Thuiswerk in jouw organisatie: de basics

Slechts 17 procent van de Belgen werkt af en toe van thuis uit. Met de angst voor het coronavirus voor de deur, is de kans groot dat je als organisatie functioneel wil blijven zonder dat iedereen daarvoor naar kantoor moet komen. Hoe begin je daaraan?

Het is momenteel de wereldwijde ambitie is om coronavirus in te dijken en een verhoogd isolement is daar één van de meest efficiënte maatregelen voor. Bedrijven die de verspreiding van het virus willen voorkomen, doen er goed aan thuiswerk te faciliteren, al is het maar voor mensen die symptomen van een verkoudheid hebben en niet de hele werkvloer willen besmetten.

Thuiswerk vereist echter de nodige voorbereiding, de juiste tools en een aangepaste cultuur. Slechts 17 procent van de Belgen mag van zijn organisatie af en toe thuiswerken, wat aantoont dat er marge is voor verbetering. Wij zetten de basis even op een rij in een gids die vooral voor kmo’s zonder duidelijk thuiswerkbeleid interessant zal zijn.

Internetproblemen

Voor thuiswerk begint alles bij de internetverbinding. Werknemers moeten op een stabiele manier toegang krijgen tot bestanden en applicaties van hun werk. Dat kan minder vanzelfsprekend zijn dan je denkt. Niet iedere medewerker heeft technologie even hoog op de prioriteitenlijst staan. Telewerken is bovendien tweerichtingsverkeer: niet alleen de downloadsnelheid is belangrijk, ook de uploadkwaliteit moet op iets trekken.

Niet alleen de downloadsnelheid is belangrijk, ook de uploadkwaliteit moet op iets trekken.

Ga er niet van uit dat iedereen een Fiber 200-verbinding heeft met hypermodern mesh-netwerk. De kans dat er tevreden klanten met bijvoorbeeld een Poco-abonnement van Scarlet bij je werkzaam zijn, is niet onbestaande. Daarmee krijg je een downloadsnelheid van 30 Mbps en een uploadsnelheid van amper 2 Mbps. Wil je daarmee een flinke spreadsheet van pakweg 8 megabytes synchroniseren of doorsturen, dan mag je in het beste geval al een half uur wachten. En dan moet je nog hopen dat de wifi-verbinding bij de werknemer op iets trekt, en de router niet in de kelder achter de waterboiler plakt.

Fiscaal

Een kleine rondvraag vooraf doet wonderen. Vraag medewerkers bijvoorbeeld naar hun internetabonnement, of vraag hen via hun telefoon een snelheidstest uit te voeren op de plaats waar ze thuis willen werken en de resultaten te delen. Dat kan via een app zoals de Speedtest van Ookla, maar ook gewoon door ‘speed test’ in Google in te typen en de test van Google uit te voeren.

De kans bestaat dat je werknemers richting een steviger abonnement moet duwen. Dat kan een win/win-situatie zijn. Fiscaal kan je als werkgever tegemoetkomen met een vergoeding van in totaal maximaal 165 euro per maand. Dat dekt voor een stuk het internet, maar ook de extra kosten aan verwarming en andere investeringen die een werknemer thuis voor z’n rekening moet nemen. Daarmee gewapend kan je iemand voor een klein bedrag overhevelen naar een internetverbinding die wel werkbaar is.

Toestellen

Met het internet op orde heeft de werknemer een toestel nodig om op te werken. Wie een laptop van het werk heeft, kan meteen verder. Is dat niet het geval, dan kan je overwegen om een medewerker op een privétoestel te laten werken, al is dat geen aanrader. Het brengt immers heel wat beveiligingsrisico’s met zich mee. Idealiter voorziet de werkgever de nodige hardware (lees ter inspiratie onze vergelijking van de 6 relevantste ultrabooks van het moment), of verzorg je een BYOD-strategie waarbij iemand zijn eigen laptop wel kan laten certifiëren voor zakelijk gebruik. De mate waarin dat laatste een optie is, hangt af van de middelen van je IT-departement.

hp elitebook x360 1040 g5

Het is in ieder geval aan te raden om mensen de optie te geven hun eigen laptop mee te nemen wanneer dat mogelijk is. Voor wie op een desktop werkt omdat de job bijvoorbeeld zwaardere hardware vereist, is dat moeilijker. Mobiele workstations zijn een optie, maar die zijn meteen prijzig. Er zijn in dat geval andere opties, waar we iets verder in dit stuk op terugkomen.

Veilig verbinden

Gewapend met het juiste toestel en een stabiele verbinding kan het werk bijna beginnen. In de praktijk moet je nu nog verbinden met de infrastructuur van de zaak. Dat gebeurt via een VPN-verbinding. Vermoedelijk is je IT-omgeving al wel voorzien van een firewall. VPN/firewall-combinaties zijn legio, en hoeven niet duur te zijn. Voor kleine bedrijven denken we daarbij bijvoorbeeld aan toestellen zoals de Fortigate 30E van Fortinet (409 euro exclusief btw) of de Sophos SG105 (440 euro exclusief btw).

Langs de endpoint-kant heeft de VPN natuurlijk client-software nodig. Houd er rekening mee dat je die niet alleen moet installeren, maar ook moet uitleggen aan de gebruikers hoe ze kunnen verbinden. Een gids met prentjes waar iedereen altijd bij kan, ook thuis, kan daarbij helpen. Overweeg waar mogelijk tweefactorauthenticatie om in te loggen op de VPN, omwille van de bijkomende veiligheid. Uiteindelijk laat je een extern toestel toe op je netwerk, dus je kan er maar beter zeker van zijn dat er een legitieme gebruiker aan de andere kant van de verbinding zit.

