Waarom een alles-in-één-oplossing voor je bedrijfsapplicaties geen goed idee is

Voor de komst van ERP-software waren bedrijfsapplicaties voornamelijk gespecialiseerde niche-toepassingen, die elk een klein deeltje van de bedrijfsprocessen voor rekening namen. Dat leidde tot uitdagende integratieproblemen en de ontwikkeling van totaalpakketten. Met de opkomst van de cloud kunnen die alles-in-één-oplossingen evenwel weer in vraag worden gesteld. Dat geldt zeker voor source-to-pay-suites, zo stelt analist Magnus Bergfors van Spend Matters.

We luisterden naar Bergfors tijdens een webinar over het bepalen van strategische technologiekeuzes, dat werd georganiseerd door Basware, de Finse specialist in financiële bedrijfssoftware. Als analist bij Spend Matters zoomde hij in op de markt van source-to-pay-suites, maar zijn uiteenzetting bevatte lessen die ook kunnen worden doorgetrokken naar bedrijfssoftware in het algemeen.

Source-to-pay-suites waren twintig jaar geleden eigenlijk onbestaande, vertelt Bergfors. “Gedurende enkele jaren ging het om tamelijk gespecialiseerde oplossingen, maar toen begonnen ze te convergeren en hun reikwijdte te verbreden, veelal door overnames. De leveranciers vandaag hebben nog altijd hun oorsprong in e-procurement of e-sourcing en meestal is het vrij eenvoudig om dat af te leiden wanneer je naar de oplossingen kijkt.”  

Integratie

De alles-in-één-oplossingen die vandaag op de markt zijn, zijn in theorie end-to-end, maar in praktijk moet dat volgens de analist enigszins worden genuanceerd. Omdat ze veelal doorheen de jaren zijn uitgebouwd aan de hand van acquisities, is de integratie vaak niet zo ver doorgedreven als je misschien zou verwachten. “Ook oplossingen die native zijn gebouwd, bestaan doorgaans uit verschillende modules die ad hoc werden geïntegreerd naargelang de source-to-pay-propositie doorheen de jaren is geëvolueerd”, legt Bergfors uit.

Ook oplossingen die native zijn gebouwd, bestaan doorgaans uit verschillende modules die ad hoc werden geïntegreerd.

Terwijl integratie een belangrijke drijfveer kan zijn voor het combineren van toepassingen in één pakket, blijkt dat in praktijk dus niet altijd volledig te worden waargemaakt. Bovendien is de context veranderd met de opkomst van de cloud en api’s. Integratie is niet langer het grote probleem dat het ooit was toen alles on-premises moest worden beheerd, waardoor dat argument eigenlijk wegvalt voor de uitgebreide suites. “We hebben al deze gespecialiseerde oplossingen naar de cloud zien verhuizen als gestandaardiseerde multi-tenant cloudoplossingen”, vertelt Bergfors. “Dat betekent dat als je er een aantal van gebruikt, je kan vragen om verbindingen te leggen met elkaar. Je hoeft niet te vertrouwen op aangepaste integraties, je kan vertrouwen op de leveranciers om de integraties te onderhouden.”

Dat wil niet zeggen dat er geen integratieproblemen meer bestaan, en ze moeten ook niet worden genegeerd, maar het belang is afgenomen. Het is vandaag belangrijker om na te gaan of de integratie die een totaalpakket biedt ook daadwerkelijk een meerwaarde creëert.

Algemeen vs. specifiek

Een ander probleem van de suites is dat het typisch over brede oplossingen voor algemeen gebruik gaat. Ze missen veelal categorie- en industriespecifieke mogelijkheden. Bergfors geeft contract lifecycle management en supplier management als voorbeeld, twee complexe domeinen met veel variatie, zelfs in de gespecialiseerde oplossingen. “Supplier management kan bijvoorbeeld al worden onderverdeeld in een vijftal categorieën, die elk nog hun subcategorieën hebben. Grote suite-providers missen hier vaak diepere mogelijkheden, omdat ze ook al hun andere modules moeten verzorgen. Of als ze toch diepgaande capaciteiten bieden, is dat vaak vanuit een heel specifieke interpretatie.”

Grote suite-providers missen vaak diepere mogelijkheden, omdat ze ook al hun andere modules moeten verzorgen.

Zoals eerder aangehaald zijn nagenoeg alle suites gegroeid uit meer specifieke toepassingen die zich in het verleden eerder op procurement dan wel op facturatie en betalingen toelegden. Ook dat zorgt voor beperkingen. “De betaalfunctionaliteit is vaak beperkt in oplossingen die hun oorsprong vinden in procurement. De mogelijkheid om complexe facturen te beheren en deze af te stemmen op PO’s die afkomstig zijn van andere systemen kan bijvoorbeeld ontbreken. Meestal zijn deze oplossingen gebouwd om facturen te beheren met betrekking tot inkooporders die in het systeem zijn gegenereerd”, verduidelijkt Bergfors.

Een ander voorbeeld is analytics, waar op dit moment veel innovatie in gebeurt. Dat maakt het nagenoeg onmogelijk voor niet-gespecialiseerde leveranciers om de ontwikkelingen zelf te kunnen bijbenen, waardoor ze steeds meer kiezen voor samenwerkingen met partners om hun analytics-oplossingen in hun suites te integreren.

Ecosysteem

Bergfors pleit zelf voor een ecosysteem-benadering in plaats van alles-in-één-oplossingen van een enkele leverancier. “Een geïntegreerd ecosysteem van oplossingen kan het beste van twee werelden samenbrengen”, vertelt de analist. “Standaardiseer en automatiseer niet-strategische processen om op die manier veel snelheid en efficiëntie te krijgen. Gebruik één oplossing als platform en vul dat aan met categorie- of industriespecifieke oplossingen voor strategische processen. Die bieden een diepere expertise en kunnen eenvoudig worden vervangen wanneer dat nodig is.”

Kies voor een ecosysteem-benadering in plaats van alles-in-één-oplossingen van een enkele leverancier

Daarbij is het belangrijk dat je op zoek gaat naar oplossingen die niet alleen de functionaliteit aanbieden die je zoekt, maar ook een goede fit zijn voor je organisatie. Hoe goed sluiten ze aan op technologieën waar je reeds in geïnvesteerd hebt. Welke processen ben je bereid om te standaardiseren om met de oplossing compatibel te maken en welke niet? Hou daarbij altijd je bedrijfsdoelstellingen voor ogen. “Investeren in een technologie is nooit een doelstelling op zich”, besluit Bergfors. “Zorg dat de leverancier je noden begrijpt en ga op zoek naar de balans tussen jezelf aanpassen aan de oplossing en de oplossing aanpassen aan jou. Waar dat punt ligt hangt af van hoe strategisch de processen zijn.”


Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Basware. Voor meer informatie over de financiële oplossingen van het bedrijf kan je hier terecht.