Avaya Spaces verleidt thuiswerkers met veel gratis opties en webtool

Thuiswerken staat bij elk bedrijf op de radar, nu we met z’n allen proberen om de dreiging van het coronavirus in te dijken. Bij toeval kregen we begin maart nog een demo van Avaya Spaces, een samenwerkingstool voor bedrijven om beter met elkaar te communiceren, waar dan ook. De afspraak lag al vast sinds februari, van timing gesproken bij Avaya.

Hoe anders kan het dan dat deze presentatie online plaatsvindt, in Avaya Spaces. Ondanks dat we de tool nog nooit hebben gebruikt, is de initiële start heel eenvoudig. Je klikt op een link die je krijgt toegestuurd, en klaar is Kees. Wie dat wil, kan een Avaya-account aanmaken om later opnieuw in te loggen of om zelf met de tool te experimenteren. Heb je daar geen zin in, dan kan je ook eenmalig inloggen door gewoon je naam in te vullen.

Na een handvol minuten tekent iedereen present en kunnen we van start gaan met de videovergadering. Michiel Noordermeer neemt het woord als fonkelnieuwe Managing Director van Avaya Nederland. De klassieke cijfers worden onmiddellijk bovengehaald: over hoe flexibel werken steeds belangrijker wordt en dat er tegen 2023 minder dan 30 procent het kantoor kiest als favoriete werkplek.

Drukke markt

Enige nadeel: Avaya komt met Spaces in een razend drukke markt, waar vandaag al tientallen oplossingen bestaan. De fabrikant heeft zijn wortels in de telecommunicatiewereld en is groot geworden met PBX-telefooncentrales.

Avaya komt met Spaces in een razend drukke markt, waar vandaag al tientallen oplossingen bestaan.

Wanneer we over die wortels spreken, reageert Noordermeer direct teleurgesteld. “Dat is voor ons bijzonder pijnlijk, omdat vandaag 86 procent komt uit software en services. 59 procent van onze omzet is recurring en groeit jaar op jaar. We komen uit een sterke marktpositie en hebben samenwerkingen met heel wat grote partijen.”

“Klanten die hun hardware niet willen evolueren, kunnen bij ons ook nog terecht voor flexibele afrekenmodellen. Lokaal investeren we heel sterk in een nieuw elan rond Avaya, om het merk fris op de markt te zetten. De productstrategie is volledig cloud: private tot public, hybride, alles om de klant op zijn tempo naar de cloud te begeleiden.”

Uitgebreide gratis versie

Terwijl Noordermeer enthousiast zijn relaas doet, valt ons vooral op hoe vlot Avaya Spaces werkt. De webversie vereist geen installatie, zodat het IT-team van een deel kopzorgen wordt ontlast. Het werkt onafhankelijk van de bestaande structuur en is volledig cloudgebaseerd. Naast videovergaderen kan je prima chatten, bestanden delen, taken uitdelen en opvolgen, en dat allemaal in groep of individueel.

Avaya Spaces

De gratis versie bevat alle bovenstaande opties, maar beperkt videovergaderen tot twee personen. Wie meer mensen erbij wil betrekken, kan nog altijd zonder beeld bellen met elkaar (maximum 50 personen). Van zodra je een Avaya-account aanmaakt, word je direct getrakteerd op 90 dagen Avaya Premium. Je moet geen kredietkaartgegevens invullen om hiermee aan de slag te gaan, wat het heel laagdrempelig maakt.

Wie voor de premium optie kiest, 6 dollar per gebruiker per maand, kan videobellen met maximum 200 deelnemers en vervangt de bestandslimiet van 1 GB naar ongelimiteerd. Er is nog een duurdere optie van 18 euro per maand, waarmee je ook mensen kan laten inbellen via een telefoonnummer in een vergadering. Het aantal gebruikers in een videovergadering verhoogt daarbij ook van 200 naar 500 deelnemers. In de toekomst worden er nog opties toegevoegd om audio- of videofiles te downloaden na een meeting en komt er automatische transcriptie. Beide opties zullen achter de betaalmuur verdwijnen, al is nog niet bekend in welk pakket.

De gratis versie bevat haast alle opties, maar beperkt videovergaderen tot twee personen.

Office- en PDF-bestanden zijn binnenkort rechtstreeks aanpasbaar via de webtool. Vandaag gaat dat nog niet en moet je telkens het bestand downloaden. Om goed samen te kunnen werken, is rechtstreeks aanpassen best wel handig. De functie maakt enkel zijn intrede in de premiumversies.

Mobiele app in tandem met webversie

Wie vandaag Cisco WebEx, Slack of Microsof Teams gebruikt, weet dat de software automatisch met de pc mee opstart, zodat je beschikbaar bent wanneer collega’s iets willen vragen. Bij Avaya Spaces heb je enkel de webclient en geen programma dat je moet installeren. Dat is tegelijk een zegen en een vloek. Michael van Schagen, Sales Consultant bij Avaya, vindt dat niet zo’n probleem.

“Je kan Avaya Spaces ook installeren op je iOS- of Android-toestel. Hier krijg je wel een melding wanneer iemand je wil bellen of een bericht heeft gestuurd. Mocht je de webclient niet open hebben staan, dan word je via de app op de hoogte gebracht. Je kan ook met de app alle functionaliteit van de webtool ervaren.”

Avaya Spaces

“Wie vandaag al UC-apparaten op kantoor gebruikt, kan die handig integreren in Spaces om te gebruiken. We willen de drempel zo laag mogelijk maken voor mensen om in te stappen. Die keuze maken we heel bewust. De zogenaamde Gen Z-werknemers willen op het moment dat voor hen uitkomt iets kunnen delen. Dat kan nu bij ons, zonder dat je bij IT moet aankloppen voor installatierechten.”

Noordermeer benadrukt dat Avaya niet enkel grote bedrijven wil overtuigen. “Iedereen kan bij ons terecht, ook kmo’s. We kijken overigens ook om het programma uit te breiden naar ziekenhuizen en onderwijsinstellingen. Vandaag draait het al in China in een ziekenhuis, zodat families in contact blijven met patiënten. In Europa moet dit er ook komen, maar daarrond volgen binnenkort meer details.”

Complexiteit wegnemen

Avaya Spaces is in onze ogen uniek omdat het complexiteit weghaalt. De tool doet maar een paar dingen en lijkt die heel goed te doen: chatten, taken opvolgen, werkruimtes aanmaken, videobellen en bestanden delen. Wie uitgebreid projecten wil beheren, kan beter naar een andere tool kijken. Avaya vindt het niet erg om dat toe te geven en benadrukt de eenvoud van Spaces.

De tool doet maar een paar dingen en lijkt die heel goed te doen.

Bestaande klanten van Avaya kunnen vandaag de premiumversie van Spaces één jaar lang gratis gebruiken. Bij Avaya zelf gebruiken ze Spaces al langer, maar het bedrijf heeft gewacht tot dit voorjaar om het platform breed beschikbaar te stellen. Vermoedelijk had niemand het zien aankomen dat thuiswerken vandaag belangrijker is dan ooit.

De timing kon niet beter vallen voor Avaya, maar de concurrentie is vandaag moordend. Er zijn tientallen oplossingen die strijden om dé thuiswerktoepassing te worden binnen elk bedrijf. Bovendien zwaaien de meeste aanbieders met tijdelijke gratis versies van premiumpakketten, om tijdens de coronacrisis thuiswerken te optimaliseren. Afwachten of Avaya met Spaces bedrijven kan overtuigen.