Veel bedrijven vergeten hun factuurverwerking mee te nemen in hun SAP S/4HANA-migratie. Dat leidt tot vertragingen, extra kosten en compliance-problemen, waarschuwt Basware CMO Kira Mondrus. Met de 2027-deadline in zicht biedt de transitie een kans om Accounts Payable definitief te moderniseren.
De klok tikt voor bedrijven met SAP ECC. Tegen 2027 moet de overstap naar S/4HANA rond zijn. Toch is de praktijk weerbarstig. Uit cijfers van begin februari van onderzoeksbureau ISG blijkt dat bijna 60 procent van de SAP-migraties vertraging oploopt en het budget overschrijdt. Hierbij worden onderschatte complexiteit, uitbreiding van de omvang en interne capaciteitsbeperkingen als hoofdoorzaken aangewezen.
De nieuwe CMO van Basware laat rond haar aanstelling weten dat bedrijven vooral Accounts Payable op de radar moeten hebben. In factuurverwerking zit namelijk een hoop data waar nuttige informatie uit te halen valt. “Wanneer AP niet wordt meegenomen in het migratieplan en vastzit in verouderde systemen, ontstaan er integratieproblemen, vertragingen, compliance-uitdagingen en extra kosten”, zegt Mondrus.
Basware ziet dat AP in iedere fase van de migratie nuttig kan zijn. Dus zorg goed voor het beoordelen, integreren en het in kaart brengen van factuurverwerking. “Door het AP-proces los te koppelen van de ERP-migratie, stellen we bedrijven in staat hun wereldwijde compliance en factuurautomatisering onafhankelijk van elkaar te moderniseren”, schetst Mondrus. Daardoor behoudt de finance-afdeling een clean core, zo is het idee.
De CMO van Basware wijst op een dieper probleem: de kloof tussen IT- en financemanagers. CIO’s willen een clean core SAP met eenvoudige integratie. CFO’s daarentegen eisen AP-automatisering en wendbaarheid. Die belangen zijn niet makkelijk op één lijn te krijgen.
Clean core onder druk
SAP S/4HANA belooft een gemoderniseerde ERP-kern. Toch beschikt het systeem in de optiek van Mondrus niet over alle functionaliteit die financiële teams nodig hebben. Factuurverwerking is zo’n gebied dat keer op keer wordt onderschat. “Het ERP kan niet alles”, stelt Mondrus. “SAP is ontworpen als operationeel hart van een bedrijf, van supply chain tot HR. De AP-tools zijn horizontale functies. Organisaties met grote factuuraantallen, meerdere ERP-omgevingen of complexe internationale voetafdrukken hebben gespecialiseerde oplossingen voor de complexiteiten van de invoice lifecycle nodig.”
Zonder die specialisatie wordt AP volgens Basware een bron van custom-code binnen het ERP. Dat is wat bedrijven willen vermijden. Door AP los te koppelen van de kern-ERP-migratie kunnen bedrijven hun mondiale compliance en factuurautomatisering onafhankelijk moderniseren. “Zo wordt AP een modulair, plug-and-playcomponent in plaats van een bron van complexiteit en kosten”, aldus Mondrus.
Van technisch gesprek naar ROI-vraagstuk
De complexiteit en kostbare vertragingen van SAP S/4HANA-migraties maken de transitie tot een ROI-onderwerp. Bedrijven die volgens Basware de waarde van gespecialiseerde financiële oplossingen herkennen, scheiden hun accounts payable-operaties vaak af en integreren deze met hun bestaande SAP ERP-systeem. Dat vereenvoudigt factuurverwerking zonder extra complexiteit toe te voegen.
Het Amerikaanse productiebedrijf Mauser is daar een voorbeeld van. Door Basware te integreren binnen het bestaande ERP-systeem profiteerde men van een plug-and-play-integratie. Dat stelde het bedrijf in staat zich te concentreren op de SAP S/4HANA-upgrade, terwijl het meer automatisering, betere zichtbaarheid en snellere goedkeuringstijden binnen de financiële functies realiseerde. De goedkeuringstijd voor non-PO-facturen daalde van 3,6 dagen naar slechts 1,6 dagen.
