Een zakelijke printer kopen? Software maakt het verschil

Printers en multifunctionals staan in de regel niet bovenaan het prioriteitenlijstje van de ondernemer. Daarvoor zijn op zich ook best goede redenen te bedenken. Toch kan het lonen om meer aandacht te besteden aan dit onderdeel van je bedrijf. OKI is die mening (uiteraard, zou je zeggen) ook toegedaan en heeft recent laten onderzoeken door onderzoeksbureau Conclusr hoe het MKB in Nederland omgaat met haar printers en MFP’s. Dit resulteerde in een rapport getiteld ‘Printerbeleid van ondernemend Nederland’. Wij spraken Tim Leenders, Marketing Manager Benelux bij OKI, uitgebreid over dit rapport.

Als er een ding duidelijk naar voren komt in het rapport (dat je via deze link kunt downloaden), is het dat de allereerste zin van de inleiding hierboven bevestigd wordt. De meeste ondernemers kijken niet of nauwelijks naar wat en hoeveel ze kunnen winnen door slimmer om te gaan met printers en MFP’s. Er zit veel variatie in het aantal gebruikers per machine, er wordt nagenoeg niets gedaan aan digitalisering en van effectief printbeleid is ook nauwelijks sprake.

89 procent van de ondervraagde ondernemingen heeft digitalisering echter wel hoog op de agenda staan, ook voor hun printerpark. Dit terwijl 78 procent van de bedrijven niet of nauwelijks inzicht heeft in het printgedrag van haar medewerkers. Dat laatste is van cruciaal belang voor om het even welke verandering je door wilt voeren. Sterker nog, hier begint het allemaal mee volgens Leenders: “Je hebt een nulmeting nodig.”

Volgens Tim Leenders van OKI begint alles bij een goede nulmeting.

Goed kijken wat je nodig hebt

Als we eerst kijken naar de fysieke apparatuur die je nodig hebt, dan komt meteen de nulmeting om de hoek kijken. Zorg eerst dat je weet hoeveel er daadwerkelijk afgedrukt, gescand en gekopieerd wordt (en op welk type machines), alvorens je overgaat tot aanschaf.

Nu komt het voor dat een kleine organisatie gebruikmaakt van een enkele grote A3-copier. Dat is volgens Leenders in veel gevallen zowel niet nodig als onverstandig. Het is niet nodig omdat je A3 in de regel niet gebruikt (voor slechts 1,5 – 2,0 procent van alle afdruktaken) en de capaciteit overkill is voor je gebruiksdoel. Het is niet verstandig omdat je nu maar één machine hebt staan. Gebeurt daar iets mee, dan heb je meteen helemaal geen capaciteit meer.

Verder komt het met name bij starters en zeer kleine ondernemingen voor dat men gewoon naar de Media Markt rijdt en daar een of meerdere goedkope consumentenprinters op de kop tikt. De kans dat deze modellen teleurstellen is groot, bijvoorbeeld omdat de capaciteit veel te laag is voor je uiteindelijke behoefte.

Dit geldt overigens niet alleen voor consumentenprinters, maar ook voor bijvoorbeeld de OKI MC342. Dat is op zich een uitstekende machine, maar alleen als je maandelijkse volume niet overdreven hoog is. Als hij niet aansluit bij je behoefte, dan zal ook een dergelijk apparaat in de praktijk tegenvallen. Je moet dan veel te vaak de cartridges/toner vervangen bijvoorbeeld, waardoor het apparaat ondanks de relatief lage aanschafprijs in gebruik toch duur wordt.

Doe een audit en laat je goed voorlichten

De grote vraag is natuurlijk hoe je inzicht kunt krijgen in het gedrag van je medewerkers. Je zou zelf de counters van de printer in de gaten kunnen houden natuurlijk. Zeker in machines voor het MKB zit een dergelijke optie altijd in het menu. Er wordt dan ook onderscheid gemaakt tussen enkelzijdig/dubbelzijdig en zwart-wit/kleur. Iedere gebruiker is te herkennen aan de naam van zijn of haar machine of aan het IP-adres.

Een screenshot van de OKI-software die je kunt gebruiken voor een audit.

Een foutje is echter snel gemaakt, dus we kunnen ons voorstellen dat je dit liever uitbesteedt aan een stukje software. OKI biedt dit zelf bijvoorbeeld 3 maanden gratis aan. Een dergelijke audit bestaat uit een stukje software dat wordt geïnstalleerd op een server. Deze software houdt continu bij wat er met de machines in het netwerk gedaan wordt. Na drie maanden weet je dan exact hoe vaak de printers of MFP’s gebruikt wordt, voor alle doeleinden.

