Het wat, waarom en wanneer van Robotic Process Automation

De markt van Robotic Process Automation (RPA) zit flink in de lift. Gartner voorspelt een totale waarde van 2,4 miljard dollar tegen 2024 en publiceerde pas zijn eerste Magic Quandrant voor de RPA-markt. Wanneer is RPA een geschikte oplossing voor het automatiseren van processen? We onderzoeken de voordelen en valkuilen om rekening mee te houden.

Robotgestuurde procesautomatisering is gericht op het automatiseren van processen via de gebruikersinterface. Het begrip ‘robot’ moet je hier als een metafoor zien: de software kijkt hoe een mens een bepaald proces uitvoert en bootst dat vervolgens na. Denk aan tijdrovende, repetitieve taken zoals het ingeven van data in een systeem of het kopiëren van gegevens tussen toepassingen.

In zijn simpelste vorm kan je RPA vergelijken met Excel-macro’s op steroïden. De robot volgt een als-dit-dan-dat-workflow, die door de mens werd geprogrammeerd. Recenter wordt dat gecombineerd met technologieën als optische beeldherkenning (OCR), tekstanalyse, machine learning en AI, om de RPA-tool intelligenter te maken.

De technologie is vooral interessant om duidelijk afgebakende processen in legacy-systemen te automatiseren, waar meer robuuste API’s veelal niet beschikbaar zijn, en kan daar een belangrijke tijd- en geldbesparing betekenen voor bedrijven. RPA verhoogt de operationele efficiëntie en zorgt voor minder menselijke fouten. Daarnaast kan het inzetten van softwarebots helpen voldoen aan SLA-vereisten en de klantervaring verbeteren.

Snelle groeier

RPA is volgens Gartner op dit moment het snelst groeiende segment in bedrijfssoftware, met een groei van 63,1 procent in 2018. De totale marktwaarde staat daarmee op 846,2 miljoen dollar en zou dit jaar volgens het onderzoeksbureau zelfs oplopen tot 1,3 miljard dollar.

In juli 2019 heeft Gartner voor het eerst ook een Magic Quadrant voor Robotic Process Automation gepubliceerd, dat de belangrijkste spelers in het domein in kaart brengt. De top drie in de RPA-markt bestaat uit UiPath, Blue Prism en Automation Anywhere.

 

Gartner Magic Quadrant RPA

 

“Het vermogen om oudere systemen te integreren is de belangrijkste driver voor RPA-projecten”, zegt Gartner-analist Fabrizio Biscotti. “Door deze technologie te gebruiken, kunnen organisaties snel hun initiatieven voor digitale transformatie versnellen, terwijl ze de waarde ontsluiten die is gekoppeld aan technologische investeringen in het verleden.”

Legacy-IT

Dat RPA met verouderde systemen overweg kan, is een voordeel voor sectoren zoals het bankwezen, verzekeringsmaatschappijen en nutsbedrijven, waar legacy-IT nog schering en inslag is. Ze kunnen die systemen blijven gebruiken en toch een zekere mate van procesautomatisering introduceren. Bovendien zijn legacy-systemen doorgaans minder onderhevig aan interface-veranderingen, wat de efficiëntie van RPA ten goede komt.

“Het wijzigen van interfaces voegt complexiteit toe aan de implementatie”, duidt Keith Murphy, solutions architect bij low-codespecialist OutSystems. “Omdat RPA gewoonlijk interageert met gebruikersinterfaces, kunnen zelfs kleine wijzingen in die interfaces leiden tot een gebroken proces. Uiteindelijk kunnen robots hun gedrag niet op dezelfde manier aanpassen als een mens zou doen.”

 

“Het wijzigen van interfaces voegt complexiteit toe aan de implementatie.”

 

AI

Sommige leveranciers kijken daarom naar AI om dat te verhelpen, maar die oplossingen zijn vandaag nog in een vroeg stadium. Het probleem is niet zozeer dat RPA niet slim genoeg is, maar vooral dat het relatief fragiel is. De technologie moet veerkrachtiger worden om beter om te gaan met onverwachte veranderingen in een IT-omgeving.

Ook Murphy ziet RPA daarom in de eerste plaats als een tool voor procesautomatisering in grote legacy-applicaties, die stabiel draaien en geen nieuwe functies meer nodig hebben. “Sommige hiervan zijn moeilijk en duur om te veranderen, en er is geen mogelijkheid om er via moderne API’s mee te verbinden”, leg hij uit. “De enige optie is om toegang te krijgen via de gebruikersinterface.”

Voorspelbaarheid

Het mag duidelijk zijn dat je RPA niet zomaar op elk proces kan loslaten. Het moet een hoge graad van voorspelbaarheid hebben. Alles wat buiten de geprogrammeerde regels valt, wordt immers als een uitzondering gezien en alsnog aan een mens doorgegeven. Maak daarom eerst een analyse om de meest geschikte processen voor automatisering in kaart te brengen.

Voor processen die niet in aanmerking komen, kan je onderzoeken of ze alsnog kunnen worden gestandaardiseerd. Bovendien hoef je niet noodzakelijk 100 procent van het proces te automatiseren. Zelfs als 80 procent wordt geautomatiseerd, maar de laatste 20 procent te onvoorspelbaar is en aan een mens moet worden overgelaten, levert dat een aanzienlijke efficiëntiewinst op.

 

RPA is nooit de taak van IT alleen, ook de business moet vanaf het begin betrokken zijn.

 

Strategie

Die efficiëntiewinst kan evenwel teniet worden gedaan als je niet vanaf het begin rekening houdt met schaalvergroting. “Het inzetten van veel bots om processen te automatiseren, vereist vaak verschillende technologieën en integratie, wat een groot aantal toegevoegde IT-overheadkosten met zich meebrengt”, legt Murphy uit. “Je voegt een nieuwe laag architecturale complexiteit toe.”

Zelfs de kleinste aanpassing aan een applicatie, kan ervoor zorgen dat een robot stopt met werken. Voorzie daarom vanaf het begin de juiste ondersteuning rond RPA-implementaties doorheen de hele organisatie. Bovendien mag het nooit alleen de verantwoordelijkheid van IT zijn, ook de business moet vanaf het begin worden betrokken. Daar zitten je procesexperts, die met de softwarebot zullen interageren.

Kortom, een succesvolle RPA-implementatie begint bij een duidelijke strategie voor welke processen je wil gaan automatiseren. De technologie is met name geschikt voor applicaties met statische interfaces en processen die niet of nauwelijks veranderen. Dat sluit evenwel niet aan bij de dynamische digitale context waarin we vandaag leven en werken. Die smeekt erom dat processen voortdurend mee evolueren. RPA is een eenvoudige manier om op korte termijn efficiëntievoordelen te boeken, maar bedrijven moeten erover waken dat het niet afleidt van strategische beslissingen om verouderde systemen te vervangen en beter te voorzien in moderne behoeften.