Bestaat een standaard ERP-systeem wel?

Een van de grootste ERP-dienstverleners van Nederland, Ctac, vraagt zich af of een ERP-installatie waarbij je zoveel mogelijk bij de standaard blijft wel mogelijk is. De bedrijfsapplicatie voor het beheren van processen uit productieomgevingen omarmt steeds meer dit zogeheten Fit-to-Standard principe. De opkomst van de cloud heeft deze grote verandering voor Enterprise Resource Planning in gang gezet.

We gingen recent in gesprek met Hans Gootjes en Jeroen Scholte van Ctac om meer over de constatering te weten te komen. Het is immers best een opmerkelijk standpunt, aangezien het bedrijf veel business haalt uit ERP. Je zou dan denken dat Ctac het algemene Fit-to-Standard idee van de industrie eveneens volgt. Vooral ook omdat de dienstverlener zich specialiseert in SAP-applicaties, een van de grootste ERP-leveranciers en voorstander van Fit-to-Standard.

De verschuiving die Ctac in het kort waarneemt is dat bedrijven worden aangemoedigd om zo standaard mogelijk te werken. Dit is door softwareleveranciers in gang gezet, aangezien zij sectoren helemaal doorgrond hebben om er best practices voor te ontwikkelen. De softwareleverancier levert de systemen met een stevige basis waar de sectoren (verticals) mee overweg moeten kunnen. Bedrijven kijken vervolgens welke processen uit de standaardapplicatie voor hen bruikbaar zijn.

Om markt onderscheidend te zijn willen bedrijven echter de standaardapplicaties aanpassen, zo constateert men bij Ctac. Ze zouden namelijk niet altijd overweg kunnen met de geleverde standaarden op basis van best-practices. Gootjes vraagt zich dan ook hardop af of een implementatie op SAP-standaarden wel bestaat.

Het veranderende SAP ERP-landschap

Deze twijfel is in gang gezet door de verschuiving die op de markt plaatsvindt. Veel bedrijven kozen in het verleden voor een ERP-installatie van SAP. Daardoor draaien ze vaak de on-premise-implementatie die ECC heet, welke door een SAP-partner volledig op maat gemaakt werd. Dit was het zogeheten Fit-Gap principe. Bedrijven gebruikten vaak jaren dezelfde procedures, welke bijvoorbeeld Ctac analyseerde om de ERP-installatie er dan vervolgens op aan te passen. Veel bedrijven gebruiken inmiddels dus SAP-applicaties met daarin echt eigen functionaliteit en aangepaste processen.

SAP heeft een aantal jaar geleden echter een vervanger voor ECC geïntroduceerd, S/4HANA, welke meer de cloud als basis heeft. Deze zal, als het aan SAP ligt, op termijn uitgroeien tot de norm voor ERP. SAP verdeelt de nieuwe uitvoering onder in meerdere soorten. Je hebt de multi-tenant versie en de single-tenant versie, de uitvoeringen die SAP zelf actief promoot. De multi-tenant ligt het dichtstbij de S/4HANA SaaS-positionering, waarbij het Fit-to-Standard idee het meeste leeft en er ieder jaar meerdere updates volgen. De single-tenant uitvoering volgt daarna, waar wel wat maatwerk in kan zitten maar waar updates meer verspreid worden over een aantal jaar. Bij de single-tenant uitvoering moet je het maatwerk dan aanpassen binnen een tijdspannen van bijvoorbeeld een jaar tot twee jaar.

