificatiefeed niet bepaald overzichtelijk.

Teams kan nog veel meer dan wat we hierboven aanhaalden, maar met deze basic kunnen zeker kersverse thuiswerkers al op een gestructureerde manier aan de slag. Best practices zijn ook na de pandemie relevant. Intern mailverkeer terugdringen is immers het hoofddoel van Teams, en dat werkt zowel thuis als op kantoor.

Weg met mails

Verder zorgt een duidelijke structuur ervoor dat je vlot kan samenwerken en belangrijke zaken kan bespreken met collega’s waar je ook bent. Bestanden en mails delen en bespreken in kanalen is misschien wel de voornaamste workflow die iedere telewerker moet omarmen. Wanneer een organisatie teams correct gebruikt, worden interne mails in bijna alle gevallen overbodig terwijl. Noch bestanden, noch mails zelf moet je immers binnen je organisatie doorsturen: bespreek altijd binnen een kanaal.

De kanalen bieden bovendien een mooi archief waarin een manager kan zien hoe een project loopt, zonder dat hij of zij daarbij in cc moet staan bij alle mails die de mailserver passeren. Chats zorgen dan weer voor het directe contact met collega’s. Zodra je bedrijf de basics onder de knie hebt, kan je aan de slag met verdere integraties van bedrijfs- en planningstools. Microsoft wil van Teams graag de centrale samenwerkingshub van je bedrijf maken.