Weet je dit eenmaal, dan kun je naar de bijpassende machines gaan zoeken. Leenders geeft voor deze stap het advies om je door een goede reseller te laten adviseren. Het gaat hier dan niet alleen maar over de machines die je nodig hebt en de bijpassende contracten. Het is belangrijk om een dergelijk advies pas in te winnen op het moment dat je ook optimalisaties in je processen hebt doorgevoerd.

Als het gaat om optimalisaties, kun je denken aan het beperken van het afdrukken in kleur of het instellen van quota. Veel belangrijker is het volgens Leenders om te kijken wat daarbuiten gebeurt. 50 procent van alle van origine digitale documenten, onder andere elektronische facturen, wordt op dit moment bijvoorbeeld alsnog afgedrukt. Laat je hier dus ook goed over inlichten. Er zijn voldoende opties te krijgen die het afdrukken van dit soort documenten overbodig maken.

Op dit punt steekt Leenders overigens de hand in eigen boezem, niet alleen namens OKI maar de hele branche. In het verleden is het MKB te veel overladen met ingewikkelde termen en constructies, door de fabrikanten. Daar wil men in dit segment van de markt eigenlijk niet aan. Van de voorlichting die je kreeg werd je als MKB’er niet bijster veel wijzer. Het gevolg was dat men bijvoorbeeld contracten aanging die van geen kant bleken te kloppen. Hier speelt het gebrek aan inzicht bij de MKB’er in het eigen verbruik uiteraard ook een grote rol.

Het verschil zit in de software

Op zich kan Leenders zich overigens goed inleven in de gedachtegang van de ondernemer die eigenlijk zo weinig mogelijk tijd wil besteden aan het denken over wat hij exact nodig heeft aan hardware. De verschillen zijn inmiddels zo klein geworden onderling dat het kort door de bocht eigenlijk niet veel uitmaakt welke je neemt, zolang hij maar aan je behoeftes kan voldoen. Eigenlijk is het allemaal wel ‘goed genoeg’ qua prestaties, dus waarom zou je je hier nog in gaan verdiepen? Als je moet kiezen tussen een middag spenderen aan het binnenhalen van een grote deal, of het maken van een spreadsheet voor je afdrukbehoeftes, dan is de keuze snel gemaakt.

Het is volgens Leenders ook niet langer de hardware waar je primair naar moet kijken, maar juist de extra diensten. Daar kun je namelijk nog veel meer mee besparen. De nadruk zou ook bij het beslissen welke machines je neemt moeten liggen op de toepassingen. Het gaat dan vooral om het efficiënter laten verlopen van processen en werkzaamheden.

Je kunt je afvragen of iemand die geen zin heeft in een uitgebreide zoektocht naar nieuwe printers, wel staat te springen om meer te horen over extra diensten. Als je duidelijk kunt maken dat hierdoor serieuze besparingen te realiseren zijn, dan zouden MKB’ers hier wat Leenders betreft zeker open voor moeten staan. Want dat is de uiteindelijke functie van de extra diensten in de vorm van bijvoorbeeld het door OKI zelf bij de machines geleverde Sendys Explorer. Dit is software die specifiek bedoeld is voor documentbeheer en dus ook de volgens het onderzoek zo gewenste digitalisering deels kan realiseren.

OKI Sendys Explorer

Dat een partij zoals OKI tamelijk actief software aan het promoten is, kun je opvallend noemen. Van oudsher is het toch een hardwarefabrikant. Het is wat ons betreft echter goed om te zien dat men verder kijkt dan de eigen showroom en de apparaten die hierin staan. Uit het rapport blijkt namelijk ook dat het papiergebruik behoorlijk aan het afnemen is. Een MFP wordt dus steeds meer een input-apparaat in plaats van een output-apparaat. Daar moet je als bedrijf op inspelen. Gelukkig zien we eenzelfde trend bij andere printerfabrikanten.

Digitalisering

Het woord digitalisering is inmiddels meerdere keren gevallen. Op dat vlak is er nog veel te winnen volgens het rapport. Gemiddeld slechts 6 procent van de capaciteit van de printers werd ten tijde van het onderzoek (eind 2016) ingezet voor archivering. Nog minder – 5 procent – van de capaciteit wordt gebruikt voor zogeheten scan-to-software. Hiermee wordt bedoeld het scannen naar bedrijfssoftware, bijvoorbeeld van Afas of Exact.

