E-facturatie: na digitaliseren komt automatiseren

Digitalisering van je factuur- en inkoopprocessen opent de deuren voor doorgedreven automatisering en efficiëntiewinsten, waardoor je bedrijf competitiever wordt. “Eenmaal gedigitaliseerd, is alles mogelijk”, weet Dany De Budt, Country Manager bij Basware Belgium. We nemen met hem een stand van zaken op.

Basware biedt oplossingen voor factuurautomatisering en purchase-to-pay-processen. De troefkaart is het Basware-netwerk, waarop vorig jaar meer dan 140 miljoen facturen wereldwijd werden verstuurd. Daarnaast biedt het van oorsprong Finse bedrijf ook SaaS-oplossingen aan voor de verwerking van elektronische facturen met behulp van robotics en artificiële intelligentie.

Het doel moet uiteindelijk zijn om 100% zichtbaarheid te krijgen in inkoop- en facturatiedata, zodat op basis van die informatie processen kunnen worden gestroomlijnd en nieuwe inzichten naar boven komen. Alle tools zijn daarvoor vandaag beschikbaar – zelfs papieren facturen kunnen door Basware worden gedigitaliseerd – en bij veel bedrijven is ondertussen ook het besef gegroeid dat elektronische facturatie de enige weg vooruit is. Het is vooral nog een kwestie van kostprijs en prioriteit of bedrijven de stap al dan niet zetten.

 

Het doel moet zijn om 100% zichtbaarheid te krijgen in inkoop- en facturatiedata.

 

“We hebben een enorme sprong gemaakt in 2018 en dat zet zich door in 2019. De voornaamste reden daarvoor is de push vanuit de overheid”, vertelt De Budt. Sinds januari 2017 verplicht de Vlaamse overheid al haar leveranciers om facturen elektronisch aan te leveren en sinds 2018 is dat ook voor de federale overheid het geval. “Heel wat bedrijven zijn daardoor gestimuleerd geraakt om te digitaliseren. Anders zou hun factuur bij de overheid niet meer worden betaald.”

Peppol

De grote B2B-leveranciers waren allemaal al wel gedigitaliseerd, maar kleinere bedrijven hebben eveneens de weg naar elektronische facturatie gevonden. Dat is onder meer ook onder invloed van leveranciers van boekhoudpakketten, die met de introductie van Peppol op de kar van e-facturatie zijn gesprongen. Peppol is een internationaal vastgelegde structuur voor de verplichte velden van elektronische facturen, zodat ze door verschillende partijen op een gestandaardiseerde manier kunnen worden verwerkt.

Dat heeft de toegankelijkheid enorm vergroot: vandaag telt België een dertigtal bedrijven die elektronische facturen kunnen verwerken, waar dat enkele jaren geleden maar vier of vijf waren. “Die bedrijven zorgen voor meer concurrentie, maar het draagt ook bij tot meer trafiek op het netwerk en daar is het ons om te doen”, legt De Budt uit. Hoe meer facturen door het netwerk bewegen, hoe meer informatie wordt gegenereerd om te analyseren. “De klant kan vandaag al van zijn eigen netwerk die analyses draaien. Naar de toekomst toe hopen we dat over het hele netwerk heen aan te bieden.”

 

“Veel klanten hebben vandaag geen goed zicht op wat ze allemaal bestellen, bij wie en aan welke prijs.”

 

Het idee is om klanten benchmarks te kunnen voorschotelen. Ben je op zoek naar een nieuwe lading pc’s, dan moet je bijvoorbeeld kunnen nagaan wat de laatste levering was van 250 pc’s door een bepaalde leverancier en aan welke prijs. Maar ook intern is het nuttig om die analyses te kunnen maken. “Veel klanten hebben vandaag geen goed zicht op wat ze allemaal bestellen, bij wie en aan welke prijs. Dat zit allemaal erg verdeeld en niet alles wordt gecontroleerd”, weet De Budt.

Source-to-pay

Basware is zo geëvolueerd van uitsluitend een oplossing voor e-facturatie naar een source-to-pay-aanbod. Ook dat kan worden geautomatiseerd wanneer je alle informatie (leveranciers, producten, prijzen…) beschikbaar hebt. “In plaats van zelf uit te vissen wie de beste offerte heeft, zou je een veiling kunnen opstarten voor wat je nodig hebt, waar iedereen online op kan intekenen”, illustreert De Budt. “Daarin zijn we nu stappen aan het zetten.”

Zo kan in de toekomst in theorie het hele proces van sourcing tot betaling worden geautomatiseerd. Je start een veiling op voor een bepaalde aankoop, definieert parameters zoals de maximale kostprijs, en laat het systeem op zoek gaan naar de beste leverancier. “Om daar te geraken zal elk bedrijf wel een bepaalde openheid aan de dag moeten leggen, maar door de push vanuit overheden zijn ze wel verplicht om dat te doen”, vertelt De Budt. Hij geeft het voorbeeld van Italië, waar elke factuur elektronisch aan de eindklant moet worden afgeleverd via het netwerk van de overheid.

 

“Als een bedrijf zijn processen niet aanpast, is het automatiseren van facturen nutteloos.”

 

Change management

Om die toekomst te realiseren, moeten heel wat bedrijven eerst nog de echte automatisatie van hun facturatie doorvoeren. “Eigenlijk verkopen we change management”, zegt De Budt. “Als een bedrijf zijn processen en manier van werken niet aanpast, is het automatiseren van facturen een nutteloze stap. Veel bedrijven worstelen daarmee. We proberen hen daarin te helpen.”

Pas wanneer een organisatie die stap heeft gezet, kan het alle data die eruit voortvloeien beginnen gebruiken en er analytics op toepassen. “De komende twee à drie jaar ligt daar voor ons de focus. De strijd rond het netwerk is gestreden, nu wordt de basis gelegd voor verdere ontwikkelingen in AI en robotics”, besluit De Budt.