Microsoft Outlook: 10 e-mailtips voor een efficiënte mailbox

E-mails. We kunnen niet met en ook niet zonder. Ze leiden ons af van waardevoller werk, maar blijven tegelijk onmisbaar. Zelfs met zelfverklaarde e-mailkillers als Slack en consorten, blijft je inbox elke dag vol lopen. Met deze tips voor Microsoft Outlook spendeer je minder tijd aan e-mailbeheer en maak je tijd vrij voor taken die er wel toe doen.

Microsofts Office-toepassingen zitten zo tjokvol functies dat gebruikers er soms jaren over doen voor ze bepaalde functionaliteit ontdekken. Outlook is daar een typisch voorbeeld van. Het e-mailprogramma staat bij heel wat mensen een hele werkdag open op hun pc, maar zelden wordt het volledige potentieel ervan benut.

In dit artikel sommen we een aantal tips op die Microsoft Outlook voor jou laten werken in plaats van omgekeerd. Zo beperk je de tijd die je op een dag aan e-mails verliest. Sommige functies gebruik je misschien al, van andere wist je mogelijk niet dat ze bestonden. We presenteren hier zeker geen exhaustieve lijst, maar een eerste aanzet om de mogelijkheden verder zelf te verkennen.

1. E-mails archiveren

Heel wat gebruikers laten gelezen e-mail in hun Postvak IN staan. Als je de analogie naar snail mail maakt, is dat een rare gewoonte. Je laat toch ook geen gelezen post in je brievenbus steken? Je Postvak IN is je brievenbus. Van zodra je een e-mail hebt verwerkt kan je hem archiveren (enkel Outlook 2016, 2019 en 365). De mail blijft dan vindbaar via de zoekfunctie, maar neemt niet langer kostbare plaats in jouw inbox.

Mails die je op een later moment wil afhandelen, kan je snoozen of tijdelijk in een apart mapje stoppen. Het doel is ‘Inbox Zero’: een leeg Postvak IN zorgt voor gemoedsrust en minder afleiding door je mailbox.

2. Regels

Regels kunnen ook een handje helpen bij het bereiken van ‘Inbox Zero’. Of voor andere taken die je regelmatig uitvoert/wil automatiseren. Een regel laat toe om een specifieke reactie uit te voeren wanneer een bepaalde actie plaatsvindt. Zo kan je bijvoorbeeld binnenkomende e-mails van een specifieke afzender of met een bepaald woord in de onderwerpregel automatisch naar een aparte map doorverwijzen en als gelezen markeren.

Om een nieuwe regel aan te maken, ga je naar Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren… > Nieuwe regel…. Vervolgens loop je door de wizard om de regel in te stellen en te activeren.

 

wizard regels outlook

 

3. Snelle stappen

Snelle stappen zijn gelijkaardig aan regels, maar worden niet automatisch uitgevoerd. Je kan een ketting van acties onder een snelle stap bewaren en die met een klik op de knop laten lopen. Je vindt de snelle stappen onder Start > Snelle stappen.

Via Nieuwe snelle stap maak je zelf een aangepaste actieketting. Bijvoorbeeld om een e-mailbericht naar een specifieke map te verplaatsen en onmiddellijk als gelezen te markeren. Via Opties kan je extra stappen toevoegen en eventueel een sneltoetscombinatie aan de snelle stap toewijzen.

4. Gesprekken negeren

Ben je in een e-mailthread terechtgekomen die niet voor jou is bestemd en lijkt er geen einde te komen aan de zondvloed van berichten? Rechterklik en kies voor Negeren om het gesprek te … negeren.

Alle berichten in de thread worden verwijderd en toekomstige berichten worden linea recta naar de map ‘Verwijderde items’ gestuurd. Dat bespaart je ook weer de extra afleiding van e-mails waar je geen boodschap aan hebt.

5. Mappen opschonen

De functie ‘Map opschonen’ verwijdert alle overbodige berichten in een e-mailthread of map. Eerdere berichten in een thread die in latere e-mails worden geciteerd, worden door Microsoft als overbodig beschouwd omdat ze geen unieke informatie bevatten.

Rechterklik op de map en kies voor Map opschonen om overbodige berichten in de betreffende map en onderliggende submappen te verwijderen.

 

opschonen gesprekken outlook

 

Microsoft Outlook verhuist de berichten standaard naar ‘Verwijderde items’, maar je kan bijvoorbeeld ook de archiefmap als bestemming instellen als je er toch niet helemaal gerust op bent. Klik daarvoor in het contextmenu op Map opschonen > Instellingen en navigeer naar het onderdeel Opschoning van gesprekken.

