Hoe Cisco vergaderen efficiënter maakt met behulp van AI

De technologische hordes uit de vergadering weghalen om mensen zo goed mogelijk te laten samenwerken. Dat is het doel dat Cisco vooropstelt met zijn Collaboration-tools. Artificiële intelligentie moet daarbij helpen. Techzine sprak met Michel Assink, Collaboration Sales Specialist bij Cisco Belux.

“We zien dat klanten zo gemakkelijk mogelijk met elkaar willen samenwerken, maar dat ze daarbij toch tegen bepaalde uitdagingen aanlopen om de technologie voor hen te laten werken”, steekt Assink van wal. “Wij willen die technologische hordes wegnemen in het dagelijks gebruik.”

Kenniswerkers spenderen gemiddeld 37 procent van hun dag in meetings. Vaak gaan ongeveer tien minuten van zo’n meeting verloren aan technologie die niet werkt. Een laptop raakt niet aangesloten voor een presentatie, het inbellen van virtuele deelnemers verloopt moeizaam, enzovoort. Dat maakt een vergadering inefficiënt en zorgt voor ongewenst tijdverlies.

Automatisering

In de visie van Cisco worden die technologische processen geautomatiseerd. “De vergadering is ingeboekt in Outlook of Google Calendar en het systeem werkt al in functie van mij op het moment dat ik de meeting room – fysiek of virtueel – betreed”, legt Assink uit.

 

“We willen de technologische hordes wegnemen in het dagelijks gebruik.”

 

Video-endpoints en digitale whiteboards (van Cisco) moeten niet eerst worden ingesteld, maar bieden zichzelf automatisch aan. Via ultrasoon geluid herkent het endpoint de apparaten van de deelnemers die binnen de muren van de vergaderruimte treden, zodat de meeting onmiddellijk kan worden gestart. Vanuit de Cisco Webex-omgeving kunnen deelnemers, zowel internen als externen, documenten draadloos vanaf hun eigen apparaat delen met de rest. Dat verloopt via de cloud en is hardware-onafhankelijk.

Ook voor remote deelnemers wordt het leven zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Wanneer je een Webex-meeting inplant in de agenda, worden automatisch alle mogelijke opties om in te bellen toegevoegd – audio, video, klassieke telefonie of zelfs Skype for Business. “Vroeger moesten we erover nadenken op welke manieren anderen aan een meeting konden deelnemen. Als er meerdere opties beschikbaar waren, kozen we de meest voor de hand liggende en werd bijvoorbeeld teruggevallen op uitsluitend audio”, zegt Assink. “Een meeting was een video-, audio- of webmeeting. Voor ons is een meeting gewoon een meeting.”

Betrokkenheid

Cisco denk dat het niet alleen bij de organisatie vooraf, maar ook tijdens de meeting de efficiëntie kan verhogen. Het draait volgens Michel Assink allemaal om betrokkenheid van de deelnemers. “Een groot deel van de tijd in een vergadering wordt gespendeerd aan ander werk, omdat mensen niet betrokken zijn. We zien dat vaak bij audioconferenties, maar ook bij gewone meetings.”

Om de betrokkenheid te vergroten, maakt Cisco gebruik van verschillende technieken. Zo kan het systeem achtergrondlawaai detecteren en stuurt het een melding naar de betrokken persoon om de microfoon uit te schakelen. De video-endpoints van Cisco zijn bovendien in staat om afleidend geluid – bijvoorbeeld een luid toetsenbord – in de vergaderzaal weg te filteren voor remote deelnemers, zodat de aandacht op de spreker blijft.

 

Cisco Webex Room 70
Cisco Webex Room 70

Om die spreker te detecteren wordt gezichtsherkenning gebruikt. Tijdens een demo in de kantoren van Cisco in Diegem zien we het Webex Room 70 video-endpoint in actie. Het apparaat heeft twee 70 inch 4K-schermen en een array van vier camera’s. Eén camera brengt de volledige vergaderruimte in beeld. De overige drie camera’s zijn in verschillende hoeken afgesteld, zodat ze verschillende delen van de ruimte dichter in beeld kunnen brengen.

“We detecteren wie aan het spreken is om gericht op die persoon in te zoomen”, legt Assink uit. “Op het moment dat een dynamiek tussen meerdere personen ontstaat, brengt het systeem ze automatisch allemaal in beeld.” Ook kleinere endpoints, zoals de Webex Room 55, doen een gelijkaardige framing, maar dan slechts met één camera.