Tot slot heb je dan nog wat Gootjes de oude versie van S/4HANA noemt, waarbij je de ERP on-premise of in een private cloud draait. Er wordt een S/4HANA ERP-systeem geleverd met daarin de standaardprocessen die dus niet allemaal even toepasbaar zijn. Bij deze uitvoering heb je vrijwel dezelfde mogelijkheden om maatwerk te realiseren als bij ECC. Door de maatwerk aanpassingen is het upgraden van de software wel lastiger geworden, aangezien bij aangepaste processen bijvoorbeeld meer testing vereist is. In de markt heerst er het idee dat dit een ouderwetse aanpak is, onder meer omdat nieuwe functionaliteit niet snel naar het systeem komt. Gootjes betwijfelt dit echter: “Als afwijkende werkmethodes (processen, red.) het onderscheidende vermogen vormen ten opzichte van concurrenten of voor klanten, dan wordt het maatwerkvoordeel inzichtelijk gemaakt in een business case.” Het bestaansrecht is dan gevalideerd. Nieuwe functionaliteit, zoals de andere S/4HANA-versies vaak geven, zal ook niet altijd nodig zijn. Bedrijven hebben immers vaak werkwijzen ontwikkeld die jaren hetzelfde blijven. Op dit vlak moeten vaak wel belangrijke keuzes gemaakt worden. Je gaat dan samen met een partner als Ctac kijken welke procesonderdelen snel aanpasbaar moeten zijn, en welke snel over aanvullende functionaliteit moeten beschikken.

Keep the core clean is een uitdaging

Binnen de markt heerst er dus het idee om zoveel mogelijk bij de standaard van de ERP-oplossing te blijven, waar de multi-tenant versie het best bij past. Deze werkwijze wordt ook wel omschreven als “keep the core clean” en blijft van de standaardprocessen af. Volgens Ctac kan dat voor grote multinationals misschien wel werken, maar voor bedrijven onder dat grote enterprise segment bijna niet. Bij Ctac vindt men het idee en de gedachte goed, alleen ziet het in de praktijk dat het midden- en kleinbedrijf (waar het actief is) afwijkende processen steeds meer als een concurrentie onderscheidend middel ziet. De drang om als bedrijf uniek te zijn, gaat hem wat dat betreft in steeds meer details zitten.

Om dit zo goed mogelijk te ondersteunen, gaat Ctac bij inventarisatie- en consultancygesprekken dan ook gedetailleerd inzoomen op hoe een bedrijf te werk gaat. Ze kijken bijvoorbeeld naar de manier waarop processen opgebouwd zijn, de mogelijkheden van het product en de impact van het leverproces. Vervolgens legt men deze bedrijfsspecifieke werkmethodes naast de standaardprossen uit een SAP-oplossing, om te kijken of ze met elkaar matchen. In de praktijk blijkt bij het inventarisatieproces vaak dat een flink aantal werkwijzen niet passen binnen Fit-to-Standard. Dan ga je al snel terug naar het Fit Gap-idee van vroeger: het aanpassen van de software naar wens van het bedrijf. Je komt dan uit bij de door Gootjes oude versie genoemd, waarbij een bedrijf de verantwoordelijkheid van een installatie veel meer zelf draagt.

Wat SAP dus heeft gedefinieerd als de standaard, is wat Ctac betreft niet voor ieder bedrijf de standaard. Een aantal zaken zijn wel degelijk standaard over te nemen, maar er moet zeker bij het implementeren van een ERP-installatie goed gekeken worden wat jouw bedrijf uniek maakt. Vragen als “Waar wil je naartoe als organisatie?” en “Wat is jouw strategie?” zijn hierin heel erg belangrijk. Vaak vervullen processen hierin een erg ondersteunende rol, waardoor je volgens de twee heren doorgaans bij maatwerk uitkomt. Dat hoeft niet per definitie complexiteit en niet toekomstbestendig te betekenen. In de maakindustrie zie je bijvoorbeeld vaak dat ze een pragmatische houding aannemen: “Ik pak het al jaren zo aan en dat werkt.” Dan kan je als bedrijf prima jaren dezelfde ERP-versie draaien.

De kmo-maakindustrie

Tijdens ons gesprek droeg Scholte ook een concreet praktijkvoorbeeld aan, om de situatie wat te verhelderen. Een fabrikant van industriële deuren zag in een aantal standaard SAP-processen niet hun gewenste werkwijze. In SAP-installaties is de standaardprocedure opgesteld om eerst een planorder op te stellen, vervolgens een productieorder en tot slot een leveringsorder. Bij het bedrijf slaat men in het systeem de productieorder zo goed als over. Het wordt eigenlijk pas een productieorder op het moment dat het product als gereed het magazijn in gaat. Deze flexibiliteit is voor het bedrijf erg belangrijk, maar ondersteunt een SAP-installatie niet standaard. Op dat soort momenten merkt Ctac heel erg dat maatwerk toch gewenst is.