Naast het feit dat de meeste ondernemers bij voorkeur zo weinig mogelijk tijd besteden aan het inrichten van de printomgeving, speelt ook de complexiteit van de software hierbij een rol. Wat dat betreft valt de MKB’er een beetje tussen de wal en het schip. In een bedrijf is vaak niet de kennis aanwezig die nodig is om de software volledig te kunnen gebruiken, terwijl deze te complex is om zomaar even te gebruiken. Soms is men ook helemaal niet op de hoogte van de mogelijkheid om rechtstreeks naar bedrijfssoftware te scannen.

Het is echter wel degelijk te doen om dit soort software onder de knie te krijgen, zolang je maar realistisch bent in wat je nodig hebt. Vaak is dat helemaal niet zo gek veel in het MKB. Ook hier geldt weer dat je je goed moet laten voorlichten.

De bottleneck hier is overigens wederom niet de hardware. In wezen is iedere MFP geschikt om je workflow digitaler te laten verlopen. Wel is het gezien het vele scannen naar netwerklocaties en bedrijfssoftware dat je dan doet handig om een groot bedieningspaneel te hebben. Binnen het portfolio van OKI zou dus alles vanaf de MC573 hardwarematig geschikt zijn.

De OKI MC573dn

Leenders benadrukt op dit punt nogmaals dat digitalisering alleen mogelijk is als je ook daadwerkelijk printbeleid formuleert. Op deze manier kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de sales-afdeling scant naar de sales-folder op het netwerk of hun bedrijfssoftware. De administratie heeft hier geen toegang toe. Die heeft een eigen locatie toegewezen gekregen.

Verder is het belangrijk dat er ook iets gedaan worden met de uitkomsten van het printbeleid. Dat wil zeggen, houdt iedereen zich aan het beleid. 74 procent van de bedrijven doet hier nu helemaal niets mee.

Besparen

Zoals al eerder aangegeven, gaat het zeker op de lange termijn niet alleen om het besparingen op de printkosten. Deze zijn mooi meegenomen natuurlijk, maar met het optimaliseren van je processen win je op termijn veel meer.

Een probleem hiermee is dat er op dit moment al wel meer mankracht nodig is om de digitalisering mogelijk te maken. Je moet een traject in waarbij er eerst moet worden bepaald wat er nodig is. Vervolgens moet er beleid geschreven worden, waarmee digitalisering mogelijk wordt. Dit alles duurt even voor het de beloofde besparingen oplevert.

Juist omdat het even duurt voor je als ondernemer kan gaan profiteren van de besparingen, ben je wellicht geneigd om het dan uiteindelijk toch maar niet te doen. Daarom is het volgens Leenders ook belangrijk om de acute effecten van een traject zoals dit te benadrukken. Zo wordt de werkplek er simpelweg een stuk prettiger van. Je kunt in een gedigitaliseerde omgeving overal vandaan bij je bestanden bijvoorbeeld. Dat is ook veel waard, al kun je dat natuurlijk lastig concreet meten.

Conclusie

Al met al doe je er volgens Tim Leenders van OKI dus goed aan om de inrichting van je printerpark serieus te nemen. Je hoeft daarbij veel minder op de hardware te letten dan op de software, want dat laatste is de onderscheidende factor tegenwoordig. Uiteraard vindt men bij OKI dat hun software voor documentbeheer – Sendys Explorer – een reden moet zijn om voor MFP’s van dit merk te gaan. Meer in het algemeen is het echter ook gewoon goed advies wat ons betreft, ook al kom je bij een concurrent van OKI uit.

Wil je echter de vruchten plukken van digitalisering met je nieuwe printers en MFP’s, waar documentbeheer onderdeel van uitmaakt, dan moet je daar wel eerst iets voor doen. Je moet allereerst inzichtelijk hebben wat je nodig hebt. Alleen dan heb je een idee hoe je een en ander moet inrichten. Daarnaast is het hebben van printbeleid (waar iedereen zich ook aan houdt) van cruciaal belang om de digitalisering ook daadwerkelijk door te zetten.

In eerste instantie zal digitalisering met name voor de kleinere MKB’er nog niet zo heel veel opleveren. Dat kan voor sommige bedrijven een reden zijn voor koudwatervrees. Ook de potentiële complexiteit van de software die je gaat gebruiken, kan een afschrikwekkende werking hebben. Aan de andere kant maak je door het optimaliseren van je processen de werkplek voor iedereen als het goed is prettiger. Dat is ook een niet te onderschatten voordeel, zij het lastig meetbaar.