Artificiële intelligentie maakt overal het verschil, ook in facturatie

Digitale transformatie is niet alleen naar buiten toe gericht, maar dringt door tot het hart van een onderneming. Ook aankoop- en facturatieprocessen worden gedigitaliseerd. Steeds vaker wordt dat door artificiële intelligentie aangedreven. Tijdens het afgelopen Connect-event van Basware kregen we een stand van zaken van digitalisering in finance en procurement, alsook een blik op de toekomst.

“We zijn allemaal aan het transformeren. Basware, onze partners, onze klanten. Die transformatie is niet altijd eenvoudig”, steekt Dany De Budt, Country Manager van Basware in België, van wal. “Artificiële intelligentie zal de manier waarop we aan finance doen in de toekomst veranderen. Mensen moeten de slimme dingen doen, robots kunnen de repetitieve taken overnemen.” De toon voor de rest van de dag is meteen gezet.

Basware is een van oorsprong Fins softwarebedrijf, gespecialiseerd in source-to-pay­en e-invoicing-oplossingen. “We helpen onze klanten hun financiële processen te vereenvoudigen en slimmer uit te geven”, vertelt Jeroen Maes, Presales Manager voor het Europese vasteland. “Dat doen we door procurement en finance te automatiseren en inzicht te geven in de data.”

Efficiëntiewinst

Volgens Maes levert dat de klant niet alleen productiviteits- en efficiëntiewinst op, maar helpen de diensten van Basware onder meer ook bij het consolideren van de uitgaven en het selecteren van de meest geschikte leverancier aan de juiste prijs en met de beste service levels (‘strategic sourcing’).

 

“Mensen moeten de slimme dingen doen, robots kunnen de repetitieve taken overnemen.”

 

Rob van der Hagen, Accounts Payable Manager bij verhuurbedrijf Boels, maakt dat meteen heel concreet. Sinds zijn bedrijf de software van Basware onder de arm heeft genomen, werd al tien procent van de facturatie geautomatiseerd en klom het aantal verwerkte facturen per persoon per dag van 69 naar 81. “Dat lijkt weinig, maar het maakt voor ons al een groot verschil. De analytics geven ons een beter zicht op de bottlenecks die er zijn”, vertelt van der Hagen. Bovendien is Boels nog maar recent met de automatisering begonnen. Van der Hagen verwacht dat uiteindelijk 75 procent van de facturen automatisch zal kunnen worden verwerkt.

Ook Europabank ging op zoek naar een efficiëntere manier om de 15.000 facturen per jaar efficiënter te verwerken. Dat gebeurde tot voor kort nog volledig manueel en kostte zo’n vijf minuten per factuur, ofwel 155 dagen per jaar. “Nadat eerst de piste voor een in-house oplossing werd bestudeerd, viel de keuze uiteindelijk op Basware”, zegt Stijn Verstraeten, Head of Organization & BPM bij Europabank. Verstraeten en zijn team zijn er zo in geslaagd om het proces van inkomende facturen volledig te automatiseren en de verwerking over de 47 branch offices heen te stroomlijnen. Daardoor werd de werklast van de boekhouding met een vierde verminderd.

Open netwerk

De sterkte van Basware zit in het netwerk. Via het Basware-netwerk worden bestelbonnen en facturen tussen leveranciers en klanten geconverteerd naar het format dat de ontvangende partij wenst. Een leverancier stuurt bijvoorbeeld een factuur in PDF-formaat naar de klant, die het document via het netwerk als een XML-bestand ontvangt.

Bovenop dat netwerk levert de softwareleverancier vervolgens diensten aan, die het in samenwerking met zijn partners omzet in totaaloplossingen voor de eindklant. In Nederland en Vlaanderen werkt Basware bijvoorbeeld samen met ICreative, dat zich specialiseert in e-facturatie en source-to-pay-oplossingen voor grote ondernemingen.

“Organisaties kunnen samenwerken en documenten uitwisselen over ons netwerk, dat op een veilige manier is verbonden met hun bestaande purchase-to-pay-processen”, legt Maes uit. “Dit wordt continu uitgebreid met nieuwe value-added services.” Het gaat dan om diensten zoals strategic sourcing, beheer van leveranciersgegevens, supply chain financing, dynamische kortingen, archivering enzovoort.

Data is king

“Dat alles is overgoten met een dikke saus analytics. Data is king. Het geeft je de mogelijkheid om de juiste beslissingen te maken en processen voortdurend te verbeteren, zowel intern als tussen partners”, gaat Maes verder. Basware kan in principe 100% van de facturen opvangen, zowel kosten- als inkoopfacturen, op papier of elektronisch en onafhankelijk van het bronsysteem (ERP- of P2P-platform). Daardoor krijg je ook 100% inzicht in de data en kunnen processen zoveel mogelijk worden geautomatiseerd. Zo is alleen voor uitzonderingen nog een manuele interventie nodig, waardoor veel tijd wordt vrijgemaakt die voor waardevollere taken kan worden benut.

“We moeten alle taken bekijken en een onderscheid maken tussen de taken waar machines goed in zijn en die waar mensen goed in zijn”, zegt ook Lauri Palokangas, directeur Product Marketing bij Basware. “Mensen zijn goed in kritisch en analytisch denken, creativiteit, emotionele intelligentie. AI vormt een beeld van de wereld op basis van de data die beschikbaar is en presenteert dat aan de mens. Die kan vervolgens beslissingen maken op basis van die informatie.”

 

“AI zal managers niet vervangen, maar managers die AI gebruiken zullen wel managers vervangen die dat niet doen”

 

‘Superfinance’

De opkomst van artificiële intelligentie is een evolutie die zich in verschillende industrieën en sectoren doorzet. Voor finance en procurement is dat niet anders. Palokangas plakt er graag het label ‘superfinance’ op. Het is een verzamelnaam voor de transformatie van technologie, mensen en processen.

“Elke organisatie moet zijn informatie digitaliseren en inzichten centraal plaatsen. Breng je financiële data tot leven en geef AI toegang tot elk stukje data voor analyse”, vertelt Palokangas. “De AI prestenteert dashboards en benchmarks die mensen vervolgens kunnen gebruiken om betere beslissingen te nemen.”

Dat kan evenwel alleen wanneer mensen die nieuwe tools omarmen. Naast een technologische transformatie moet je dus ook de rol van mensen veranderen en hoe ze omgaan met die nieuwe mogelijkheden. Volgens Palokangas komt dat neer op het ontbundelen van jobs. “Neem elke jobomschrijving en splits die op in verschillende taken. Vervolgens kijk je welke taken beter door een AI kunnen worden afgehandeld en welke taken beter door een mens.” Op die manier komt meer tijd vrij voor mensen om taken uit te voeren die waarde creëren, alsook nieuwe taken die voorheen onmogelijk waren. Werknemers zullen nieuwe vaardigheden moeten aanleren, maar tegelijk betreedt ook een nieuwe generatie werknemers de jobmarkt die deze vaardigheden reeds beheersen en willen toepassen in een job.

Tot slot moeten bedrijven ook hun processen onder de loep nemen. “Neem een proces en verdeel het in verschillende onderdelen. Evalueer elk onderdeel en kijk wat kan worden verbeterd, en wat de kosten en baten zijn”, legt Palokangas uit. Artificiële intelligentie kan daarbij helpen doordat het alle data beschikbaar stelt en inzichtelijk maakt, zodat sneller en beter beslissingen kunnen worden gemaakt.

“AI zal managers niet vervangen, maar managers die AI gebruiken zullen wel managers vervangen die dat niet doen”, besluit de topman van Basware.