Workday schiet op boekhoudwereld met introductie Financial Management

Workday, in ons land gekend van zijn HR-cloudaanbod, lanceert Financial Management in België. De dienst, die in andere landen al even bestaat, werkt naadloos samen met het HR-portfolio. De combinatie van beiden moet Belgische bedrijven een totaalbeeld geven van wat er in hun onderneming gebeurt en plannen naar de toekomst eenvoudiger maken.

Internationaal bestaat Workday Financial Management al lang. Financial Management is een cloudgebaseerde accountingtool waarmee ondernemingen hun hele boekhouding kunnen beheren. Het aanbod klikt rechtstreeks in op de HR-diensten (Workday Human Capital Management) waarvoor Workday bij ons vooral bekend is.

Totaaloverzicht

Door HR en accounting te combineren krijgen bedrijven een totaaloverzicht van wat er gebeurt binnen de onderneming. Ze kunnen niet alleen nauwkeurig inzoomen op geldstromen, maar krijgen via één dashboard meteen een overzicht van welke verkoper verantwoordelijk is voor welke inkomsten, wat de impact van het personeel op de marges is, of er ruimte is om extra mensen aan te nemen, of de grote verdieners wel vergoed worden in verhouding met wat ze binnenbrengen enzoverder.

Door HR en accounting te combineren, krijgen bedrijven een totaaloverzicht van wat er gebeurt binnen de onderneming.

Financial Management draait net als de rest van het Workday-portfolio in de cloud als een SaaS-dienst. “Die is geschikt voor bedrijven van 500 medewerkers of meer”, vertelt Rob Cools, Product Marketing Director EMEA Financials, aan Techzine. “Al is dat cijfer geen harde grens.”

Tijdens de voorstelling van Financial Management in Antwerpen is Geert van der Heijden, Group Controller van veilingsite Catawiki aanwezig. Zijn bedrijf ging met Workday in zee voor HR en accounting toen het nog maar 350 medewerkers telde. “Maar ze hadden een duidelijk groeitraject”, aldus Cools.

Niet voor alle kmo’s

Workday richt zich met zijn totaalaanbod dus op de middelgrote tot grote onderneming, en niet de kleinere bedrijven. Zo blijft het bedrijf uit het vaarwater van bijvoorbeeld het op en top Belgische EMAsphere, dat gelijkaardige ambities heeft, maar zich wel volledig op de kmo-markt stort. Waar EMAsphere vanuit de accountinghoek komt en werkt aan HR, is de introductie van Financial Management voor Workday echter een omgekeerde beweging.

Bovendien introduceert het bedrijf niets nieuws in ons land. Financial Management is al lange tijd beschikbaar in andere landen, maar werd nooit gelokaliseerd voor onze contreien. “Meer dan 650 klanten gebruiken Financial Management al internationaal”, vertelt Erik ten Bruggencate, Country Manager Workday Benelux. Het gaat dus om een ‘proven project’.

“Iedere markt is echter uniek”, vervolgt ten Bruggencate. Dat betekent concreet dat het boekhoudpakket moet aangepast worden aan typisch Belgische regels en vereisten. Dat die aanpassingen niet eerder gebeurden, heeft geen complexe reden: België is een kleine markt en staat daarom niet bovenaan de prioriteitenlijst. Vandaag is Workday Financial Management in meer dan 40 landen gelokaliseerd beschikbaar.

Eén dashboard, alle inzichten

Een handvol organisaties binnen België gebruiken zowel het HR-aanbod als het finance-aanbod van Workday vandaag al. De twee oplossingen werken perfect samen en zien er in de demo uit als één geheel. Ze draaien logischerwijze op dezelfde database. “Zo is er een ‘single source of truth’ over de hele onderneming”, zegt ten Bruggencate.

Workday financial management

Tijdens een demo zien we hoe Cools vanuit een overzichtsdashboard over de jaarcijfers langs een intuïtieve en moderne interface doorklikt om te analyseren waar de geldstromen vandaan komen en wie ervoor verantwoordelijk is. Van daaruit kan hij aan data over verkopers die relevant zijn, inclusief gegevens zoals de commissie die ze opstrijken. Cools benadrukt dat Workday er een strak toestemmingsbeleid op nahoudt. Het is dus niet zo dat een accountant zomaar aan alle HR-gegevens kan, of omgekeerd.