6. Zoekmappen

Zoek je regelmatig naar e-mails die afkomstig zijn van dezelfde afzender, een bepaalde term bevatten of aan een andere specifieke vereiste voldoen? Dan kan je daar een virtuele zoekmap voor maken. In die map wordt een virtuele kopie van alle e-mails getoond die aan de criteria voldoen. De originele mails blijven netjes staan in de map waar je ze geklasseerd hebt.

Microsoft Outlook biedt een aantal sjablonen voor zoekmappen aan, maar je kan ze ook zelf configureren. Om aan de slag te gaan met zoekmappen navigeer je naar Map > Nieuwe zoekmap. De optie om zelf een zoekmap te configureren vind je helemaal onderaan in het lijstje.

7. Kleurcodes

Als je inbox dagelijks volstroomt met honderden berichten en je snel specifieke e-mails wil onderscheiden – bijvoorbeeld mails van mensen binnen je organisatie of aan jouw persoonlijk gericht – kan je werken met voorwaardelijke opmaak om de berichten een andere kleur te geven.

Ga daarvoor naar Beeld > Huidige weergave > Weergave-instellingen > Voorwaardelijke opmaak…. Klik op Toevoegen, geef de regel een naam en kies bij Lettertype… een unieke kleur. Klik op de knop Voorwaarde… om de criteria voor de kleurcodering te bepalen.

8. Snelonderdelen

De functie ‘Snelonderdelen’ laat toe om herbruikbare stukken tekst van een e-mailbericht te bewaren als ‘bouwsteen’ voor gebruik in toekomstige e-mails. Een vaste paragraaf die je regelmatig aan e-mails moet toevoegen? Maak er een bouwsteen van en voeg hem voortaan met een klik toe aan nieuwe berichten.

 

 

Om een stuk tekst als bouwsteen te bewaren, selecteer je het en klik je op Invoegen > Tekst >  ​​​​Snelonderdelen > Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen…. Vul de gevraagde parameters in en de bouwsteen wordt bewaard. Wanneer je de tekst een volgende keer aan een bericht wil toevoegen, ga je naar Invoegen > Tekst > Snelonderdelen en klik je op de bouwsteen.

Belangrijk detail: Snelonderdelen worden alleen lokaal bewaard en synchroniseren niet over toestellen heen.

9. Bezorging uitstellen

Soms heb je nu tijd om een e-mail op te stellen, die eigenlijk pas binnen enkele dagen in de ontvanger zijn inbox mag belanden. Dankzij de optie ‘Bezorging uitstellen’ pas je het versturen van e-mails aan op jouw planning in plaats van omgekeerd.

Stel je e-mailbericht op en ga naar Opties > Bezorging uitstellen. Onder Bezorgingsopties vink je Niet bezorgen voor aan en kies je een tijdstip. Microsoft Outlook bewaart uitgestelde berichten in je Outbox tot het moment dat ze de deur uitgaan. Wil je een uitgestelde e-mail alsnog meteen verzenden, dan kan je de vertraging langs die weg uitschakelen.

Bij de bezorgingsopties kan je ook een alternatief e-mailadres instellen waar eventuele antwoorden op je e-mail naar worden verstuurd. Plan je bijvoorbeeld een e-mail in om tijdens je afwezigheid te versturen, dan kunnen antwoorden automatisch naar een collega worden doorverwezen.

10. Geef je collega’s toegang

De nucleaire optie. Het is mogelijk om het beheer van je e-mail en agenda aan iemand anders over te dragen, bijvoorbeeld wanneer je gedurende langere tijd afwezig bent of de luxe hebt om een assistent het werk voor je te laten doen.

Je hebt zelf de controle in hoeverre je iemand anders toegang geeft tot je mailbox en agenda. De drie niveaus zijn ‘Revisor’ (kan items lezen), ‘Auteur’ (kan items lezen en maken) of ‘Redacteur’ (kan items lezen, maken en wijzigen).

Je kan verschillende niveaus instellen voor het Postvak IN, Agenda, Taken, Contactpersonen en Notities. Microsoft Outlook kan automatisch een bericht naar de gedelegeerde verzenden met een samenvatting van zijn machtigingen.

Het spreekt voor zich dat deze functie een bijzonder vertrouwen vereist in de gedelegeerde die je toegang verschaft. Kies je om de functionaliteit te activeren, dan moet die keuze goed doordacht zijn. Je geeft iemand anders immers volledig inzicht in je e-mail en agenda.

Gerelateerd: E-mail spoofing: hoe een hacker jouw e-mailadres kan kapen