Toepassingen

Of alle bedrijfstoepassingen zomaar zullen werken via een VPN-verbinding, valt nog af te wachten. Wie moderne applicaties gebruikt of vertrouwt op de cloud, hoeft niet veel te vrezen. Dat is anders wanneer je een heleboel eigen legacy-toepassingen hanteert. Is dat het geval, neem dan zeker voldoende tijd om alles te testen. Het laatste dat je wil is dat een werknemer tegen een muur aanloopt omdat één app in het businessproces niet doet wat hij moet.

Op de lange termijn is de evolutie naar cloudtoepassingen interessant.

Op de lange termijn is de evolutie naar cloudtoepassingen in dat opzicht interessant. Denk daarbij niet alleen aan de publieke cloud: de apps kunnen perfect op lokale servers draaien. Door met cloudtoepassingen te werken, wordt het echter veel eenvoudiger om probleemloos te verbinden. Bovendien moet er minder gesynchroniseerd worden met het endpoint en verlagen de systeemvereisten van laptops.

Workstations en complexe toepassingen

Niet alles werkt vlekkeloos op een laptop via een VPN-verbinding. Voor kleine ondernemingen of organisaties waar slechts enkele medewerkers hun desktop-workstation niet kunnen missen, is een tool als Teamviewer een handige oplossing. Daarmee bedien je de pc op het werk van thuis uit. Bijkomend voordeel is dat je via de remote desktop-sessie meteen op het lokale netwerk zit. Teamviewer is beschikbaar als persoonlijke tool en in een handvol zakelijke licenties.

Je kan natuurlijk ook voor echte virtuele machines zorgen, al vereist dat een grotere inspanning die ook de workflow op kantoor zal veranderen. Door werknemers die minder voor de hand liggende toepassingen gebruiken via virtuele machines te laten werken, geef je hen de flexibiliteit om overal hun job te doen. Je kan kiezen voor eigen servers, of een oplossing via de publieke cloud. Ga je voor deze oplossing, dan is het gezien de investering logisch dat ze ook op kantoor gebruik maken van de VM’s. De desktop kan je daarbij vervangen door een veel goedkopere thin client.

Door via VM’s te werken, maakt het niet meer zoveel uit welke hardware werknemers gebruiken om thuis te werken. De VM-aanpak laat hen in principe toe om zelfs via een goedkope oude Chromebook in te loggen.

Samenwerken

Met de functionaliteit op poten, is het tijd om het samenwerken aan te pakken. Nu het hele team niet meer fysiek op dezelfde afdeling zit, zijn er tools nodig. Het nut daarvan mag je niet onderschatten. De tools moeten handig en fijn in gebruik zijn, zodat ze uitnodigend werken. Het laatste dat je wil is dat alle interne communicatie plots via mail gaat lopen.

De meest voor de hand liggende oplossingen zijn Slack en Teams. De kans dat je één van beide al integreerde in je organisatie, is groot. Is dat nog niet het geval, dan is er geen beter moment om tools te testen. Verschillende softwarebouwers, waaronder Microsoft en Google, bieden hun oplossingen tijdelijk gratis aan in een coronavirus-geïnspireerde marketingstunt.

In België speelt ALLOcloud in op de huidige situatie door het eigen Web Meeting-platform gratis ter beschikking te stellen voor Belgische bedrijven. In dit geval gaat het om een tijdelijke solidaritetisactie waar geen commerciële insteek aan verbonden is.

Zorg ongeacht de tool die je kiest voor duidelijke afspraken en houd rekening met de realiteit. Kanalen per project zijn handig, maar vergeet geen algemeen bedrijfskanaal voor aankondigingen, en kanalen waarin medewerkers naast de kwestie kunnen praten. Een grapje of een spectaculaire gif zijn noodzakelijk om de sfeer erin te houden.

Denk ook aan meetings en schrik niet terug voor de occasionele videochat. Dergelijke vergaderingen opzetten is met de samenwerkingstools vandaag erg eenvoudig, al kan het geen kwaad om de minder technisch aangelegde werknemers toch even te trainen.

Cultuur en hulpmiddelen

Wil je van thuiswerk een structurele mogelijkheid maken? Zorg er dan mee voor dat het thuiswerk werkbaar blijft. Tools zoals headsets met noise cancelling helpen bijvoorbeeld om gefocust te blijven wanneer de rest van het gezin thuis is. Dergelijke zaken kan je voorzien, of je kan het forfaitaire vergoedingsbedrag erop afstemmen en afspreken dat de werknemer er zelf voor verantwoordelijk is.

Een cultuur van vertrouwen is tot slot noodzakelijk. Vergeet controlesoftware: dergelijke tools worden als bemoeiziek ervaren en doen vooral wonderen als je het talent dat je in huis hebt zo snel mogelijk naar een meer welkome organisatie wil sturen. Houd er wel rekening mee dat niet iedereen even goed thuis kan werken. In het oog houden dat de prestaties niet lijden onder het telewerk, is wel een goed idee. Zo kan je open praten met werknemers waar er iets schort en naar oplossingen zoeken.

Een cultuur van vertrouwen is noodzakelijk.

Thuiswerk is in ieder geval een optie die je vandaag als bedrijf bijna moet aanbieden. Het doet wonderen voor de werk-privébalans in een land waar filerijden de nationale sport is en betrouwbaar openbaar vervoer volgens de legende bestaat, maar zelden in het wild gespot wordt. Dat feit alleen al moet volstaan om het in overweging te nemen wanneer je talent op de lange termijn aan je wil binden.

Zoek je naar een excuus om met een pilootproject te starten? Een uitbraak van de turbogriep lijkt ons meer dan voldoende.