AI maakt het verschil
In SAP-omgevingen levert AI volgens Mondrus de meeste meetbare waarde waar het gaat om ‘messy data’ die normaal handmatige interventie vereist. “Hoewel een ERP zoals S/4HANA uitstekend is in het verwerken van gestructureerde data, worstelt het met de ongestructureerde realiteit van wereldwijde facturering. Daar komen onze AI-gestuurde mogelijkheden om de hoek kijken.”
Basware noemt zijn AI-technologie InvoiceAI. SmartPDF heeft traditionele OCR vervangen. In plaats van dat iemand moet dubbelchecken of een nul als een O werd gelezen, gebruikt de AI context om facturen te begrijpen. In de praktijk reduceerde een Basware-klant hiermee de verwerkingstijd van 48 uur naar twee uur.
Dan is er ook nog SmartCoding. Die functie pakt non-PO-facturen aan die normaal in een inbox blijven liggen totdat iemand de juiste grootboekcode raadt. De tool analyseert jaren aan historische data om direct de juiste codering voor te stellen. Voor SAP-gebruikers gaat de waarde verder dan efficiëntie alleen. Het draait om het behouden van een clean core.
Samen met integrators
Basware werkt nauw samen met systeemintegrators Accenture en Deloitte. Die partners spelen een cruciale rol bij succesvolle S/4HANA-programma’s. Ze fungeren als strategen die bedrijven helpen bij hun SAP S/4HANA-migratieprogramma’s, het moderniseren van kernprocessen en het beheren van risico’s. Ze zijn essentieel bij het afstemmen van upgrades op bredere bedrijfsresultaten.
Basware verhoogt hierbij de waarde van partners door een gespecialiseerd Invoice Lifecycle Management-platform te leveren dat ERP-implementaties aanvult. Het plug-and-playkarakter belooft complexiteit te verminderen, terwijl het automatiseren van accounts payable snellere operationele winst voor financiële teams oplevert. Veel systeemintegrators gebruiken dit platform om hun aanbod uit te breiden en nieuwe groeistromen te openen.
Mondrus baseert haar aanpak op eerdere ervaring bij SAP-gerichte organisaties. “Mondiale systeemintegrators spelen een cruciale rol voor SAP-klanten die naar S/4HANA migreren, omdat deze programma’s groot en complex zijn. Tegelijkertijd hebben klanten ook best-in-class technologiepartners nodig die SAP kunnen aanvullen met diepere mogelijkheden op gebieden zoals automatisering en compliance.”
Modulariteit als toekomstbestendigheid
Als financiële en IT-leiders één ding zouden kunnen veranderen aan hun S/4HANA-transitie, wat zou dat dan moeten zijn? Mondrus is duidelijk: een clean core behouden en tegelijkertijd een ecosysteem van gespecialiseerde, interoperabele tools bouwen. Investeren in modulaire, open technologieën die met het bedrijf kunnen meegroeien en de rigiditeit van all-in-onesystemen vermijden, is een trend die ze ziet om operaties toekomstbestendig te maken.
Basware ziet zich goed gepositioneerd om dit te ondersteunen door eenvoudige integratie aan te bieden. Die stelt organisaties in staat ERP-mogelijkheden uit te breiden zonder complexiteit of maatwerk te verhogen. Door Invoice Lifecycle Management los te koppelen van het kern-ERP kunnen financiële en IT-teams hun time-to-value versnellen, financiële compliance over wereldwijde regelgeving handhaven en het operationele risico tijdens de migratiereis verminderen.
Daarbij werken ze met ervaren partners die dit talloze keren hebben gedaan. Want uiteindelijk draait een succesvolle S/4HANA-migratie niet alleen om techniek. Het gaat om het slim combineren van een sterk ERP-fundament met de juiste gespecialiseerde tools die de financiële functie echt vooruit helpen.