Eigen cloud

Workday heeft zijn eigen datacenters waar de oplossing op draait, onder andere in Ierland en in de VS. AWS is klant van de HR- en accountingspecialist, en dat zorgt voor synergie. Zo is het al mogelijk om Workday op AWS te draaien, wat volgens ten Bruggencate vooral interessant is voor klanten die al met hun hele hebben en houden bij Amazons clouddienst zitten.

99,99… procent uptime is altijd de ambitie geweest van Workday en het bedrijf plant daar snel een volgende stap in te zetten. Ieder half jaar krijgt de SaaS-oplossing een grote update. Binnenkort wordt die uitgerold zonder enige downtime. Ten Bruggencate: “Tijdens de update blijf je gewoon verder werken, en wanneer alles is afgerond wordt data opnieuw gesynchroniseerd.”

Eindelijk een compleet aanbod

Het is niet verwonderlijk dat Workday een speciaal persevent organiseert om Financial Management in België te lanceren. De introductie van de nieuwe capaciteiten maakt het hele Workday-portfolio immers tot een complete oplossing waarop een bedrijf kan draaien. De end-to-end SaaS-oplossing omvat dashboards, maar ook apps, bijvoorbeeld voor werknemers. Die kunnen daar onkosten inscannen en doorgeven, die dan onmiddellijk bij de verantwoordelijke terecht komen voor goedkeuring.

De introductie van de nieuwe capaciteiten maakt het hele Workday-portfolio tot een complete oplossing .

Ten Bruggencate, maar ook Catawiki’s van der Heijden, zien Workday vooral als interessant product voor een modern bedrijf dat wil dat HR en Finance werken, zonder dat daar een leger aan personeel voor nodig is. Integratie gebeurt immers door partners of in uitzonderlijke gevallen door Workday zelf. Loopt er iets mis, dan klopt een klant aan bij zo’n partner, maar staat ook Workday zelf indien nodig paraat met een interventieteam. “De vertrouwensrelatie met de klant is volgens mij één van de manieren waarop we uniek zijn in de markt”, vertelt ten Bruggencate.

Concurrentie

Het zal vooral interessant zijn om te zien in welke mate het totaalaanbod van Workday in de toekomst omarmd wordt in de Belgische markt. De vijver van bedrijven met meer dan 500 werknemers is niet zo groot vergeleken met de rest van de wereld en bovendien moet Workday concurreren met accountingbedrijven, die hun aanbod ook steeds moderner maken.

Denk aan Sage, dat zichzelf momenteel tot SaaS-onderneming omvormt, of Exact. Zij bieden misschien geen end-to-end aanbod met HR inbegrepen, maar lossen dat op door plug-ins en connectors die organisaties toelaten de voor hun vertrouwde software te blijven gebruiken. Die aanpak is complexer in de integratie, maar biedt gelijkaardige inzichten en heeft als voordeel dat een organisatie niet hoeft over te stappen naar een nieuw systeem. Dat is zeker voor een land als het onze een groot pluspunt.

Voor de innovatieve spelers

Workday is in vergelijking met die gevestigde waarden niet top of mind, wat ten Bruggencate ook zelf toegeeft. “Op het gebied van finance staan we nog niet op de shortlist”, beseft hij. “We moeten herkenbaarder zijn.”

Momenteel gaat Workday bij ons naar de markt vanuit de HR-hoek. Innovatieve bedrijven waar mensen belangrijk zijn (versus bijvoorbeeld fabrieken waar productie primeert), staan centraal. Zo benadert Workday prospecten anders dan traditionele accountingfirma’s. We zijn benieuwd wat dat gaat geven de komende jaren.

Met internationale klanten als Netflix en AWS in het portfolio, kan Workday in ieder geval uitpakken. Verder zorgt het innovatieve karakter voor andere mogelijkheden. Zo hoorden we pas nog op Microsofts Ignite-conferentie hoe de nieuwe Insider Risk Management-oplossing van Microsoft gaat samenwerken met data vanuit Workday.