Mensen tellen

Hoewel Cisco gezichtsherkenning in de eerste plaats gebruikt om te bepalen waar in de ruimte de deelnemers aan een vergadering zich bevinden, is er nog een bijkomend voordeel. “We kunnen ook tellen hoeveel mensen er in een vergadering aanwezig zijn”, zegt Assink. Dat kan nuttig zijn voor facilitaire diensten om de bezettingsgraad van de meeting room te bepalen.

Via API’s kan worden uitgelezen hoeveel mensen er aanwezig zijn en die informatie kan dan weer aan andere systemen worden gekoppeld. “Ook bij Cisco hebben we de standaard uitdaging dat meeting rooms altijd overbezet zijn. Soms zit je maar met drie mensen in een ruimte van twaalf. Je kan gemiddeldes gaan bepalen en eventueel de keuze maken om grote ruimtes op te splitsen”, illustreert Assink.

Een ander voorbeeld in dat verband is een geboekte ruimte waarin uiteindelijk geen activiteit plaatsvindt. Het systeem kan die meeting room automatisch opnieuw vrijgeven, zodat iemand anders ze kan inboeken.

 

Cisco weet in veel gevallen ook wie er in de zaal zit.

 

Cisco weet in veel gevallen ook wie er in de zaal zit, omdat het systeem is gekoppeld met Active Directory, dat foto’s van alle werknemers bevat. “Denk aan een scenario waarbij de naam van een persoon wordt meegegeven op het moment dat hij of zij begint te spreken. Bij een grote meeting waar niet iedereen elkaar kent, kan dat het engagement verhogen”, meent Assink.

Spraakbesturing

Nadat het vorig jaar de machine-learningspecialist MindMeld overnam, introduceerde Cisco in november 2017 de Webex Assistant, een virtuele spraakassistent voor enterprise. De assistent maakte zijn debuut op het Cisco Webex Room Series-portfolio, met als opdracht om vergaderingen vlotter te laten verlopen.

In een eerste fase wordt de Webex Assistant getest door een klein aantal gebruikers met een beperkt aantal functies. Zo kan je via spraak een meeting starten of erbij aansluiten, inbellen via Cisco Webex, een collega opbellen, of het endpoint in de vergaderruimte bedienen. Via machine learning wordt de assistent steeds beter in de taken die ervan worden verwacht.

Op basis van de eerste experimenten wordt de assistent verder ontwikkeld met nieuwe functies, zoals het samenvatten van een vergadering en actiepunten opstellen. Opnieuw hoeft dat niet tot het Cisco-ecosysteem beperkt te blijven. Assink denkt ook onder meer aan integraties met domoticasystemen om de lichten in de vergaderzaal te dimmen of de gordijnen te sluiten.

 

“Er is een duidelijk verschil tussen  consumer grade en  enterprise grade AI.”

 

AI in enterprise

De demo’s die Assink ons voorschotelt vertellen een sterk verhaal over hoe automatisering, artificiële intelligentie en technologieën zoals gezichts- en spraakherkenning vergaderen en samenwerken efficiënter kunnen maken. Ze werpen evenwel ook belangrijke vragen op in verband met security en privacy. Assink erkent dat ook, en maakt duidelijk dat Cisco hier heel bewust mee omgaat.

“Er is een duidelijk verschil tussen consumer grade en enterprise grade AI. Bij consumer is het zo dat wanneer je een product koopt – bijvoorbeeld Alexa – dat je het platform ook toestemming geeft om interactie te hebben met jou. In een enterprise-setting is het belangrijk om te kunnen definiëren dat je dat niet per se wilt”, leg Assink uit.

Identity en security zijn twee belangrijke aspecten waarop artificiële intelligentie in een consumer- en enterprise-context verschilt. “Je moet vooraf een opt-in of opt-out kunnen bepalen om gezichtsherkenning te laten plaatsvinden”, verduidelijkt Assink. “Dat kan bijvoorbeeld werken vanuit de enterprise-omgeving zelf. Als ik een interne meeting heb, is het actief, maar komt er een externe deelnemer bij, dan niet meer. Het is belangrijk om wat meer granulariteit te hebben binnen een AI-platform in enterprise.”

Voor Cisco is dit alleszins nog maar het begin van AI in de werkomgeving. De basis ligt er om nu op verder te bouwen. Daartoe nam het afgelopen mei pas nog AI-specialist Accompany over voor 270 miljoen dollar. De technologie van Accompany zal worden gebruikt om de ontwikkeling van Cisco’s samenwerkingsportfolio in een stroomversnelling te brengen.