Basware ziet belang van transparantie in facturatie toenemen

Nu e-facturatie stilaan ingeburgerd raakt en bedrijven volop de voordelen van automatisering aan het ontdekken zijn, zet Basware de blik op de (nabije) toekomst. Tijdens zijn Connect-event in de Leuvense Stella-brouwerij deed het Finse softwarebedrijf de volgende stap uit de doeken: ‘visible commerce’.

Steeds meer bedrijven digitaliseren hun facturatie- en inkoopprocessen. Mede door een push vanuit overheden raakt e-facturatie steeds beter ingeburgerd. Daar waar toch nog op papier wordt gefactureerd, bestaan eveneens oplossingen om de vertaalslag naar digitaal te maken. Voor Basware, specialist in source-to-pay-oplossingen, ligt digitalisering aan de basis van alles, omdat je alleen dan volledige zichtbaarheid krijgt in je inkoop- en facturatiedata.

“Eenmaal gedigitaliseerd, is alles mogelijk”, zei Dany De Budt, Country Manager bij Basware Belgium, daarover in een interview met Techzine eerder dit jaar. Het zet de deur open voor doorgedreven automatisering en efficiëntiewinsten, waardoor bedrijven competitiever worden. Automatisering dankzij digitalisering vormt al enige tijd de hoeksteen van Basware’s verhaal, maar op zijn recente Connect-event in Leuven voegde het Finse softwarebedrijf daar met ‘visible commerce’ nog een extra dimensie aan toe.

Druk op de knop

“We leven in een druk-op-de-knop-samenleving”, vertelt Perttu Nihti, SVP Head of Products bij Basware op het podium van Connect. “E-commerce heeft onze samenleving voorgoed veranderd. Er wordt verhandeld op elk moment van de dag en alles wat je nodig hebt is binnen handbereik met een druk op de knop.”

E-commerce heeft onze samenleving voorgoed veranderd.

Dat brengt evenwel ook een onzichtbare maatschappelijke kost met zich mee, waarschuwt de Basware-topman. Een gebrek aan overzicht van en inzicht in de supply chain zorgt ervoor dat je niet altijd volledige transparantie hebt in hoe een product tot stand is gekomen.

Verhalen over slechte werkomstandigheden of andere wanpraktijken bij toeleveranciers van gerenommeerde merken, stralen ook af op de reputatie van die grote namen. De consument is daar gevoelig voor en bedrijven moeten steeds meer kunnen aantonen dat hun producten op een verantwoordelijke manier worden geproduceerd.

Transparantie in facturatie

Volgens Basware is ‘visible commerce’ het antwoord op dat vraagstuk, zo luidt de boodschap van Nihti in Leuven. Dat betekent nog steeds een streven naar 100 procent visibliteit in de supply chain, door alle leveranciers en gebruikers te verbinden, en alle data af te vangen. “We kijken verder dan alleen sneller en efficiënter. Automatisering is nog altijd de sleutel, maar je hebt ook die zichtbaarheid nodig”, weet Nihti. 78 procent van de consumenten wil volgens hem kopen bij bedrijven die een waardevolle bijdrage leveren en hun maatschappelijke verantwoordelijkheid opnemen.

Ook Maarten Laukens, Global Business Advisor bij Basware, gaat tijdens zijn presentatie verder in op enkele trends rond ‘visible commerce’, bijvoorbeeld in relatie tot de Europese belastingkloof. Die kloof is het verschil tussen het bedrag dat de EU in principe aan belastingen kan innen bij bedrijven die in Europa actief zijn, en het bedrag dat daadwerkelijk wordt geïnd. Het gaat om een kloof van zo’n 137,5 miljard euro.

Automatisering is de sleutel, maar je hebt ook zichtbaarheid nodig.

“Die belastingkloof leidt ertoe dat verschillende Europese landen de manier veranderen waarop ze belastingen innen. Het ‘clearance model’ duikt op in steeds meer landen. Italië gaf het voorbeeld, maar andere landen kijken nieuwsgierig toe”, legt Laukens uit.

In het klassieke post-audit model worden facturen uitgewisseld tussen leverancier en koper, en kan een overheid achteraf een audit uitvoeren en controleren of de verplichte belastingen correct zijn betaald. In het clearance model maakt die overheid deel uit van de transactie: de factuurgegevens stromen van de leverancier naar de overheid, die ze controleert en vervolgens doorstuurt naar de koper. Dat maakt het moeilijker om belastingen te ontduiken. Ook dat is ‘visible commerce’.

Nieuwe manier van factureren

Die evolutie van B2B naar B2G2B (Business to Government to Business) zorgt er ook voor dat de manier van factureren verandert en verplicht digitaal moet verlopen, in volledige transparantie. Bovendien verwacht de overheid dat de betaaltermijnen verkorten. Op Europees niveau werd een limiet van 60 dagen bepaald, maar sommige landen hanteren nog strengere deadlines, zoals 30 dagen in Duitsland. “Dat betekent dat we beter moeten worden in het verwerken van facturen. Een papieren factuur duurt al vijf tot tien dagen om in het systeem te krijgen”, weet Laukens.

We moeten beter worden in het verwerken van facturen.

Een mogelijke stimulans daarvoor is om betaalvoorwaarden te herbekijken en dynamische kortingen toe te passen voor wie op tijd betaalt. De software van Basware maakt dat heel eenvoudig, zo demonstreert Sush Koka, Senior Product Marketing Manager bij Basware. Kortingen kunnen automatisch of on-demand worden toegepast en geschaald aan de hand van de betaaltermijn. Hoe sneller een factuur wordt verwerkt, hoe hoger de korting kan zijn.

“Het is een win-win voor koper én leverancier”, benadrukt Koka. “De koper kan zijn uitgaven beter optimaliseren en de leverancier ontvangt vroegere betalingen. Het systeem biedt een grote visibiliteit in de status van een factuur.”

Compliance is een uitdaging

Een derde en laatste trend inzake ‘visible commerce’ waar Laukens het aanwezige publiek attent op maakte, is het belang en de uitdaging van compliance. “De wereld wordt steeds kleiner, maar het kan moeilijk zijn om in alle landen zaken te doen volgens de lokale wetgeving en richtlijnen”, verduidelijkt hij.

De hoeveelheid regulering waaraan bedrijven die internationaal opereren moeten voldoen, neemt almaar toe. Er zijn internationale en nationale richtlijnen, die allemaal in acht moeten worden genomen. De garantie van compliancy staat of valt met inzicht en visibiliteit in je inkoop- en factureringsprocessen.

Ook daarvoor heeft Basware, vanzelfsprekend, aan oplossingen gedacht. Koka geeft het voorbeeld van ‘Guided purchasing’ . De aankoop van courante producten en diensten kan daarbij automatisch volgens bepaalde regels worden vastgelegd. Inbreuken op het beleid worden door het systeem onmiddellijk aan het licht gebracht. “Het betekent een tijdwinst en verhoging van conforme uitgaven, alsook verhoogde besparingen door efficiëntiewinst en een vermindering van non-conforme uitgaven”, besluit Koka.