Bouwen en behouden als mix

Uiteindelijk ontkom je er volgens de ERP-dienstverlener dus bijna niet aan om van de standaard af te gaan wijken. Om dit mogelijk te maken, is er uiteraard wat programmeerwerk nodig. SAP heeft inmiddels honderden API’s beschikbaar gemaakt, welke ontwikkelaars kunnen gebruiken voor het bouwen van zeer gedetailleerde applicaties en processen. Waar mogelijk bouw je dit maatwerk buiten de core, bijvoorbeeld op het SAP Cloud Platform, maar dit is niet in alle gevallen de meest logische keuze. Voor een kleine aanpassing in het standaardproces ga je niet het hele proces nabouwen. Bovendien wil je bij gevallen waarbij je veelvuldig SAP-data moet raadplegen vanuit performance overwegingen zo dicht mogelijk op de databron zitten, aldus Scholte.

Opvallend hierin is dat er steeds vaker gekozen wordt voor low-code, met name het platform van Mendix. Met deze lowcode-leverancier werkt SAP nauw samen en kunnen applicaties relatief eenvoudig en snel gebouwd worden. Mendix stelt hiervoor uitgebreide libraries en standaarden beschikbaar. Daarnaast zijn er genoeg bouwstenen om de processen te optimaliseren.

Of het nou gaat om traditioneel programmeren, waarbij de processen en applicaties zeer op maat gemaakt worden, of low-code: ERP-dienstverleners als Ctac kunnen hierin helpen. Vaak is het inrichten van een ERP-installatie immers te complex om aan het eigen ontwikkelteam over te laten. Naast de (Mendix-)kennis kennen zij de processen en integratie met SAP. Zulke factoren kunnen vertragend werken bij het ontwikkelen van (low-code-)applicaties. De ontwikkelexpertise bij een ERP-dienstverlener maakt vaak een verschil, aangezien zij de logica snappen en sneller en toekomstvastere apps en processen bouwen.

Onder de streep zal er vaak een combinatie overblijven van zelfgebouwde functionaliteit en standaard functionaliteit. Ctac ziet uiteraard ook dat S/4HANA genoeg bruikbare standaarden levert. Een voorbeeld die de twee heren tijdens ons gesprek aandragen is het versturen van facturen. In de praktijk zal dit vaak niet een markt onderscheidend middel zijn voor bedrijven. Wellicht dat je bepaalt om na een week een factuur te sturen of aan het einde van de maand, maar een dergelijk proces kan vaak prima met de core van het SAP-systeem uitgevoerd worden.

Gewenste keuze voor bedrijven

Ctac is al jaren een goede partner van SAP, maar laat nu een ander geluid horen. Keep the core clean of Fit-to-Standard, zoals het genoemd wordt, kan voor een snel implementatietraject zorgen. Ctac wil zijn klanten zo goed mogelijk helpen, iets wat volgens de dienstverlener niet altijd gaat door bedrijven te forceren een standaard ERP te gebruiken. Volgens Ctac gaan daardoor veel unieke kenmerken van een bedrijf verloren en ben je als bedrijf niet meer onderscheidend op de markt. Dat is in de huidige economie waarin alles geoptimaliseerd wordt niet de norm. Als je als organisatie IT volledig laat bepalen welke functionaliteit je krijgt om je processen te ondersteunen, ga je als bedrijf jaren terug in de tijd, stelt Scholte.

Ctac ziet dat S/4HANA de way to go is, maar vraagt zich wel af of dat allemaal op de SAP-standaard moet. En dat is in 2020 een echt ander geluid.

Tip: Ctac specialiseert zich in SAP S/4HANA met eigen migratieroute vanaf ECC